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計畫趕不上變化,變化比不過老闆的一句話!2 方法聰明處理突發狀況,準時下班去

2019-11-12 08:38:12
Managertoday
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計畫比不過變化,變化比不過老闆的一句話。的確,當我們管理好自己的時程表、運用了各種提升效率的技巧,正想享受準時下班的成就感,老闆的腳步聲卻突然逼近:「這個真的很急,整個部門只有你有空,拜託你了。」唉,今天又得加班了。

計畫趕不上變化,變化比不過老闆的一句話。的確,當我們管理好自己的時程表、運用了各種提升效率的技巧,正想享受準時下班的成就感,老闆的腳步聲卻突然逼近:「這個真的很急,整個部門只有你有空,拜託你了。」唉,今天又得加班了。

工作最專注的時刻突然來的臨時訪客、企畫案寫到一半客戶來電抱怨、才開始做事就被全公司的緊急會議打斷……「每天處理這些計畫外的變化都來不及,提升工作效率到底是為了什麼?」所以,我們要學會拒絕突發狀況,找回工作的主導權。

提升工作效率的目的在於,用更少的勞力得到更好的成果,但是當我們完成效率化,讓繁忙的工作出現一點空檔,卻又被臨時安插工作,變得更忙碌。一次又一次效率化→空檔→被安插工作→忙碌→再效率化,無限迴圈式的「魔性循環」,事情永遠做不完。

問題癥結在可利用的空檔裡,總是被安插新的工作,而想打破這個循環,「重點在於,空出來的時間要偷懶,」《偷懶達人の超高效率法》作者松本幸夫說。所謂偷懶,指的是 學會拒絕無意義的事情;不用自己做的事盡量交付他人、授權處理;積極的休息,儘快重振精神;把時間用於思考與創造,達成更高效率。這是解決所有突發狀況,掌握工作節奏的方法。

換句話說,就是改造成效率化→空檔→偷懶→更從容不迫地工作→效率化的「天堂循環」。

不過,施展偷懶術時,絕對不可導致「該做的事沒做到」的壞結果,你必須在工作上表現得精明幹練。上班族一天當中,能專心工作的時間可能只有兩、三個小時,遠比我們想像的少得多。 思考如何增加可自由運用的時間,並且在寶貴的時間內,產出比別人更多的成果,永遠是經理人的重要課題。

一、寬鬆估算工作完成時間,上午完成7成工作

多數人在擬定行程表時,忽略了發生緊急狀況的可能性。因此,在估算工作完成時間時,最好能訂定預估時間的1.5倍,才不會因突發事件而慌了手腳。此外,與其被工作推著前進,還不如提早處理工作。反映在行程表的制定上,就是遵守「前半段完成70%的預定工作」的原則。假如一天有10件工作要做,最佳狀態就是在上午就完成7件工作,再利用下午時間針對上午的工作做細節調整,並且輕鬆解決餘下的3件事。周或月行程表,也都適用這條規則。(取材自《時間活用術》,晨星出版。整理 / 陳立唐)

二、友善拒絕3步驟,不被臨時任務打亂步調

下班前主管突然走過來說,「幫我處理一下這些資料,我急著要。」直接拒絕,怕給主管留下壞印象,但硬接下來,不但得熬夜加班,如果真的做不完或做不好,還會捱更大的責罵!婉轉拒絕主管的臨時要求,可參照以下3個步驟。

1. 清楚告知你有心協助:

「謝謝,我很樂意」「我很想幫忙」等說法,都能讓主管感覺你很感謝他願意將任務交付給你。直接說「我沒空」「我不幹」來拒絕,不僅失禮,即使真的拒絕成功,也很容易打壞關係。

2. 為主管構思兩個替代方案:

表達了有心幫忙的意願後,立即提出「兩個替代方案」,例如「如果您很急的話,明天我可以提早半小時進公司處理;或者如果下周三前來得及的話,我會比較方便配合」。替代方案是「有附加條件的同意」,婉拒之餘,也給予對方其他選擇;至於提供「兩個」替代方案,則是要避免給人「你是被逼著別無選擇地只好答應」的感受,不至於顯得態度強硬。

3.盡量不談你不幫忙的理由:

拒絕工作交付時,盡量含糊其詞或一語帶過即可,不需說出真心話「我並不想加班做這件事」,也不要特別找理由搪塞,免得到時被戳破謊言,反而造成主管對你印象大壞。(取材自《戒掉你的加班病》,春光出版。整理 / 謝明彧)

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