整理‧撰文‧編輯 劉揚銘
計畫趕不上變化，變化比不過老闆的一句話！2 方法聰明處理突發狀況，準時下班去
計畫趕不上變化，變化比不過老闆的一句話。的確，當我們管理好自己的時程表、運用了各種提升效率的技巧，正想享受準時下班的成就感，老闆的腳步聲卻突然逼近：「這個真的很急，整個部門只有你有空，拜託你了。」唉，今天又得加班了。
工作最專注的時刻突然來的臨時訪客、企畫案寫到一半客戶來電抱怨、才開始做事就被全公司的緊急會議打斷……「每天處理這些計畫外的變化都來不及，提升工作效率到底是為了什麼？」所以，我們要學會拒絕突發狀況，找回工作的主導權。
提升工作效率的目的在於，用更少的勞力得到更好的成果，但是當我們完成效率化，讓繁忙的工作出現一點空檔，卻又被臨時安插工作，變得更忙碌。一次又一次效率化→空檔→被安插工作→忙碌→再效率化，無限迴圈式的「魔性循環」，事情永遠做不完。
問題癥結在可利用的空檔裡，總是被安插新的工作，而想打破這個循環，「重點在於，空出來的時間要偷懶，」《偷懶達人の超高效率法》作者松本幸夫說。所謂偷懶，指的是 學會拒絕無意義的事情；不用自己做的事盡量交付他人、授權處理；積極的休息，儘快重振精神；把時間用於思考與創造，達成更高效率。這是解決所有突發狀況，掌握工作節奏的方法。
換句話說，就是改造成效率化→空檔→偷懶→更從容不迫地工作→效率化的「天堂循環」。
不過，施展偷懶術時，絕對不可導致「該做的事沒做到」的壞結果，你必須在工作上表現得精明幹練。上班族一天當中，能專心工作的時間可能只有兩、三個小時，遠比我們想像的少得多。 思考如何增加可自由運用的時間，並且在寶貴的時間內，產出比別人更多的成果，永遠是經理人的重要課題。
一、寬鬆估算工作完成時間，上午完成7成工作
多數人在擬定行程表時，忽略了發生緊急狀況的可能性。因此，在估算工作完成時間時，最好能訂定預估時間的1.5倍，才不會因突發事件而慌了手腳。此外，與其被工作推著前進，還不如提早處理工作。反映在行程表的制定上，就是遵守「前半段完成70%的預定工作」的原則。假如一天有10件工作要做，最佳狀態就是在上午就完成7件工作，再利用下午時間針對上午的工作做細節調整，並且輕鬆解決餘下的3件事。周或月行程表，也都適用這條規則。（取材自《時間活用術》，晨星出版。整理 / 陳立唐）
二、友善拒絕3步驟，不被臨時任務打亂步調
下班前主管突然走過來說，「幫我處理一下這些資料，我急著要。」直接拒絕，怕給主管留下壞印象，但硬接下來，不但得熬夜加班，如果真的做不完或做不好，還會捱更大的責罵！婉轉拒絕主管的臨時要求，可參照以下3個步驟。
1. 清楚告知你有心協助：
「謝謝，我很樂意」「我很想幫忙」等說法，都能讓主管感覺你很感謝他願意將任務交付給你。直接說「我沒空」「我不幹」來拒絕，不僅失禮，即使真的拒絕成功，也很容易打壞關係。
2. 為主管構思兩個替代方案：
表達了有心幫忙的意願後，立即提出「兩個替代方案」，例如「如果您很急的話，明天我可以提早半小時進公司處理；或者如果下周三前來得及的話，我會比較方便配合」。替代方案是「有附加條件的同意」，婉拒之餘，也給予對方其他選擇；至於提供「兩個」替代方案，則是要避免給人「你是被逼著別無選擇地只好答應」的感受，不至於顯得態度強硬。
3.盡量不談你不幫忙的理由：
拒絕工作交付時，盡量含糊其詞或一語帶過即可，不需說出真心話「我並不想加班做這件事」，也不要特別找理由搪塞，免得到時被戳破謊言，反而造成主管對你印象大壞。（取材自《戒掉你的加班病》，春光出版。整理 / 謝明彧）
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