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整理不是把東西擺整齊,而是學會捨棄!

2016-11-23 整理‧撰文 謝明彧
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(本文出自《經理人月刊》特刊:人生整理課

日本知名風水師李家幽竹曾說,「人的運勢,來自於對環境的整理術。」

「整理就能改變命運?怎麼可能這麼簡單?」多數人會這樣問,或許是因為從小大到,爸媽總是要求我們把東西收好,但東西變整齊了,好像也沒變得比較幸運。然而《怦然心動的人生整理魔法》作者近藤麻里惠,以自己的整理經驗明白指出「因為大家原本以為的整理都做錯了」,以為把身邊的各種用品都收納整齊就是整理,但「收納根本不可能解決整理的問題」。

這項領悟,來自近藤某次苦惱地環視房間,明明雜誌收在雜誌架上、書本放在彩色箱內、各種小物都用不同尺寸的隔版或小盒定位,各種東西都收納好了,但房間還是不整齊。

在絕望中,她試著重新審視那些收納物品,才驚覺裡面其實幾乎都是不需要的東西,「換言之,我做的不是整理,只是物品的填裝作業,把不要的東西蓋上蓋子,裝作沒看見而已」。

整理不是收納整齊,而是學會捨棄

近藤表示,把東西收起來,乍看會誤以為問題好像解決了,但當收納空間填滿,環境又會亂成一團,就必須想辦法再次進行收納……於是陷入「不斷整理但始終整理不好」的惡性循環中。

這點,正是許多人對「整理」兩個字的既定印象,也是從小到大一聽到爸媽說「趕快去收房間」就頭大的原因,因為那是永遠的徒勞無功,當然也無法改變自己的運勢。

「整理,首先要從丟東西開始。」近藤表示,沒有取捨的整理,其實等於讓自己生活在倉庫中,只是不時把東西搬來搬去而已,還是徒留一堆晦氣的無用之物。

反之,透過鑑別需要、剔除無用的整理,你便會戲劇性地看見,只留下必要物品的空間,居然可以變得這麼清爽。更重要的是,你將從這一刻起踏入「整理的終點」,不只生活環境再也不會變亂,更能看見自己人生理想的模樣。

這是因為透過「捨棄」,你已經將所有不需要的東西趕出身邊;換句話說,只有對現在的自己來說,最必要、最適合,仍舊存有價值的物品,才會被留在這個空間中。

從決定留下什麼,察覺對生活的期望

這個從「收納」到「捨棄」的整理思維轉變,正是「捨的整理術」。這個概念,是由以「斷捨離」一詞獲得日本2010年流行語大賞的《斷捨離》作者山下英子所帶動。

「斷捨離」分別代表「斷絕不需要的東西」「捨棄多餘的廢物」及「脫離對物品的執著」3件事,藉由不斷捨棄不符合現有需要的物品,找回清爽而真實的人生。

捨之所以重要,是因為 要做好取捨,一個人必須先建立「丟棄的準則」;而這個準則該怎麼決定,完全來自「自己對人生的期望」。 山下強調,整理時要選擇的,其實不是「要丟掉的東西」,而是「要留下的東西」,但判斷一件物品是否適合當下的我,不了解自己的話根本做不出準確的決定。

擁有哪些東西,其實某方面反映了一個人的價值觀。若看不清哪些東西才是自己需要的,就會在徬徨中,把東西不自覺地留在身邊以防萬一,於是不知不覺,讓自己在物質或精神上,都被雜物淹沒。

山下表示,取捨物品時最重要的依據,就是「需要、適合又愉快」;近藤則用「觸摸時會不會有怦然心動的感覺」來形容,透過真心面對自己「擁有一件東西的理由」,看見其中是否隱藏了愚蠢、糊塗或缺點。

例如因為愛面子而買了不適合的衣服、貪戀虛榮而買下的包包,如今都束之高閣,成為不需要、不適合又不愉快的物品了。唯有察覺這些物品背後所隱藏的情緒,才有機會建立正確的取捨之道;領悟之後,就等於斷絕了某一項執著或不安,進而讓理想的自己逐漸浮現。

一旦能夠持續進行這些整理工作,必定會對自己理想中未來的樣子日趨明確,進而找到正確的努力之道,減少不必要的冤枉路,早別人一步達到成功。

「捨的時機」與「捨的方法」完全解析

「沒有空間不夠的房子,只有太多的東西。」近藤麻里惠表示,一個人擁有過多超過自己需求的物品,當然會覺得環境擁擠不堪;然而面對各式東西,明知該丟卻丟不下手嗎?《日經Associé》2011年12月號中,教你「勇敢捨去」的7大心法:

1.從別人的眼光來思考

身處在某個空間中久了,有時會難以客觀地判斷東西的必要性。因此須原建議不妨利用數位相機或手機拍下照片,讓自己改以「他人眼光」來看待原有環境。嘗試丟棄一些東西後,再拍一張照片,比較一下是不是有截然不同的感受。「小小的成功體驗,是讓一個人持續改善的重要的動力。」

2.整理時,垃圾桶是必備道具

很多人應該都有這種經驗,明知道某樣東西該丟,但由於垃圾桶不在身邊,於是就先放著再說,結果一放就忘了,反而變成凌亂的根源。因此須原建議,不妨在座位旁或辦公桌上擺個小垃圾桶,並定時清空,就能有效提高「丟的欲望」,讓捨棄成為習慣。

3.為抽屜保留兩成的空間

「塞滿的狀態」是整理的大敵。首先,由於沒有餘裕,一旦有新東西進來,只能找地方硬塞,侵占別的物品的空間,保證環境一定會變亂;此外,塞滿的狀況對於物品取用也不方便,放在深處拿取不便的東西,很容易就被遺忘。

4.一拿到就先判斷要不要丟

辦公室特別多沒有保存必要的雜物,例如因為工作關係收到的郵件、便條等。這些東西拿到時第一時間就判斷要怎麼處理,例如一拿到信件就當場拆開,決定要丟、轉交別人或是放入桌上的待處理區中,否則很容易隨手一放就成了忘了處理的雜物。

5.333法則

3秒:對一件物品要不要的判斷時間只能3秒,超過3秒還無法下決定,表示你並不是真心想要它。
3年:存放3年都沒用過的東西,代表你早就忘記它的存在了,而且這麼久沒用也沒有什麼不便,表示根本不需要。
3禁句:「不知什麼時候還會用到」「或許可能還會用到」「暫且先留著看看」是取捨時的3大禁句,這些都是在為自己的不想要又捨不得丟找藉口。

6.文件初步分類

文件拿到後可以先大致分類為「必要」「重要」與「處分」3種,與目前工作相關的是必要文件,以文件夾保留在手邊;一旦工作完成,則立即處分,看是要丟棄或存檔;常用參考資料是重要文件,可用資料盒收納好,並定期檢視是否要淘汰。

資料來源:《日經Associé》2011年12月號,日經BP社出版

製圖 / 高佳吟

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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