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直擊!美廉社創立10年,策略方向全靠這張筆記

2016-12-05 撰文 楊修
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(本文出自《經理人月刊》2016年12月號,特別企劃:邏輯筆記術

「寫筆記讓我睡得著。」美廉社總經理邱光隆笑著說,由於每天需要處理的事務太過龐雜,寫筆記,讓他確定自己不會漏掉任何重要的事,也不需要再花費心力去「擔心自己會忘記」。

回想自己開始在工作上寫筆記的原因,邱光隆把時空拉回到1996年,那時候他在光泉當業務,需要做簡報,卻不知道從何下手。採訪當天,在他帶來的一疊筆記本中,夾帶一本已經泛黃的書,書名是《企畫高手》(遠流出版)。他說,這本書教會他如何整理思緒、如何將思緒化為筆記,開啟了他的筆記之路。

20年過去,邱光隆依舊隨身帶著一本筆記本,隨時記錄閃過腦海的想法,另外還有3本專門用於工作和學習的筆記。日積月累,他寫過的筆記本,已經累積了3箱。

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美廉社創立10年,策略方向全靠這張10年計畫

在邱光隆的筆記裡,有一頁很特別,是他在2006年接手布建美廉社時所做的10年計畫。美廉社成立之初,其實並不被看好,但是憑著這張表,邱光隆向董事展現了他長期奮戰的決心,也贏得了上司的信心和信任。10年來,這張表一直跟著他,反覆檢視修改,做為展店策略的指南。

❶ 時間軸
邱光隆2006年接下成立美廉社的任務後,就拉出了10年計畫,訂出階段性目標。

❷ 項目欄
這是經營美廉社的各個必要項目,像是商店定位、地點選擇、毛利計算、會員制度、庫存周轉率等等。

❸ 項目細項
A. 頁面的中間區域是細項及計畫方法。例如,美廉社剛開店時,足足需要8個店員幫忙,在不斷修正和優化店內流程之後,逐年減少人手也能完成日常店務。
B. 思考美廉社與同業的差異化。例如,剛開店時,決定以「散裝米」為主打賣點,滿足小家庭小用量的需求。這張表上也可以看出計畫的演變,像是2008年有意在店內加入軟性飲料機,但是考量到客源多是家庭,父母也希望孩子少喝飲料,因此放棄。
C. 在展店策略上,2006~2010年以衝出店量、打知名度為主,先讓消費者在街頭巷尾都能看到美廉社。2010年後,則將重心放在提升環境、服務品質上。

❹ 留白欄
原本是預留的空白區,但是邱光隆在2008年臨危授命接下三商百貨的經營,計畫與美廉社共同採購、進口商品,因而加入計畫表中。

這張計畫表因為太常用了,他還把它放大影印成獨立一張。表上詳列了開創新事業的所有必要元素,包括前三年的目標不放在營利,而是打開知名度;以及不同階段的人事安排、獲利績效目標等等。

我通常會先設定最終目標,再回頭去思考不同階段、不同項目應該怎麼安排。 」10年來,這張筆記不斷地修改,隨時提醒自己有沒有走錯方向,思考站在每個時間點上,往前還能做什麼。

由於幾乎是想到什麼記什麼,所以對於邱光隆來說,筆記的功用實在太多了。
比方說,他在萬客隆當採購時,就把瓶蓋、鐵罐等市場成本價格寫在筆記中,每次跟廠商見面前大致複習,開會時談價格、壓成本就有憑有據,是談判協商的利器。

另外,舉凡出國考察店面,要觀察哪些面向、重大場合要對員工講話的講稿,他也都會寫在筆記裡,起到提醒的作用。邱光隆笑說,他甚至連要告訴部屬哪裡做不好,都會先寫筆記:針對問題寫下對對方的感受、釐清狀況,再沙盤推演要怎麼溝通。

這麼做的好處是, 由於在書寫的過程中,他已經在紙上發洩過情緒,因此在跟部屬談話時,情緒也比較穩定,不太會生氣罵人。

新一代店型的規劃筆記

2016年12月,美廉社推出新一代店型「心樸市集」,不難想見,在這家以環境友善、社會責任為核心概念的店面背後,一定有一張筆記,上面寫滿了邱光隆反覆構思和推敲的思路。

規畫新店時,邱光隆先在筆記頁面中間寫下核心意念,以心智圖的方式,透過五感發想店內的布置裝潢及服務,下列為筆記到實現出來的成果:

美廉社筆記.JPG
賀大新/攝影

耳:透過聽覺,讓顧客聽到屬於台灣的音樂。目前店內不斷輪播的,是來自台東的音樂家蘆葦的音樂作品。

鼻:只要有客人進來,咖啡師就會煮咖啡請顧客試喝,店裡不時瀰漫著咖啡香氣。

舌:不時舉辦試飲試吃,讓客人享受到最原味的產品。圖中是工作人員向顧客介紹心樸市集獨家引進的紅酒。

身:心樸市集販賣散裝的五榖雜糧,鼓勵消費者自己動手裝取需要的量,吃多少、裝多少,減少食材浪費。

眼:強調自然、與土地靠近的理念,店鋪的裝潢以大地、木頭 原色為主體,並以大片新鮮蔬果營造自然感,希望顧客進到店裡,就能看到天然色彩。

美廉社.JPG
賀大新/攝影

邱光隆

1965年生,曾任萬客隆採購經理、大潤發採購部副總經理,投入零售通路業近20年。2006年在三商企業創立美廉社。

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採訪 / 齊立文、楊修 攝影 / 賀大新

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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