成功 Success > 成功習慣
feature picture

每天都比昨天更進步!這樣寫筆記, 當自己人生的顧問

2016-12-06 整理‧撰文 楊修
分享
收藏
已完成
已取消

工作做了白工、客戶臨時爽約、部下一再犯錯、給自己定的學習和運動目標又沒達到,連早上開車上班,都覺得整條馬路的駕駛都不會開車⋯⋯每一天,工作上或生活中,都會有不少讓你討厭、感到挫折的事。

你可能不知道,「人平均一天會思考5萬次左右,其中大約有7成是負面的想法。」《為什麼寫下「討厭的事」,人生會更成功、更快樂?》書裡這樣寫道。

碰到不好、不順的事,沮喪、抱怨在所難免,但是如果一直都被同一顆石頭絆倒,不但自己會很氣惱,旁人可能也會開始質疑你,「你都沒有從中學到教訓嗎?」「你都沒有想要做些改變嗎?」此外,不管是社會、企業或家庭,人們多少都可以包容犯錯,但是如果「一錯再錯」,就很可能會被認為缺乏自省能力,無法從錯誤中成長。

以自己的負面經驗或感受,當作反面教材的筆記,就是「自省成長」筆記,可以訓練自己從旁觀者的角度分析自己,練習解決自身面臨的難題。

此外,市面上不少熱銷商品都是為了「解決麻煩的事」才誕生,像是許多人喜歡吃炸物,但是一想到油炸帶來的健康負擔、油炸後要收拾很麻煩而望之卻步。氣炸鍋正是為了解決這兩樣困擾而出現,像這樣子的例子難計其數。因此,記下討厭的事,也能蒐集到不少商品企畫的思考素材。

討厭同件事的次數愈多,問題愈迫切需要被解決

決定寫自省成長筆記時,需要準備兩本筆記本。一本「備忘筆記本」:最好選擇小一點的本子(使用手機的記事本App也可以),才方便隨身攜帶,一遇到討厭的事就立刻拿出來記錄。記錄時,只要記下事情發生的時間、地點和事件,像是「早上11點,會議室,被不講理的上司臭罵一頓。」一天結束後,再拿出筆記本重新整理一遍。

另一本是「歸納筆記本」:寫法是以兩頁為單位,由左至右分成4等份(參見【圖1】)。最左邊的第一區塊寫下「備忘錄筆記本」裡記下的事;第二、三、四區塊則是針對發生的事,寫下「對策1」「對策2」「對策3」。立刻想到的對策寫在對策1中,以此類推,一想到新點子,就寫進筆記本裡。

反省筆記1.PNG
經理人145期
反省筆記2.PNG
經理人145期

如果同一件討厭的事發生好幾次,不要認為已經記錄過就不記,建議以「正」字計算同一件事發生的次數。正字愈多,代表這件事愈棘手、迫切,愈需要優先思考解決辦法。

只要問題一解決,就用紅筆圈起來。日積月累,逐漸增加的紅色圈圈,就是你解決問題能力提升的證明,不僅有滿足感,也會發現生活過得更順利。

推薦閱讀

《看出先機,贏人一步熱寫筆記術》

作者/大田正文
出版社/三采
出版日期/2016.10

作者持續15年毫無間斷寫下龐大的筆記,更組成分享筆記活用法的「手帳術早餐會」,與超過1000人以上交流過筆記用法。書中蒐集了他的筆記心得外,更告訴你如何記錄「失敗」的事,才能邁向成功之路。

延伸閱讀/

KPT 日記法,不問優缺點但有效改進的工作反省日誌

為什麼聰明人都用方格筆記本?讓工作和讀書更決勝之「黃金3分割方格筆記」

feature picture
擁樂commeet

一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
分享
收藏
已完成
已取消

缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

擁樂commeet
擁樂commeet

COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

會員專區

使用會員功能前,請先登入

  • 台灣首款對話式 AI 職場教練,一次提升領導力
  • 會員專享每日運勢、名人金句抽籤
  • 收藏文章、追蹤作者,享受個人化學習頁面
  • 定向學習!20 大關鍵字,開放自選、訂閱
  • 解鎖下載專區!10+ 會員專刊一次載
追蹤我們