講重點就好!兩個說話SOP,讓你在任何場合都應對自如


禮拜一早上,小王一如往常走進辦公大樓的電梯,不料卻遇到直屬上司。電梯門關上後,主管開口了:「小王啊,上次交給你的任務做完了沒?進度如何?」剛放了一周末的假,小王腦袋一片空白。不知該先承認自己還沒完成,還是先跟主管解釋自己遇上哪些麻煩,導致進度沒有跟上。

這時小王心中的小劇場開始了:怎麼辦,我要直接回答我還沒完成嗎?還是要先說我做了哪些事?我參考了那麼多過去的案例,又東奔西跑拜訪了那麼多客戶。我都做那麼多了,老闆總不會全盤否定我的努力吧?

人之常情地,我們都希望對方明白自己付出了哪些努力。但你付出了多少,並不是別人最急切想獲得的資訊。

在經理人商學院開設的課程《商業簡報力》中,講師曾彥豪提出了兩個簡單的架構,讓說話者依據當時的情形,選擇表達的模式。

一、SDS結果法:適用於事情緊急、臨時被問

Step1.先講結論(Summary)
Step2.再講經過(Detail)
Step3.最後再重複結論(Summary)

老闆:小王啊,上次交給你的任務做完了沒?進度如何?
小王:還沒有。因為協力廠商那邊出了一點問題,大概要三到五個工作天才能解決,所以我還需要一些時間來完成這個企劃。

工作是否完成是老闆最關心的「結論」,但這個結果老闆通常不會滿意,所以小王直接補上「經過」,也就是協力廠商那邊的現狀,最後再強調一次結論:還需要一些時間來完成這個企劃。

相反的,如果小王的結論已經達成老闆的期待,老闆也可以選擇結束對話。曾彥豪提醒,假若對話繼續下去,請記得在最後再重複一次結論,以確保你們之間進行的不是一場無效溝通。

SDS結果法的重點就在於先闡述事情的全貌,並將主導權交給對方,讓對方獲得急需的答案後,再由他決定對話是否要持續下去。

二、兩面法:適用於提案有明確方向,想說服對方時

Step1.提出方案
Step2.說明這個提案可以創造的正面效果
Step3.這個提案可以改善那些不好的現狀
Step4.最後重講一次提案

你:我認為我們公司需要增加一個業務。
老闆:哦,為什麼呢?
你:我們現在有許多訂單無法及時處理,增加一個業務可以提回覆率,增加服務滿意度。再加上許多業務有加班的情形,導致精神疲憊,影響了服務的態度,對我們公司的形象有負面的影響。

兩面法是SDS法的延伸,先提出自己支持的方案,再分別利用正面與反面的影響說服對方。正面影響是指執行這項方案後,對公司有什麼益處。負面影響則是執行後,能改善哪些公司現有的情形。

敘述細節時請記得先說正面影響,再說反面影響。因為人們習慣對負面訊息投以更多關注,所以將反面影響置後能給你要說服的人一個提醒,「你如果不這麼做就會有這些不好的後果」。

想要說服別人,就要提出這麼做將會如何讓對方獲利。然而分析影響時,我們習慣性地以「自己」為出發點,因此在這邊,務必進行換位思考,拋開「個人利益」並以「他人利益」為重。

(本文整理自經理人商學院課程 <商業簡報力>

延伸閱讀 /

1. 不擅言辭容易吃虧!學會這樣說話,才能贏得職場好人緣

2. 「所以重點是?」說話高手都在用的3個訣竅,一開口就抓住要點

製圖 / 高佳吟

From:: 23.20.120.3

延伸閱讀