Managertoday 經理人

一張 A4,換上麥肯錫的腦袋!頂尖顧問這樣做筆記,鍛鍊超強問題解決力

2019-11-22 15:13:53
Managertoday
https://bnextmedia.s3.hicloud.net.tw/image/album/2016-12/img-1482722151-53310@900.jpg
麥肯錫顧問在協助客戶解決問題時,必須清楚掌握現狀、把握問題點,最終提出具體行動,才能為客戶提供一個周全完善的解決方案。

(本文出自《經理人月刊》2016年12月號,特別企劃:邏輯思考筆記術

一走出家門,抬頭看天空,發現天陰雲低(客觀事實),好像要下雨的樣子(研判結論),於是認為應該要帶傘出門(行動方案)。

《麥肯錫的筆記術》指出,麥肯錫(McKinsey & Company)顧問在協助客戶解決問題時,必須清楚掌握現狀、把握問題點,最終提出具體行動,才能為客戶提供一個周全完善的解決方案。這套「天空、雨、傘」的思考法則,不但是麥肯錫顧問的思考、表達工具,也是麥肯錫人用來寫筆記的主要架構。

在工作上,舉凡新商品銷售不佳、銷售額達成率差、員工工作動機低落、無法拓展新客戶、加班加不停等問題,都能透過麥肯錫筆記來解決。

一張紙盤點全局,按部就班解決問題

《為什麼聰明人都用方格筆記本》書中建議,許多麥肯錫人在寫筆記時,都使用方格筆記本,因為其中的直橫線,可以做為分段對齊、製作圖表的輔助線,增強筆記內容的視覺效果,也讓訊息更能一目了然。

麥肯錫筆記的做法如下:
1.準備好A4以上、方格大小為5mm的筆記本。
2.從頁面上方往下5公分處,畫一條橫線,上方為標題欄,下方是筆記空間。
3.在標題欄中間再畫一條橫線,橫切為兩部分,上方為標題,下方為整頁內容的結論。
4.在下方筆記空間裡,畫兩條直的分割線,將頁面平均切割為三等分。從左至右分別記錄「現狀」「解釋」「結論(行動、策略)」。

張以欣/製圖

假設你注意到店裡生意變差不少,想找出原因及解決方法,以下是運用麥肯錫思考架構,慢慢分析問題、導出結論的筆記法。

點圖可放大

張以欣/製圖

step by step 做法

❶活用筆記本上方3到5公分的空間
寫下報告的標題「提升營業額計畫」與論點「讓店面零虧損」,推展思考。

❷寫出事實
在事實欄中,寫下生意變差的現狀,以及觀察到的相關事實。

❸展開「5個為什麼」
在「解釋欄」中,開始探討客人為什麼都不購物。此時,連續問5個「為什麼」,可以幫助你深入思考,找到根本原因。

❹利用右側的空間決定行動
進入筆記最重要的一環,就是提出解決方案。前述麥肯錫的天空、下雨、帶傘的思考模式,之所以被稱為「以行動為基礎的思考方式」,關鍵就在於導出「應該帶傘出門」的行動方案。因此,在筆記的「行動欄」中,就要寫出針對問題點發展出的行動計畫。

❺活用筆記本上方3到5公分的空間
最後,完成各個欄目的撰寫之後,還要將結論濃縮成1~2行的訊息,寫在上方的「結論欄」內。這麼做可以讓我們在回顧筆記內容時,一眼就能知道問題點和做法是什麼。

製圖 / 張以欣

延伸閱讀 /

1.這樣做筆記,英語進步速度快10倍!

2.一次學到8本暢銷書的筆記法:使用方格筆記本就能聰明做筆記!

首圖來源 / Max Pixel