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事情做不完不是你的錯,是辦公室的干擾太多!一個動作,工作產值翻一倍

2019-11-22 10:51:43
Managertoday
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辦公室裡,你永遠不知道什麼東西會衝出來打斷你的工作。難得今天文思泉湧,報告打得正順手,偏偏電話大響,一接起來10分鐘過去,剛剛的手感消失殆盡,進度又慢了下來,真的很煩人...

辦公室裡,你永遠不知道什麼東西會衝出來打斷你的工作。

難得今天文思泉湧,報告打得正順手,偏偏電話大響,一接起來10分鐘過去,剛剛的手感消失殆盡,進度又慢了下來,真的很煩人。

曾獲得美國新聞普利茲獎的暢銷作家大衛·芬柯(David Finkel)分享,他的公司近期調查了350個美國企業,發現打斷工作的前三大干擾源分別是e-mail、電話和同事的突然來襲。

種種干擾,不僅造成任務做不完,更讓人難以撥出時間進行有價值的工作。仔細想想,一般工作者有80%的時間都在處理大量日常雜務,對企業而言,這是誰來做都可以的事情。真正能讓我們展現價值的,往往是只花了20%時間,像是寫新產品的開發企畫、計畫下一季的銷售策略等有生產力的事務。

一般的狀況中,我們很容易因為例行雜務有時效性,而投入大量時間。那些有生產力、又特別需要專注力的事情,就被往後排了。這樣下去,可是很難被上司看見我們的價值,晉升之路漸行漸遠。

該怎麼解決?大衛建議每個禮拜設定「專注日」,沒有e-mail、電話和會議的干擾,給自己一個完整的專心時段。

專注日設定方法:

每一個禮拜中,設定一到兩天,一次三到四個小時(例如,每周二早上9~12點) ,摒除一切干擾。在這段時間裡,就做那些重要而有生產力的事。

跟事先安排行程不太一樣,這不是說,「好,明天我要用兩小時來做XX事。」其他的事情總是會突然跳出來打亂你的原訂計畫。專注日的概念,是以一個固定、週期性的排程,強制空下時間來提升自己的價值。

在專注日以外的其他時間,就是你的日常事務推動日,專心解決例行事務。只要把兩種工作時間劃分開,就不會產生相互侵蝕的狀況。

設定小訣竅:

1.避免把專注日設在禮拜一和禮拜五:

太多緊急的重要問題會出現在一周的開始和結束。相信你也有經驗,合作單位和客戶總喜歡在周末的前後打電話給你,要你趕什麼文件給他。

2.讓你的團隊知道

告訴你的同事你設定的專注日是什麼時段,並且解釋為什麼要這麼做。甚至可以鼓勵他們也嘗試看看,主管會在短時間裡看到生產力的提升。

3.打造適合的環境

在專注時段完全離開辦公室,遠離讓你分心的人事物。如果公司提供靈活的上班時間,可以試試在家工作。要是公司沒辦法讓你在家上班,那麼就找間沒人用的會議室,或是到公司附近的咖啡店,這樣也可以快速回到辦公室。

每個禮拜一次次累積下來,過段時間你會發現整體的工作效率提高不少,而且讓你贏得更多工作的自主權。

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資料參考 / Fast Comapny