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領導者要有反思的勇氣!主管該時常放在心上的10個自我提醒

2017-03-22 東洋思想研究家 田口佳史
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〈君道第一.第四章〉中有一段非常長的文章。這是貞觀十一年,魏徵針對「守成時期」君主應有作為解說的段落,他舉出了十條領袖應當時常放在心上的事情,是相當知名的訓誡條文。

1. 懂得知足,切勿任憑欲望擺布

「誠能見可欲則思知足以自戒。」

人的欲望深不見底。當產生「我想要這個!」的猛烈欲望時,應該告誡貪心的自己:「現在這樣就很足夠了,不是嗎?」

這條訓誡,大家應該都心有戚戚焉吧?因為想擴大組織,便魯莽地放任事業欲膨脹,最後落得失敗的經營者,以及稍微賺了點錢就過起豪奢的生活,弄得自己身敗名裂的人多得是。由於欲望會無限擴張,記得切勿任憑欲望擺布。要懂得知足,千萬不能忘記「感謝上天讓自己走今天這個地步」的心情。

2. 將投資轉用在員工身上,勿強迫員工過度工作

「將有作則思知止以安人。」

準備著手大事業(建造新宮殿等)時,應暫時停下腳步,記得「不可胡亂奴役國民,要讓國民得到喘息的空間」。

尤其是正在擴大事業的路途上時,領導者通常無暇顧及屬下的勞動環境。像鞭打馬兒一樣強迫員工過度工作的經營者,現在也不少。但組織的基本是人才。如果不「讓員工休息」,反而會降低生產效率。

從這個觀點來看的話,我們也可以解讀為「有了想要新增氣派設施或公司建築的想法時,不如將投資轉用在員工身上」吧。

3. 謙虛衡量實力,不可過度相信自己的能力

「念高危則思謙沖而自牧。」

不可過度相信自己的能力,做出如走鋼索般危險的事。謙虛衡量自己的實力,並要懂得自制。

勇於挑戰固然重要,但不可因一時衝動橫衝直撞。經常可見嘴上說著「賭上公司的運氣」,毫無計畫就挑戰難題的領袖,在實際進行挑戰前,必須十分謹慎地擬定好計畫,並充分訓練員工才行。切記,合理的勇氣和不合理的有勇無謀,是截然不同的兩種東西。

4. 言行謙虛舉止收斂

「懼滿溢則思江海下百川。」

老子曰:「江海所以能為百谷王者,以其善下之。」正如這個道理,站在萬人之上的人,要像大海容納百川之水一樣,言行謙虛舉止收斂。

站在上位的人,總會忍不住想表現出了不起的模樣,但那樣做得不到屬下的尊敬。要像廣納川河的大海一樣,將自己放在最低的位置,多方聽取他人的意見,才是領袖不可或缺的謙遜之心。事業越順利,就必須越常告誡自己保持謙遜。

5. 玩樂要有限度

「樂盤游則思三驅以為度。」

狩獵時要有限度,不可過度追逐獵物,包圍三面攻擊,但留下一條生路以免趕盡殺絕。想要玩樂時,也該先設好限度。

即使是領袖也需要玩樂。只不過,凡事都要有個限度。將工作拋諸腦後沉溺於玩樂,或花錢如流水般把公司資金全花在玩樂上,會導致事業衰敗不振,這點應該不用多說,讀者也明白這個道理吧。

6. 勿忘初心,全力以赴

「憂懈怠則思慎始而敬終。」

一旦心生怠惰,請回想一下事業剛起步時,凡事不厭其煩、全力以赴的時期,並重新下定決心貫徹到最後。

工作開始順利步上軌道,加上習慣成自然的關係,很容易一成不變、停滯不前。不管什麼事,一開始都是充滿幹勁,珍惜一分一秒,全力以赴才對。請別忘了剛起步時的心情,該做的事情,在完成之前都應該懷著緊張感埋頭努力才對。

7. 切忌只看到「國王的新衣」,親自走訪收集資訊

「慮壅蔽則思虛心以納下。」

如果擔心自己的耳目是否被遮蔽了,就該努力虛心坦懷地聽取屬下的話。

有的人越是做出好成績,就變得越專橫,不再傾聽周圍的意見。或者,因為周圍的人心生顧慮「盡量不說逆耳的話」,不向高層報告應該上報的資訊。簡單來說,這句話就是警惕領導者「不要變得像穿新衣的國王」。

這是身為一名領袖最應該留心的事,如果不想變成穿著全裸新衣的國王,就應該親自走訪公司內外收集資訊。

8. 不想遭受誹謗中傷,就該善待別人

「想讒邪則思正身以黜惡。」

如果擔心流言蜚語,就該端正自身,去除自己的不良習性。

誰都希望給別人留下好印象。但是,沒必要費心在意他人的流言蜚語。只要自身端正,就不會有人說長道短。如果不想遭受莫須有的誹謗中傷,就該時時善待別人。

當然,我們更不應該惡意造謠陷害別人。貶低別人,只會降低自己的評價。這社會上喜歡搬弄是非、聽人說三道四的人並不在少數,但那麼做並沒有任何好處。一旦領袖變成喜歡中傷汙衊他人的人,將會自取滅亡。

9. 不因為喜悅就大手筆給予特定員工獎賞

「恩所加則思無因喜以謬賞。」

就算再怎麼開心,也不能胡亂給予獎賞。應公平公正地評價屬下。

對領袖而言,應該沒有比屬下為自己立功更開心的事了吧!但是,如果因為喜悅就大手筆給予獎賞,除了助長特定員工的氣焰之外,也會同時加深他人的嫉妒。

10. 不因為憤怒而給予員工過重懲罰

「罰所及則思無因怒而濫刑。」

懲處屬下時,千萬不可因為憤怒而給予過重的懲罰。

無論獎賞或懲罰,身為領袖的人,都不該受到當下的情緒影響。論功行賞與信賞必罰最重要準則的就是公正嚴格。應該排除喜悅或憤怒等情緒後,再冷靜地給予獎懲。

魏徵提出上述的「十思」,告訴太宗「君主應將十思銘刻在心以自律」。「十思」的每一條聽起來都屬理所當然,但是知易行難。即使腦袋明白,但經常忍不住朝反方向前進。各位讀者,也請趁此機會,好好將「十思」銘刻在心。

(本文出自《天可汗的領導學》,野人出版。)

延伸閱讀 / 組織有這6種人,衰敗是遲早的事!魏徵給唐太宗的提醒

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天可汗的領導學

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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