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繳了千萬學費才學到的事!CEO:想解決問題,光坐在辦公室是不行的

2019-11-23 10:00:26
Managertoday
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領導者,一定要離開辦公室,走進工作現場,才能夠做好管理。《史隆管理評論》分享一位CEO的案例,告訴你待在辦公室開藥方,很可能投入大量的成本和資源,經營成效依然不見改善!

領導者,一定要離開辦公室,走進工作現場,才能夠做好管理。《史隆管理評論》(MIT Sloan Management Review)分享一位CEO的案例,告訴你待在辦公室開藥方,很可能投入大量的成本和資源,經營成效依然不見改善,那可是很令人惋惜的!

這個CEO叫做麥可,負責管理美國一間瓦楞紙箱製造公司,公司的主要業務是把木材原料處理成紙漿,再將紙漿壓制、乾燥成為大張紙板,最後透過黏合、切割、摺疊製作出瓦楞紙箱成品。雖然麥可和管理團隊努力把關每台機具和每次精密操作,紙箱的製造流程卻未如預期般有效率,常常因為搬運碰撞或切割不準而白白浪費紙張,損壞率高達18%,因此成為公司沉重的負擔。

定義問題,才有辦法解決真正的問題

為了避免居高不下的損壞率繼續影響盈虧,麥可不是沒有作為。他曾在2012年時大刀闊斧,投入400萬美元(約1億2千萬新台幣)添購新設備並加強教育訓練。然而,砸重本的結果並未讓麥可如願以償,紙張損壞率反而在2014年創下歷年新高21.1%!這讓領導團隊相當挫敗。

麥可不甘心白白繳了千萬元學費。他思考後發現,經營團隊雖然都知道紙張損壞率過高,卻從來沒花時間確認過真正的問題點為何,也沒有成為彼此的共識。於是,他帶領團隊輪番討論,最後將問題定義為: 比業界平均高出5%的損壞率,對財務狀況及競爭力產生嚴重不良影響。

走進現場,看見影響甚鉅的枝微末節

釐清要鎖定的問題後,麥可決定帶領經營團隊走出辦公室,到第一線工廠觀察營運實況。一來到現場,麥可立刻就發現許多需要修正之處:紙張預設尺寸過大,導致切割後會浪費許多餘紙、紙捲在搬運過程中經常遭機具毀損、許多機器沒被正確校準等。

其中最值得注意的是,為了配合幾年前當地發電不穩的情形,主要的瓦楞紙製造機每天中午都會安排停機。但是,明明供電問題早在前陣子獲得解決,中午例行停機卻未見喊停,不僅拖垮生產效率,也增加紙張與機器毀損的可能性。

麥可回到辦公室後,立刻根據現場所見所聞提出數個改善做法。先是安排人力填平工廠地上的坑洞,避免搬運機具運行時顛簸而損壞紙張;制定並更新SOP(Standard Operating Procedure,標準作業程序),提升機具效率;同時交錯安排第一線員工的用餐時間,確保有足夠人力維持製造機在中午持續運轉。

他原先預期,一連串改善行動能在60天內減少2個百分點的毀損率,替公司省下每年12萬美元的支出,沒想到,執行成果遠超乎他的想像,第一個月就把紙張毀損率從21.1%降到15.45%,第二個月再降到14.7%,60天就省下超過50萬美元,同時也帶來減少加班費及能源使用等額外益處。

撰寫此個案的麻省理工史隆管理學院(MIT Sloan School of Management)教授尼爾森.雷朋尼(Nelson Repenning)等人指出,從麥可的故事,可以帶給管理者很大的啟示: 大部分的基層員工不了解生產成本損失的嚴重性,也不知道自己日常行為會如何造成損失;如果又都是經驗老道的員工,對第一線工作非常熟練,很容易忽略許多細微的應變之道和適應調節,才會發生中午停機的事件。管理者唯有自己走進第一線現場,才有可能看到這些影響甚鉅的枝微末節,也才有機會真正解決組織的各種問題。

資料來源 / MIT Sloan

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