簡報圖表的 3 種「小心機」!報告這樣呈現,讓老闆看見你的優秀


常用的圖表像是折線圖、直條圖、圓餅圖,適當運用它們可以凸顯自己的能力,提高向老闆簡報的說服力,但如果亂用圖表,只會把資訊弄得一團亂。

Yahoo! 媒體編輯暨內容企劃部總編輯李怡志在《商業數據分析與圖像表達》課程裡建議,工作者應該依據想表達的目的,選擇真正適合的圖表來傳遞訊息。以下整理各圖表的特色,教你如何選對圖表:

折線圖與直條圖,用法大不同

雖然都是整理多筆數據資料的圖表,但折線圖和直條圖的意義大不同。

吳玫萱 / 製圖



舉例來說,在看 A、B 兩店月營業額的比較時,折線圖可以強調出整年度的表現和趨勢,因為月份是連續的數值,以折現圖表達除了顯示單月變化,還能看出整年度的淡、旺季趨勢,而且 A、B 兩店營業額消長的交錯點也一清二楚,相比之下長條圖就顯得雜亂而不知所云了。

吳玫萱 / 製圖
吳玫萱 / 製圖


矩陣式樹狀圖、橫條圖、圓餅圖呈現資料的差異

1. 矩陣式樹狀圖:強調比例差異

矩陣式樹狀圖(Tree Map)是以各區塊顏色的大小比例,來區分其代表數值的相對比例,例如以下這個各公司資本額比較圖,當要比較差異較大的數值,這樣是呈現出比例差距的好方法。

吳玫萱 / 製圖

當然除了這種表現方式外,也可以使用其他各種形狀的圖形做表達,甚至資料本身具有位置性質,像是各國 google 使用 Tree Map,還能加入各筆資量的相對位置去呈現,讓資料轉變為視覺化資訊。

2. 橫條圖:強調排名

用不同的圖解釋相同的資訊,卻會說出不一樣的話,舉例而言:4 月部門成員的銷售業績表:

吳玫萱 / 製圖



如果想強調出排名,可以用橫條圖來表達,強調第一名就是 A,能用一張業績報告圖表,展現對 A 的肯定。

吳玫萱 / 製圖

3. 圓餅圖:說明各數據對總數的占比

要是資料可以綜合成一個總數,向是「整個部門的業績總量」,而你需要說明不同成員對總量的貢獻,圓餅圖是比較好的做法。因為 A、B 兩人的業績占比都很高,就可以同時鼓勵到 A 和 B 兩人,而不是只強調 A 是第一名。

選用圓餅圖可不但可以在感官上最小化與A 的差距,還可以明確表達出光我們 A、B 的業績就佔了全部業務員的一半。

吳玫萱 / 製圖


進階:「加工」你的圖表,凸顯欲表達資訊

除了用電腦軟體內建的各種圖表,你也可以稍稍為圖表「加工」,凸顯你想說的訊息。

看看下列橫條圖,B 公司在圖一裡表達的訊息是他僅是全部公司裡面的第三名,但在圖二中 B 公司給人的感覺不但躍升為第一名,而且是唯一高於平均的本土商。同樣的數據述說不同的故事,突顯自己的優勢,圖表是不可或缺的幫手。

圖一
吳玫萱 / 製圖


圖二
吳玫萱 / 製圖

整體而言,要學會將資料轉化為資訊,視覺化後要思考自己製作這張圖表的出發點是什麼,想說的是什麼話,而讀者接收後你希望他接收到什麼樣的知識,或有什麼感覺、記憶,甚至是採取怎樣的行動,藉由此再決定要用什麼方式表達視覺化的資訊,以得到你最終的目的。

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