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為自己創造時間、強化腦力!時間管理 4 技巧

2019-11-19 06:11:17
Managertoday
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明明每個人每天就是24小時,為什麼有人已經沒日沒夜地忙碌著,事情還是做不完,卻也有人總能將時間安排得宜,工作跟生活都能一併兼顧到?

明明每個人每天就是24小時,為什麼有人已經沒日沒夜地忙碌著,事情還是做不完,卻也有人總能將時間安排得宜,工作跟生活都能一併兼顧到?

許多人都好奇,時間到底要怎麼用才對?對此,醫學博士米山公啓以自身經驗及腦科學的觀點出發,歸納出以下4種做好時間管理的妙招:

1. 能馬上解決的事要即刻處理

在做時間管理時,很多人會強調排定優先順序、釐清事情輕重緩急的重要性,但過度強調最重要的事情先做時,往往會不小心忽略「能做的事情應該要即刻處理」。

舉例來說,今天老闆開會時,請你確認新進業務前一天出去跑案子的狀況,下週與他回報。此時,有些人的想法是,「老闆下禮拜才要答案,不用急著確認。」

但若能當下回辦公桌時,立刻與該名業務或身邊同事了解狀況,其實是更能在對方記憶猶新的情況下獲得所需資訊的最佳時機,此外,為自己也為老闆消滅一項待追蹤事項,實際上也是更有效率的做法。

2. 不追求完美主義

「再多給我一點時間,我可以做得更好的…」在日常生活中,我們總喊著時間不夠用,只是,做任何事情本來就很難做到盡善盡美,視情況「放手」也是一門必修的學問。

或許有些作品容不得任何小缺失,就算預算或時間超出預期也得堅持,但平時一般的工作,通常仍需謹守時間期限,在品質上一樣可以保有堅持,只是要能分辨自己能在時間限制內做到什麼程度,並以此做出適當的妥協與調整,才是更重要的做事原則。

3. 做家事可以達到醒腦的功效

「時間都不夠用了,哪有時間好好掃地、洗衣服?」你是不是也會這樣,一忙起來,就讓身旁的家人打點一切,不動手幫忙做家事?

米山公啓指出,集中注意力在事務性工作一段時間後,讓自己去從事與作業內容完全無關的事情時,會讓大腦的其他部位開始工作,這對於恢復高效率的工作狀態十分有幫助。因此,收拾餐桌、洗碗、打掃不但是讓腦袋休息的時刻,也可以藉此調整心情及工作節奏。

請不要再將「做家事」想成是「我是被迫幫忙」,試著積極主動去做看看,體驗讓大腦轉換部位使用後的效果。

4. 別再死盯著電視看

好不容易下班了,疲倦地回到家裡,第一件事就是反射性地打開電視,結果時間就這樣過了好幾小時而不自知。

米山公啓指出,如果你不是有意識地在看電視,最後就會一直看下個沒完,捨不得關機,日復一日下去,白白流逝掉的時間,可能超乎你我的想像。

相反地,若你能主動做出取捨,知識含量不高、純粹用來殺時間的節目,必須勉強自己不去看,或是直接到網路上觀看或下載想看的影片,省去動不動就被節目廣告中斷的困擾,由自己來控制時間,又能滿足看電視的需求。

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(本文取材自《時間管理成功術》,商周出版)