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很常在Email裡寫「ASAP」嗎?小心,它會讓你沒朋友

2019-11-18 18:44:14
Managertoday
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有的人總會把「方便當隨便」「效率當藉口」,忽視了信愈短,愈容易引起誤會,忽略了Email畢竟不是面對面,失去語氣,更容易讓人誤解。所以《Inc.》列出6種常見Email不好的習慣,讓讀者們不會輕易踩雷:

「ASAP、OOO、FYI」坐在電腦前的你,對於這些商用縮寫必然不陌生。它們其實也代表電子郵件充滿效率的一面,讓商務人士可以在最短的時間內,得到滿意的答覆。

但有的人總會把「方便當隨便」「效率當藉口」,忽視了信愈短,愈容易引起誤會,忽略了Email沒有語氣,更容易惹人不快。所以《Inc.》列出5種常見使用Email的不好習慣,讓讀者們不會輕易踩雷:

1. 要求收信者「ASAP」

ASAP,as soon as possible的縮寫,意思是「以你最快的速度完成任務」。但如果你在信中使用ASAP,會讓人以為,你在命令他,或對他咆哮。

舉個例子來說,就算沒當過兵,在學校應該也都有老師。當學生或小兵在排隊時,他們通常會在旁邊冷眼觀看,並喊「快!快!」要求你們像一個團隊一樣動起來。收信者看到ASAP時就是那樣的感覺。你要知道用信溝通,就像是對著螢幕咆哮。想像對方從螢幕收到咆哮的感覺,你就會自動選用比較溫和的字,避免產生誤會。

2. 把問題寄送給每一個「可能」知道答案的人

「Dear A、Dear B、Dear C⋯⋯」你曾收到類似的信件嗎?寄信者者通常有問題需要尋求幫助,但因為他不知道要找誰才能解決問題,就把所有「可能」知道的人,都加到收件者裡面。這不只會讓收件者疑惑,甚至有可能浪費同事的生產力。因為有些同事樂於助人,自己不知道,還會去幫你找答案。如果這種人一多,等於許多人在解決一個不值錢的問題。

所以,與其浪費大家的時間,還不如一開始就嘗試著問問看誰能解決問題。否則一旦被同事發現,好一點,未來你再問問題時,他們可能會自行假設有別人會回答你,導致最後沒人回你。壞一點,主管會認為你拖慢團隊,對你產生壞印象。

3. 針對不同人寄送相同訊息

大家應該都有收過罐頭信件吧?如果是在面試公司、學校時收到,自然無可厚非,畢竟是我們求對方。然而,許多積極的業務們,常常針對同一個公司裡的不同員工寄送相同郵件。他們的心態是什麼?就是賭其中一個人會回覆!而非真心想要跟每個客戶聊聊需求,以前這種方法還有效,現在看到類似郵件,我都直接拖到垃圾信箱。

4. 一對一郵件中,增添其他收件者

有些人很奇怪,當他寄郵件給你,希望你幫他解決問題,但卻同時加入另外一、兩個人進入收件者,或副本。這就像你參加一個舞會,跟某個人聊得正愉快,突然對方邀請另外兩個人進來。目的不是為了一起聊天,而是確認你說話的可性度。所以在邀請其他收件者進入一個「一對一郵件溝通」前,記得先詢問對方「可以這樣做嗎?」如果對方不介意,在做。

5. 要求幫助,卻不主動提及任何回饋

「我可以佔用你一點時間嗎?」「你現在在忙嗎?」「我們可以喝一杯咖啡嗎?」當別人想要尋求幫助時,通常就會問出以上幾句話。但卻很常忽略,別人幫助你,也等於失去了自己的時間。

我不是指不要幫助別人。事實上,我也常幫別人忙,甚至帶給他們超過預期的協助。我要強調的是,我也非常忙碌,需要兼顧事業和陪伴家人,就算真有時間也會想要充充電,看看書或聽廣播。因此,你不會在我的優先序列裡排很前面。

所以當你有事需要請求我幫忙時,我可能會給一個很短的答覆,或者給予一些幫助。但是,如果我沒看到從我們的談話中,除了牢騷和麻煩外,我得不到什麼的話(幫助別人也能帶來成就感,但前提是,你也很清楚自己的問題是什麼,而非要我幫你找出問題),我就會把時間花在其他同樣需要幫助的人身上⋯⋯

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2. ASAP、OOO、FYI,你都看得懂嗎?步入職場,一定要會的50個「商用縮寫」!

資料來源:《Inc.》