5種常見英文Email回覆格式，倍增你的工作效率|經理人

5種常見英文Email回覆格式，倍增你的工作效率

2017-05-31 編譯‧撰文高士閔

每個對自己稍有期望的經理人，都希望自己能變得更有生產力。這不只能讓老闆、同事認為你能信任。做事快速也意味著提早下班，增加跟家人相處的時間。

至於該從何處著手，《Success》建議可以從「電子郵件」的腳本開始。對於一些大企業的員工，即便是基層，一天2、300封郵件還是跑不掉。更不用提有些還得用英文回復，光是想措辭有沒有錯，就得考慮半天。

以下列出常用的5種情境，讓你能事先將內容準備好，寄信時只要填入關鍵字即可：

晚點給答案的回覆

有些電子郵件可以非常快回覆，但有些則需要稍微想一下，或查資料確認才能回復。此時，如果不想讓對方以為你忽略這封信件，但當下確實沒辦法回覆，就可以依靠下面這個副本表示「收到了！但我需要一點作業時間。」

Hi [Name],

Thanks so much for your question about [topic].

I just wanted to let you know that I’m looking into it and will get back to you before the end of week with an answer.

If you need me to get back to you sooner, please let me know!

Best,
[Your name]

嗨〔名字〕，

感謝您詢問有關〔主題〕的問題，

但我手邊正好忙不過來，尋找該份資料也需要一點作業時間，所以我會在本週結束前回覆您。

如果您需要我盡快回覆，再跟我說一聲。

〔名字〕敬上

正在氣頭上的郵件回覆

當你正在氣頭上，最差的處理方式就是把情緒帶到工作場合。為了避免這種情況，你可以經由事先寫好一份心平氣和的腳本，在情緒來臨時，跟客戶或同事溝通：

Hi [Name],

Thank you for your honesty and constructive feedback. I understand where you’re coming from, and think it would be helpful to discuss further.

Do you have time to add a call or cup of coffee to your schedule this week? I think it would be helpful for us to talk about next steps, and how we might avoid similar miscommunication in the future.

Best,
[Your name]

嗨〔名字〕，

感謝您有建設性和真誠的回覆。我知道您的建議都是合情合理的，也認為這對未來的合作有幫助。

所以想請問您本週有時間跟我喝一杯咖啡，或是打一通電話嗎？我覺得這會對我們如何進行下一步有幫助，也能降低彼此間溝通的誤解。

〔名字〕敬上

共享文件、作業流程

如果你剛好負責到部門的資料庫，或一些文件管理，就會很常有同事寄信請求你要共享某些資料。如果你剛好沒事，當然願意幫忙，但如果那天忙翻了，又收到這類訊息就會想要翻白眼。所以你可以先打好以下副本，以防手邊工作很多時，還得額外花時間解決這些例行公事：

Hi [Name],

Thanks for reaching out with questions about [procedure]!

We prefer to use [program], and I’ve outlined the process for [project] below:

[Insert numbered list]

If you have any questions along the way, don’t hesitate to reach out.

Best,
[Your name]

嗨〔名字〕，

謝謝你對〔檔案、資料〕提出的申請。

我會建議你使用〔程式名〕，針對這項〔專案〕的使用流程詳述如下：

〔插入資料連結〕

如果還有任何問題，請隨時跟我聯絡。

〔名字〕敬上

介紹同事給別人

手邊太多工作，行程都排滿滿了。但你有恰好知道有其他適合人選，你可以這樣打：

Hi [Name],

Thanks for thinking of me for this project. Unfortunately, my schedule is jam-packed this week.

I do have a coworker who has helped out with similar tasks in the past. I’d be happy to reach out to her and see if she has time to work on this.

How this sound?

Best,
[Your name]

嗨〔名字〕，

感謝您邀請我參與這項專案。不幸的是，我本週的行程滿到週末。

但我有個同事過去曾做過類似的專案。如果不介意的話，我可以幫你聯絡她，並幫忙詢問他是否有時間。

聽起來如何？

〔名字〕敬上

附加信件

「檔案如附件。」「FYI。」應該是經理人們最常使用的信件用語，不把它變成制式格式都對不起自己：

Hi [Name],

I hope you’re having a good day.

Here’s that document I promised you. Please find it attached below.

If you have any questions, please let me know and I’d be happy to answer your questions.

Thanks!
[Your name]

嗨〔名字〕，

希望妳今天一切順利。

你要的檔案如附件。

如果你有任何問題，請讓我知道，我會很開心。

〔名字〕敬上