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談 Google 管理,只看到免費飲料和員工福利?那可就搞錯重點了!

2017-06-05 整理‧撰文 張玉琦
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(本文出自《經理人月刊》2017 年 6 月號,封面故事:你也做得到的 Google 式管理

求職社群網站 LinkedIn 於 5 月公布了多個國家的最具吸引力的雇主名單,不意外地,美國區由 Google 蟬聯第一。

評比標準包括:品牌知名度;使用者參與度,比如有多少非員工請求和該公司員工建立連結、多少專業人士查看職缺頁、公司內容的觸及和參與度等;職缺吸引力,例如使用者查看和申請職缺的速度;員工留任率,新進員工是否工作滿一年。

Google 還有其他事蹟。今年 2 月,品牌顧問公司 Brand Finance 所公布的 2017 全球 500 大品牌價值排行榜中,Google 打敗了去年的榜首蘋果,從第二名躍居首位。Google 母公司 Alphabet 剛公布的財報也傳來好消息,2017 年第一季總營收為 247.5 億美元,較去年同期成長 22%。

這代表甚麼?Google 不僅很賺錢,而且員工樂於為它工作。

或許你會想到這是因為 Google 提供給員工的福利,你甚至會覺得,那是因為他錢多,口袋夠深。但對員工好、實施一套尊重員工的制度,真的需要揮霍嗎?不盡然,就以大家熟知的免費飲料和食物為例,是創辦人謝爾蓋.布林(Sergey Brin)和賴瑞.佩吉(Larry Page)草創時期就有,而當時提供的只是免費的玉米片和咖啡。

讓大家覺得工作有樂趣,是企業的職責

再來看看 Google 的工作環境,有迷你廚房、休閒運動空間、各種遊戲設施,但即便是執行長也和大家共享小而雜亂的辦公空間。前執行長艾力克.施密特(Eric Schmidt)在《Google模式》中解釋,像大學校園一樣的園區是創辦人的點子,但目的是希望創造像他們在史丹佛校園中活潑激發靈感的環境,讓員工喜歡在這裡工作,至於無關緊要的東西(例如依照年資分配的辦公室和豪華座椅),吝嗇無妨。Google 在意的不是物質享受,而是營造工作環境。換句話說,員工福祉其實是管理思維的體現。

Google 並非鼓勵員工玩樂,而是讓工作有樂趣。有了樂趣,主管不用盯員工也會投入工作,施密特甚至說「工作過度可以是好事,」最好的文化是邀請員工以有益的方式工作過度,讓他們在工作地點和家中都過得有意義又有趣。「所以,如果你是經理人,你的職責是使工作和生活都愉快充實,你的主要職責不是確保員工周而復始地每周工作 40 小時。」

怎麼做到呢?施密特的答案是,賦予員工職責和自由。白話的說法是,叫他們管好自己的事,尊重他們的空間和自由,他們會安排時間把事情做好。施密特說,許多年輕的媽媽同事會在晚上消失幾個小時再工作,就像 Google 台灣資深公關經理張聿嵐告訴同事的,晚上 6~9 點不會收發 e-mail,9 點過後心思又回到工作。前 Google 員工、現台灣大哥大基金會董事長張善政也說,Google 人非常尊重同事的假日生活,不僅周末不找人,發 e-mail 時還會考慮對方時區。

尊重員工不花錢,每家公司都做得到

Google 前資深人資長拉茲洛.博克(Laszlo Bock)在《Google超級用人學》中將此管理方式稱之為「高自由度模式」。他坦誠,打造這樣的環境不容易,因為管理的本質在於權力,這跟自由相牴觸。但他認為,企業應該把權力下放給員工,將決策權從主管手上交給員工或團隊;提供工作以外的學習機會;增加團隊合作的機會,讓團隊有更多自主權與自發組織的權力。他認為,去階級化、增加工作自主的管理方式,才是全球人才希望投身的企業。

觀察台灣企業,也有不少與 Google 英雄所見略同的政策。例如遊戲橘子去年開始實施不限天數的帶薪自主假,其實是在鼓勵員工自行安排完成工作的時間;104 人力銀行和中華汽車在公司內設立幼稚園,讓家長安心工作免去接送之苦;智邦科技在政府規定的有薪的育嬰假之外,還提供 10 個月帶薪育嬰假。休假絕非減損產值,若不能讓員工好好休假,代表公司的運作本身有更大的問題。

回到前面關於員工福利與成本的問題,博克的回答是,Google 做這些真的不花甚麼成本,甚至應該這麼說,「景氣最低迷的時候,更要以員工為重。」

延伸閱讀 /

1. 不只薪水高、福利好!Google 的工作為何吸引人?資深經理親身說法
2. 向 Google 學人才管理:員工不是被聘來「做工作」的!

繼續閱讀 組織文化

你也做得到的Google式管理

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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