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別搞砸了人際關係!4 個無意識的舉動,讓你成為同事心中的討厭鬼

2017-07-10 編譯‧整理 Eve
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大家都知道辦公室裡的討厭鬼是誰,他們總是看到每件事不好的部分,且永遠看起來悶悶不樂。和他們講話會讓人感到沉重、疲憊,之後也會下意識的想避開他們。

但有時,或許你已成為那個人人避之惟恐不及的對象,而不自知。想確認自己是不是那個不受歡迎的同事,你必須先知道人為什麼會有負面想法。根據畢根學院(Beacon College)助教 AJ Marsden 的說法,我們的負面思考是緣自於不好的經驗,當我們想到這些經驗,我們自然會把事情往壞的方面想。

如果你在與其他同事互動時曾有不好的經驗、事後又很後悔,就會陷入強烈的自我批判中。當你越常批判自己、沉溺在負面思考,那些不好的記憶就會被強化,連結負面經驗的神經也會更加茁壯,而當這些神經連結越強,接下來你只要碰到任何事,思考就越容易依循這些連結。

這些事已經在不知不覺中發生在你身上了嗎?以下是四個你可能已經成為職場中的悲觀同事、或是領導者的徵兆,讓我們教你一些小練習辨視那些負面想法、擺脫負向輪迴:

1. 總是專注於別人的錯誤

當員工辛苦工作一整天,主管卻只看到他做錯的地方,一定相當讓人沮喪。專家建議,和同事互動時,可以掌握三比一原則:三次正向互動、搭配一次負向互動。請永遠不要忘記稱讚同事,多注意那些在你提醒前就被完成的事,或是與他們討論那些可以達成的事、而不是沒做好的事。

2. 到處怪罪別人

悲觀的人在遇到問題時總想找人負責,但正向的人會把重點放在問題而不是個人。當事情搞砸時,你的重點應該是和大家一起解決問題,而不是攻擊他們。

但這不代表你不需要緊盯個別下屬的表現。你仍需隨時留意哪些員工在解決問題時遇到麻煩,並協助他們解決。

3. 無法放下過去

每個人都會犯錯,但專注在過去的錯誤只會讓你不斷重複悲觀循環。相較於沉浸過去,你更該想想自己能做什麼事、才能讓接下來有更多好事發生。

好比當你搞砸一次簡報、正在責怪自己的無能時,你該做的是認清這個負面想法大部分都不是真正發生的事、只是自己嚇自己;接著再想想你做對了什麼事、以及如何確保下次錯誤不會再發生。

4. 以恐懼激勵團隊

懂得操作負面情緒的領導者,或許能讓團隊在短時間內獲得成功,但恐懼終究不會每次都有用、負面能量也不會一直持續,長期來看更容易打壞團隊關係。更甚者,當領導者很悲觀,員工自然也害怕失敗,不相信自己能成就大事,只想打安全牌而已。

如果你不確定自己是否帶給團隊成員這些負向感受,快試著問問你的同事他們是否有被你激勵、是否覺得你相信他們、是否害怕失敗?

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你以為自己做比較快,其實是大腦在「走捷徑」!3 個交辦習慣,幫主管跳出救火循環

2026-06-05
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身為剛帶團隊不久的主管,你在部門週會前,把下個月活動提案交給 Kevin。你告訴他:「先照過去的格式整理一版,週會前給我看。」

兩天後,Kevin 把提案傳回來。你當初交代的,他都做了:照舊格式整理活動流程、排出時程,也補上預算表。但你讀到一半才發現,這份提案還不能直接拿去週會討論,因為它只回答了「活動要怎麼辦」,沒有整理出「主管現在需要決定什麼」。

這時再請 Kevin 重做,時間已經不太夠。你只好自己把受眾選擇、預算取捨和宣傳排序補上。改到一半,那個熟悉的念頭又浮出來:這不是第一次了,明明交出去的工作,為什麼最後又回到自己手上?

延伸閱讀:聰明主管都知道的領導矩陣:這樣分配工作,部屬能做得快又好

救火的習慣,是一次一次練出來的

這和大腦的省力機制有關。神經科學裡有一個概念叫做組塊化(chunking),當某些行為反覆一起出現,大腦會把它們打包成一套自動流程,不需要每次重新思考。背後的原理是突觸可塑性(synaptic plasticity),一條路走得愈多,大腦就愈會把它當成預設選項。管理工作也會形成一樣的慣性。

如果你過去是靠專業能力升上主管,遇到問題時,最熟悉的處理方式通常是自己下場。部屬做得慢,你補上;成果不如預期,你修改;時間快來不及,你直接接手。每一次救火,都讓「我來處理」這條路徑更順。

要改掉這個習慣,不能只靠提醒自己下次要放手。主管需要把交辦拆成幾個動作,在真實工作裡反覆練習。

習慣 1:部屬沒做到位,先問自己說清楚了嗎?

交辦失敗,常從一句看似清楚的指令開始。

「幫我做一份提案」「整理一下資料」「把客戶名單更新好」,這些說法在主管腦中可能有很明確的畫面,但部屬聽到的只是任務名稱。他不知道這份提案要協助主管做什麼決策,資料要整理到什麼程度,客戶名單更新後要拿來判斷哪件事。

比較好的做法,是在交辦前先把成果講清楚。主管可以說:「這份提案明天會用在部門週會,我需要判斷活動主打對象、預算取捨,以及哪個宣傳管道要先投入。你整理時,請把這 3 件事放在前面。」

這樣一來,部屬不只知道要做一份提案,也知道主管真正要拿這份資料做什麼。

習慣 2:交出去之後,設好 3 個回報點

有些主管擔心自己管太多,交出去後就盡量不問;等到期限前才發現方向偏了,又只好自己收尾。也有些主管剛好相反,一天問好幾次進度,最後部屬覺得自己只是照主管指令做事。

設立檢查點可以避開這兩種極端。 第一次回報,可以確認部屬是否理解任務;中段回報,可以看方向有沒有偏;完成前回報,則用來確認品質是否接近期待。 這些檢查點不是為了盯人,而是讓主管在還來得及調整的時候看到問題,也讓部屬知道什麼時候該同步,不必等到最後才猜主管滿不滿意。

習慣 3:任務交出去,資源也要跟著給

部屬第一次做某項任務,通常不會和主管一樣快。如果任務牽涉跨部門協作,或對方手上同時有其他工作,所需時間還會再拉長。這時,主管如果只用自己過去的速度估期限,很容易把部屬推進不可能完成的節奏裡。

交辦時可以先問:「你完成這件事需要哪些資料?有沒有過去範本可以參考?需要我先幫你和哪個部門溝通?」 缺資料,就給範本;缺經驗,就安排資深同事協助;卡在跨部門,就由主管先把路打通。當資源條件被說清楚,部屬才比較有機會把責任接住。

延伸閱讀:主管愈遲鈍,部屬愈能成長!懂交辦的好主管都做這 2 件事

方法都懂,為何回到工作現場還是改不了?

經理人

知道要交辦,和真正能在工作現場做出來,中間常差了一段練習。特別是時間緊急、品質要求高的時候,主管很容易又回到「我自己改比較快」的舊習慣。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配 4 週陪跑方案,陪你把交辦放回真實任務裡練習:

1. 改掉自己做比較快的舊反射: 很多主管知道要放手,卻會在時間壓力和成果落差出現時自動接手。陪跑設計透過每週任務與實戰作業,讓你在真實工作中練習重新定義成果、分配責任、留下檢查點。下次遇到類似狀況時,比較不會第一時間把工作接回自己手上。

2. 讓團隊真的接得住任務: 交辦失敗常來自目標、標準、權限與資源沒有說清楚。課程會帶你使用模板與情境練習,拆解交辦前、中、後該說什麼、問什麼、追蹤什麼,讓部屬更清楚自己要負責到哪裡,也知道遇到問題時該怎麼回報。

3. 有人陪你校準交辦盲點: 回到辦公室後,主管最容易卡在「我這樣算微管理嗎?」「現在該不該介入?」陪跑設計透過問題回覆與直播 QA,協助你把真實情境拿出來討論,慢慢抓到放手、支持與介入之間的分寸。

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