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聰明主管都知道的領導矩陣:這樣分配工作,部屬能做得快又好

2019-11-16 00:20:11
Managertoday
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《交辦的技術》作者小倉廣強調,把工作交辦出去,是做為主管第一件要學的事。如果主管無法順利交辦工作,會帶來雙重弊端...

(本文出自《經理人特刊:新手主管的帶人學》

「這件事交給部屬會不會搞砸?」「報到不滿3個月的新人,恐怕無法負責大型專案。」「這個專案太重要了,我必須自己動手。」行銷部門主管暗自盤算該如何交辦滿手的工作,遲遲無法下決定。

《交辦的技術》作者小倉廣強調,把工作交辦出去,是做為主管第一件要學的事。

如果主管無法順利交辦工作,會帶來雙重弊端:主管自己忙得團團轉,卻無暇規畫未來,造成工作效率低落。更糟的是,主管剝奪原本屬於部屬的工作,以致部屬成長空間受限,影響組織未來發展。

放手前權衡部屬能力,化解無法出手的障礙

《成功者的作法跟你不一樣》作者橫田尚哉接受《THE 21》採訪時指出,面對資深與新進部屬,主管交辦工作的方法必須跟著調整。

橫田舉例,如果交辦對象是新人或第一次做這件事的部屬,主管要用「明示」的方式詳細解說,例如,將部門會議紀錄中具體的處理細節告知部屬,如第一項要用什麼資料寫出重點;第二項……,以此類推,並確認部屬充分理解。

若是資深部屬,則可採用「暗示」方式,告知要達成的目的即可,達成方法則由部屬決定。例如,部門會議要達成某項結論,請製作出必要的資料,至於要用哪些資料、如何取得,就由部屬自己決定。

交辦前,主管若能事先權衡部屬能力成熟度與工作複雜性,再據此調整交辦工作時的溝通方式,將有助於化解交辦的障礙。主管可以秉持以下原則,藉交辦工作來發掘部屬未知的潛能。

交辦重點不只是工作,更在於責任

比方說,一位業務部經理發現,部屬交上來的提案計畫錯誤連篇,焦急地想:「等部屬改好不知要等到何時,還不如自己動手修改比較快。」

《交辦的技術》作者小倉廣指出,主管絕對不能貪圖一時方便就自行修正部屬犯的錯。

相反地,部屬出錯時必須由部屬自己修正,就算明知部屬不可能一次就把事情做好,主管也不能因為看不下去,就出手幫忙。因為只有讓部屬負責、盡責,才會進步,主管交辦的不僅是一項工作,更是一份責任。

然而,不是所有的工作都適合交辦,小倉指出, 陌生的工作、非緊急但重要事項和指派人力的工作,絕對不可以硬塞給部屬處理。

主管若是要交辦部屬陌生的工作,應該採取漸進方式,由主管先做給部屬看,再由部屬接手、主管從旁協助,最後才放手讓部屬獨立完成。

例如開發新業務、改善工作流程等,這些都是身為主管必須親自處理的工作,可以讓部屬以支援方式參與其中,並重複這樣的過程,讓部屬有機會逐步挑戰更重要的工作,而非突然將一切交給部屬。

「主管每次只教3件事,不必做的事情,也要確實告知。」《不懂帶人,你就自己做到死!》作者石田淳提醒,抱怨部屬工作不如預期的主管,都是因為自己要求太多。

石田強調,由於人無法一次記住太多事,因此主管指示部屬時絕不能貪心,最多只能一次提出3項具體要求。而在傳遞訊息給部屬時,主管如果能夠製作與必做清單相反的「不必做」清單,確認部屬沒有做不必要的工作,可更有效地提升工作效率。

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