部屬做不來,不一定是缺乏能力!交辦任務時,主管要注意的事


某位業務主管,他與往來廠商討論事情或拜訪客戶時,都會帶部下同行,用心做到一對一的指導工作。他也從不留一手,讓部下觀摩學習自己的業務技巧,心想:部下可以照著做。

「原來如此,事情是這麼完成的,我學到了一課。」看了主管的做法後,部下深感佩服,露出一副希望自己也能像主管那樣的表情。但實際將相同的工作交給部下時,卻怎麼也做不好,不是漏了一些主管認為「務必不能遺漏」的步驟或用詞,就是說明的時候,順序顛來倒去,根本稱不上是在跑業務。

主管指令不夠具體,只會讓部屬摸不著頭緒

能擔任主管職的人,基本上都是因為以往的工作表現優異,才會晉升到這個地位,而你也是一樣。

對主管職的你來說,「懂得怎麼做事」,已經變成一種習慣,不需要特別理由就能做到。所以,很可能連你自己都不完全了解「怎樣才能做好這件事」。這種狀況下,你要部下「模仿看看」,不會覺得太苛刻嗎?

擅長業務工作的人,就算有意教導部下具體做法,也可能會說出一些讓部下摸不著頭緒的東西。

「和客戶接觸時,只要站在他們的角度去想,自然就會有成果了。」 但具體而言,「和客戶接觸時,站在他們的角度去想」,是什麼意思呢?

菜鳥部下根本無法理解。這種抽象的指導內容,就跟主管說出「你就自己想,想到懂為止」沒什麼兩樣。

部屬培育不起來,是因為主管沒做到這兩件事

你可能心想:「開什麼玩笑,難道我指導部下,還得講到那樣清楚才行嗎?」

不過,反過來想,只要主管改變教導方法,部下必定可以成為能幹的員工。也就是說,部下能不能培育起來,決定權不在部下,毫無疑問的,是掌握在主管手裡。

部下不會做,只有兩個原因。

  1. 他們原本就欠缺能力嗎?
  2. 他們缺乏幹勁?

不,你的部下遲遲做不出成果的原因,只有以下兩個:

1. 不懂工作方法
2. 懂得方法,但不知道怎麼持續

也就是說,不會做事的部下,是因為你沒有把工作的「做法」,或是「持續的方法」,正確地教會他們而已。 或許你認為自己已經教了,部下卻不這麼覺得。請先有這樣的認知。

首先,關於第一點(不懂工作方法),確實有部分員工都已經進公司好幾年了,仍然不懂得工作的方法。

舉個例子,跑業務的時候,假如只是告訴部下「要注意自己的儀容」、「要好好問候客戶」、「要精準掌握客戶需求」,請當成部下完全無法理解。

譬如「好好問候客戶」這項,務必要「具體」告訴部下怎麼做、如何做,才算是做得到位。

  • 報上公司名稱與自己的名字時,聲音是不是清晰明白?
  • 問候時有沒有凝視對方的眼睛?
  • 鞠躬時大概要躬身幾度角?
  • 名片要怎麼遞才對?
  • 接過對方的名片時該怎麼接應?

唯有把這樣的檢核項目清楚告訴部下,他們才能學會跑業務時的問候方式。

接下來,第二點的部分(懂得方法,但不知道怎麼持續),是大家容易疏忽的。即使懂得教導部下怎麼做好工作,但懂得教他們如何持續下去的主管並不多。

好的成果,需要累積良好的行動才能產生。就算部下已經知道該如何工作、明白採取什麼樣的行動才叫良好,假如無法持續下去,就不會有成果。

並不是試著拜訪過客戶就了事,在和客戶簽約之前,還是必須持續去拜訪。除了工作之外,其他事情也如出一轍。例如,你應該有過這樣的經驗吧?當你打算減肥時,不外乎就是限制飲食,搭配做運動。但就算你充分了解「怎麼做」,也未必能持續下去。

這時,或許你會責備自己:「為何我意志力這麼薄弱!」但這種想法是錯誤的,它不是意志力的問題,你只是不知道該如何持續下去而已。同樣的,這種現象也會出現在部下的工作中。假如主管再怎麼教,都無法讓部屬學會做事方法,那就是教法有問題,不是他們的態度有問題。

下次,先釐清部屬到底懂不懂「做事的具體方法」再進行教導,或許可以幫你省去不少培育部屬的時間。

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資料來源 / 《不用翻白眼,也能搞定職場天兵:員工是做不來,還是聽不懂?讓行為科學教你如何輕鬆做主管》,天下文化出版。
圖片來源 / finda.photo

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