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Email總是愈回愈多?寄信前多想 1 件事,清空你的未讀郵件匣!

2019-11-12 18:00:45
Managertoday
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「我試著把我們的討論寫成文章。請看附件。你有什麼高見?」當你收到這個郵件時,會怎麼處理?是根據的問題,直接回覆,還是會稍微思考一下,並在回覆中附帶建議?《深度工作力》作者、喬治城大學(Georgetown University)電腦科學副教授卡爾·紐波特(Cal Newport)回覆信件最好的方式,是先花時間想一下:「信件裡談的專案是什麼,以及從製造信件的角度看,讓這個專案圓滿達成,最有效的流程是什麼?」

「上周很高興認識你,我希望能繼續討論我們談到的一些問題,想一起喝杯咖啡嗎?」
「我們應該繼續討論上次談到的研究問題。能否提醒我那個問題的現況?」
「我試著把我們的討論寫成文章。請看附件。你有什麼高見?」

上述三個例子,多數知識工作者應該一點也不陌生。因為日常生活中,就充斥著內容相似的電子郵件。當你收到這些郵件時,會怎麼處理?是根據問題直接回覆?還是會稍微思考一下,並在回覆中附帶建議?

《Deep Work 深度工作力》作者卡爾 · 紐波特(Cal Newport)指出,就是這一點點細節,決定你電子郵件是愈回愈多,導致工作一再中斷,降低效率,還是愈回愈少,讓我們能把更專注在工作,提早下班。

他認為,回覆信件最好的方式,是先花時間想一下:

「信件裡談的專案是什麼?從發信者的角度思考,讓這個專案圓滿達成,最有效的流程是什麼?」

基於上述 3 個問題,他在書中提供了回覆範本:

範本一:針對回覆「喝咖啡、社交」等小事

您好,我很樂於一起喝杯咖啡。我們在公司對面的星巴克見面 (地點)。另外,我下週一、三中午 12 點,和下午 3 點都可以 (時間)

如果你哪一個時間段有空,直接回覆我即可,我會將回信視為確認見面 (給予收到確認不回信的預期)。如果時間都不行,請直接打下列電話給我,我們再安排大家都可以的時間 (電話溝通)。期待與你見面。

範本二:針對回覆「研究、產品計畫」等大事

嗨,我們確實應該再討論這個問題。以下是我的建議:

下週先找個時間把你記得跟這個問題有關的內容,寫信寄給我 (把工作丟回去)。收到你的信後,我會加註記。同時開一個共用資料夾,加入我記得的內容。最後,我會在文件中標注三個最希望發展的三個方向。 (下一步該做什麼)

我們可以研究這些問題幾週,再約個時間討論下一步。我建議是從現在算起一個月後打個電話談談。我會隨信附上可以電話討論的日期和時間 (時間),你回信時再註明哪個最方便,我會視為確定時間 (給予收到確認不回信的預期)。期待和你深入討論這個問題。

範本三:針對回覆「交派工作」

謝謝你保持聯絡。我會讀過這篇草稿,並在週五寄回加上我的評論的修訂版 (時間),讓你知道有哪些地方可以改進,並完成最後的版本。之後,就全權交給你負責。(把工作丟回去)

在我寄回修訂版後,不必回覆這封信或做後續聯絡 (避免收到電子郵件),當然,除非你還有其他問題。

結論:回信最有效的 3 個步驟

紐波特在回信時,會先確認信件所指的專案,此處的「專案」是籠統的說法。它可能是明顯的大事,例如解決一項研究問題(第二封信),但也能用於像喝咖啡的小事(第一封信)。然後 花 1、2 分鐘思考如何以最少的信件往返,並達成理想結果。最後一步才是寫信。

應用這個方法,可以達成兩個目標,第一、有效減少收件匣的電子郵件,像約喝咖啡這種小事,一下約時間、一下約地點、一下他不行、一下你不行,可能就累積半打以上的信件往返。而每次閱讀信件,都會中斷當下工作,最後必須花更多精力回到原本工作狀態

第二、它能讓你不再掛念這件事。一般而言,如果收到信只是直接回覆,它就會變成「待辦事項」,一直掛在你心裡,讓你工作時一直想「好像有什麼事要做?」讓你更難專心,最後要花 3、4 個小時,才能完成 2 小時就能做完的工作。

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2. 正式 business email 寫法大公開,讓你職場大加分!

(本文整理自《Deep Work 深度工作力》,時報出版)