「上周很高興認識你，我希望能繼續討論我們談到的一些問題，想一起喝杯咖啡嗎？」
「我們應該繼續討論上次談到的研究問題。能否提醒我那個問題的現況？」
「我試著把我們的討論寫成文章。請看附件。你有什麼高見？」

上述三個例子，多數知識工作者應該一點也不陌生。因為日常生活中，就充斥著內容相似的電子郵件。當你收到這些郵件時，會怎麼處理？是根據問題直接回覆？還是會稍微思考一下，並在回覆中附帶建議？

《Deep Work 深度工作力》作者卡爾 · 紐波特（Cal Newport）指出，就是這一點點細節，決定你電子郵件是愈回愈多，導致工作一再中斷，降低效率，還是愈回愈少，讓我們能把更專注在工作，提早下班。

他認為，回覆信件最好的方式，是先花時間想一下：

「信件裡談的專案是什麼？從發信者的角度思考，讓這個專案圓滿達成，最有效的流程是什麼？」

基於上述 3 個問題，他在書中提供了回覆範本：

範本一：針對回覆「喝咖啡、社交」等小事

您好，我很樂於一起喝杯咖啡。我們在公司對面的星巴克見面 （地點）。另外，我下週一、三中午 12 點，和下午 3 點都可以 （時間）。

如果你哪一個時間段有空，直接回覆我即可，我會將回信視為確認見面 （給予收到確認不回信的預期）。如果時間都不行，請直接打下列電話給我，我們再安排大家都可以的時間 （電話溝通）。期待與你見面。

範本二：針對回覆「研究、產品計畫」等大事

嗨，我們確實應該再討論這個問題。以下是我的建議：

下週先找個時間把你記得跟這個問題有關的內容，寫信寄給我 （把工作丟回去）。收到你的信後，我會加註記。同時開一個共用資料夾，加入我記得的內容。最後，我會在文件中標注三個最希望發展的三個方向。 （下一步該做什麼）

我們可以研究這些問題幾週，再約個時間討論下一步。我建議是從現在算起一個月後打個電話談談。我會隨信附上可以電話討論的日期和時間 （時間），你回信時再註明哪個最方便，我會視為確定時間 （給予收到確認不回信的預期）。期待和你深入討論這個問題。

範本三：針對回覆「交派工作」

謝謝你保持聯絡。我會讀過這篇草稿，並在週五寄回加上我的評論的修訂版 （時間），讓你知道有哪些地方可以改進，並完成最後的版本。之後，就全權交給你負責。（把工作丟回去）

在我寄回修訂版後，不必回覆這封信或做後續聯絡 （避免收到電子郵件），當然，除非你還有其他問題。

結論：回信最有效的 3 個步驟

紐波特在回信時，會先確認信件所指的專案，此處的「專案」是籠統的說法。它可能是明顯的大事，例如解決一項研究問題（第二封信），但也能用於像喝咖啡的小事（第一封信）。然後 花 1、2 分鐘思考如何以最少的信件往返，並達成理想結果。最後一步才是寫信。

應用這個方法，可以達成兩個目標，第一、有效減少收件匣的電子郵件，像約喝咖啡這種小事，一下約時間、一下約地點、一下他不行、一下你不行，可能就累積半打以上的信件往返。而每次閱讀信件，都會中斷當下工作，最後必須花更多精力回到原本工作狀態。

第二、它能讓你不再掛念這件事。一般而言，如果收到信只是直接回覆，它就會變成「待辦事項」，一直掛在你心裡，讓你工作時一直想「好像有什麼事要做？」讓你更難專心，最後要花 3、4 個小時，才能完成 2 小時就能做完的工作。

延伸閱讀 /

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2. 正式 business email 寫法大公開，讓你職場大加分！

（本文整理自《Deep Work 深度工作力》，時報出版）