說話、溝通掌握 3 個重點,訊息不會被「已讀不回」


說話時,如果能簡潔明瞭地說出重點,往往能給聽眾留下你「頭腦清楚」「口齒清晰」的印象。同樣的道理也適用於你所寫的每一份文件、報告或郵件。

在這個資訊爆量、流通快速的時代,如果你傳達的訊息是別人根本不想看、根本不想聽,就注定是一場失敗的溝通。想要「抓住聽眾的注意力」,是可以練習的,試試從下列3種不同屬性的詞語做起。

1.關鍵字

如果不想履歷表、企畫書、e-mail被淹沒在一片文件海中被「快速略過」,就必須使用給人想繼續閱讀的「關鍵字」。

提筆前,先問問自己:「如果只要讓對方記住一個詞,那會是什麼?」「在文案中大量重複使用了哪些詞語?」「用一句話來總結,內容的主軸是什麼?」這麼做就可以明確知道,最足以精準傳達訊息的關鍵字是什麼了。

2.一句話

簡報中,若是不斷重複「換句話說」「也就是說」等導向結論的接續詞,這樣會讓聽者困惑你到底想說什麼,甚至失去耐性,開始分心。

想讓簡報脫穎而出,就要理解聽者需求,進而提出方案。人一次頂多只能認知13個字,所以要把重點濃縮成短於13個字的一句話,讓決策者在短時間內理解主旨。

3.連接詞

如同中文寫作的基本結構「起承轉合」,可以讓文章更完整、有邏輯。連接詞的作用也是如此,用法源自於英文,可以串連起每一個段落,使文章的節奏更加順暢與明快。

在簡報或發言中,妥善運用連接詞,聽眾可以清楚理解、預期你的談論方向與發展,更能集中精神聽你報告。在此列舉幾個常用的連接詞:

(1)傳達順序:

「第一……第二……第三……」「首先……其次……最後……」等。

(2)銜接結論:

「結果」「因此」「結論是」等。

(3)提出具體案例:

「最具代表的是」「比方說」「諸如」等。(本文取材自《30秒成功法則》,東販出版。)

重點提示

1.寫作有重點

在日常對話、看電視、閱讀書報雜誌時,看到從一堆字海中「跳出」的詞語,或是印象深刻的文字,立刻記下來,做為往後寫作、談話時的關鍵字。

2.替對方著想

若想簡報脫穎而出,就要先準確理解聽者的需求,再依此提出方案,被採納的機會就會提高。

3.談話有邏輯

妥善運用「首先」「其次」「再來」「最後」等連接詞,說話、寫作都會更有結構、層次,更容易被人接收。

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