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讀了超過100本教人「提高效率」的書之後,我學到了最重要的 8個秘訣

2019-11-22 06:03:23
Managertoday
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很多認真、努力甚至聰明能幹的人,都會不自覺落入「效率陷阱」之中,總是盡可能抓住任何空檔,想以最少的時間做更多的事情;然而,每一天結束時回顧自己,感受到的卻不是成就感,而是滿滿窒息感。

你也自認是工作認真的人嗎?每天幾乎都八九點後才下班,甚至經常把工作帶回家繼續做,從未打混摸魚,但事情卻老是做不完?

很多認真、努力甚至聰明能幹的人,總是盡可能抓住任何空檔,想以最少的時間做更多的事情;然而,每一天結束時回顧自己,感受到的卻不是成就感,而是滿滿窒息感。

如何把自己從「時間永遠不夠用」的困境中解放?讀了超過100本「增進生產力」的書之後,我學到了提高效率最重要的8個秘訣:

1.不要等著別人來幫你設定截止日期,而是自己先設定好

以前學生時代,我們總是習慣配合老師訂立的交作業時間,並盡可能去滿足老師的要求;來到職場,儘管客戶或主管也會設定截止日期,但並不像過去那麼有緊迫性,事情便因而延誤了。成功且有效率的人,會化被動為主動,自行設定工作時限,而不是等著其他人提醒你交件。

2.為每項任務估算所需時間

大多人都不會去計算自己完成一個項目需要花多久時間,也不太會特別去記錄自己在某一天的某一時刻做了什麼事情。但前人說了:「時間就是金錢」想要賺錢、想要提高生產力,首先就得像追蹤銀行帳戶一樣追蹤時間,進而做好管理工作!例如:利用時間表紀錄你在每項任務上花多少時間,並設定完成期限,你會發現,有些事情你浪費的時間可能比預期多很多。

3.把焦點從弱點轉移到你的強項上

人一旦缺乏自信,就會直想著要怎麼改進自己的缺點,而忽視了自己的優勢在哪裡,但這其實是本末倒置的! 最重要的,應是提升你的實力,而從你原來的強項再做強化或轉化,突破弱點的限制,絕對是最有效率的捷徑。

4.依照輕重緩急處理你的事情

依照事情的急迫性、複雜性和重要性,先排出優先順序,再進行處理,效率絕對事半功倍。舉例來說,你想提升演講技巧,打算讀20本自我提升的書籍來達成目標,但書籍量有點多,所以你決定專研速讀,那麼,最好的順序應是:先學速讀,接著用最快的速度讀完那些書。

5.重大的任務要分批處理

一整塊披薩放在你眼前,你絕對不會整塊咬著吃,而是切分成好幾塊取用。工作任務也是相同道理,當一個大案子來了,千萬別想一口氣解決,那會讓你沮喪到立刻舉白旗。聰明人會把它分割成許多小任務,並設定時間排程逐一消化,事情解決了,壓力也減縮不少。

6.聰明的人知道事情要妥善分工

事情做得最多的人,並不代表就是事情做得最好的人。不要想著每件事都攔在自己身上,因為一旦你想要一次做完所有事情,你犯錯的機率就會變高。試著練習把部分工作交給其他夥伴,分工合作,你才能更專注於你擅長或更重要的任務。

7.每天睡前,檢視你當日成果

一天結束時,花點時間回顧你當天表現如何,問問自己:我做得好嗎?我哪裡做得不好?為什麼有些事情沒有照計畫完成?明天怎麼做會更好? 誠實正視自己的問題所在,才能大幅增加目標達成率。

8.假設自己什麼都不懂

人最怕的就是變得自負,一旦自我滿足,就永遠都沒有進步和改進的餘地了。面對每一個任務和挑戰,即使你已經瞭若指掌,也要保持謙虛地去請教專家,並與夥伴討論,才能從不同角度,完整掌握事情的全部樣貌。

資料來源 / Lifehack

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