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一個Excel小功能,能讓老闆看到你的價值!快速做出「講重點」的表格資料

2019-09-23 07:26:18
Managertoday
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大量的資料和數據會讓人眼花,很難看出重點在哪裡,也無法據此下決策。其實,你只要利用Excel的一個小功能,就能簡單讓數據視覺化,馬上讓老闆看到重點。

如果你把公司的銷售數據整理成Excel檔,同事或老闆還是不容易看得懂!

大量的資料和數據會讓人眼花,很難看出重點在哪裡,也無法據此下決策。其實,你只要利用Excel的一個小功能,就能簡單讓數據視覺化,馬上讓老闆看到重點。

數據視覺化的小功能:設定格式化的條件

這個小功能,是在「常用」裡的「設定格式化的條件」。他可以按照你設定的規則,標註出符合規則的儲存格,Excel可呈現的方式包含醒目提示(填滿顏色)、資料橫條(類似長條圖)、色階、圖示集等等。以下介紹醒目提示的做法,其他的功能,你可以自己玩玩看:

一、選取全部的資料範圍,點選設定格式化的條件

Step 1. 先預設想特別標示前75%、前50%、前25%的資料。

Step 2. 繪製時,由資料量最大的開始設定。選取資料範圍B4:F8,點選常用功能區/樣式/設定格式化的條件/頂端底端項目規則/前10%。

劉文琇

Step 3. 在視窗中將百分比改成 75%,右邊的下拉式選單可以選擇標註的格式。

劉文琇

Step 4. 這次選擇「自訂格式」,進入「填滿」任意選擇顏色,但請選擇該色系中最淺的一個。

劉文琇

設定格式化的條件,愈晚設定的,會在愈上層,也就有比較高的優先權,因此我們設定時,需要從數據量最多的75%開始設定,依序為50%、25%,若反過來,則25%的顯示就會被75%的顯示遮蓋了。

而顏色的部份,我們也使用由淺至深的同色系配色,比較重要的資料以較深的配色來顯示,也會有比較重的強調感。

二、依照資料量大至小的排序,完成其他的設定格式化的條件

  • 重複剛剛的步驟,把百分比設為50%,請選擇與75%同色系中,較深一度的顏色。
  • 再重複一次步驟,把百分比設為25%,請選擇與50%同色系中,較深一度的顏色。

這樣就完成視覺化的報表囉!

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