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紙上生產力:免費列印 12 種高效率做計畫的筆記範本

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2018-05-08
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雖然我是個 數位筆記方法 的愛用者與推廣者,但我身邊有不少朋友喜歡紙本手帳,其中更進階者,不只是買本空白筆記本開始寫而已,還會自己設計許多筆記頁面,在筆記本裡黏貼各種計畫表、行程表、日記、行事曆,讓一本筆記最後變得鼓鼓的,但也承載了主人豐滿的想法與人生。

可能因為這樣的「耳濡目染」,我自己對於這些可以自訂、可以列印的「紙本筆記計畫表」 也很有興趣,陸陸續續做過一些研究,在電腦玩物寫過一些文章。

最近有位讀者傳訊來問我:「Esor ,我印象中你介紹過一個可以列印九宮格年度計畫表的網站,一下子找不到,你可以提供我連結嗎?」這讓我想到,說不定有些讀者想要找我之前介紹過的各種紙本計畫表範本,可能也一下搜尋不到?

於是今天我想做一次階段性的整理,回顧一下,發現居然也已經在電腦玩物介紹過十幾種獨特的、高效率的、不同主題的紙本計畫表範本,說不定有些你也漏掉了?就讓這篇文章為大家做一次總整理吧!歡迎分享給愛用紙本筆記的朋友。

1. Gridzzly 各種方格紙筆記線上 DIY ,客製方格筆記本免費列印

你需要空白筆記頁面,或想要方格筆記頁面?或是自己設計舒適的格點?那麼你很適合來這個網站,透過簡單的自訂,設計出自己的筆記版面,儲存為 PDF,以後需要筆記頁時就可以重複列印。

gridzzly-00.png

2. Mandalachart 幫你列印一張紙本曼陀羅九宮格年度計畫表格

若是要幫一整年做一個計畫,或是幫一個大專案做計畫,甚至像最近知名的棒球選手大谷翔平那樣用這個九宮格做出他的棒球人生計畫,這時候都可以試試看曼陀羅九宮格年度計畫表。

從中心開始,建立自己「四面八方」的目標,然後擴散出每個目標自己的九宮格實現計畫,可以幫我們很有組織地做出相對全面的思考。而列印出這樣的大張年度計畫,摺疊黏貼到自己的筆記本,就可以隨時提醒自己不要忘記目標方向。

Mandalachart-01.png

3. Lean Canvas 精實畫布線上協作與列印:用一張紙理清商業模式

如果你正在工作筆記上煩惱一個商品企劃、一個行銷活動規劃、或是在思考應不應該做出某項新產品?那麼或許可以利用這個線上工具來規劃出一張商業模式計畫表,同樣提供了列印成紙本,可以存放到自己筆記本的服務。

lean canvas cnvs-04.png

4. 更容易養成新習慣的規則設計表,我的特製範本下載

如果你覺得精實畫布離個人使用比較遙遠,那麼可以試試看我利用相似邏輯,設計出的「習慣養成規則設計表」,歡迎你參考我的填寫方法,並且下載我提供的各種格式檔案,同樣可以讓你列印後在紙本筆記上填寫與黏貼。

good habit-01.png

5. 解析一張結合番茄鐘的每日任務計畫表,紙本範本免費下載列印

這張紙上待辦清單的特別之處,在於結合了 番茄鐘工作法 的記錄功能,可以在表格中填寫自己花了多少個專注時間來完成工作,不只是一份完成了什麼事情的清單,更是自己一天中創造了多少 優質的時間 的記錄表

TimeManagement.png

6. 一張紙計畫表在考試、專案截止日前專注衝刺,心得範本下載

這是一張相對更複雜,但也相對更能控管高強度專注工作的計畫表,他一方面提供了掌控一整日每個小時的計畫清單,一方面也提供了待辦清單與番茄鐘記錄,兩相對照,你就可以在今天有限的時間裡,知道自己有多少可掌控時間,能完成多少工作。

這特別適合在「衝刺工作」時,列印到你的筆記本中使用,因為每一個小時的利用都要斤斤計較。

The Emergent Task Planner-02.png

7. 列印這張每日精力熱點圖,規劃事半功倍的個人生產力節律

規劃工作、養成習慣之前,其實有一個關鍵步驟,就是要先「了解自己」,例如了解自己的生理時鐘,了解自己每一天的精力高低起伏,這樣才知道應該在什麼時間,安排什麼工作。

這時候你可以在筆記本中列印這張精力熱點圖,起碼記錄一個禮拜,這樣你就能大概了解自己每天的作息型態、精力高峰,以後規畫任何事情時,更能在有效時間去做正確的事。

Evernote Snapshot 20180214 120540.png

8. 做計畫反而更拖延?練習「未計畫時間表」,自製範本範例下載

如果你覺得自己做什麼計畫都會拖延,或者感覺自己被時間追著跑,不知道有什麼時間可以做自己的事情?那麼這時候推薦可以列印這張「未計畫時間表」,先把自己確定已經被占用的時間填上,然後試著在接下來一周的空白時間裡好好利用每個空白時間,再為一周後的自己打分數。

這或許是一個更適合我們筆記本的行事曆格式。

un-schedule-01.PNG

9. Google 日曆列印成紙本行事曆、匯出 Excel 月曆的三種方法

或者我們還是會在數位行事曆上做規劃(因為這樣可以提醒與同步),公司也幾乎一定會利用到數位行事曆,那麼喜愛使用紙本筆記的我們,可不可以把接下來一個月的工作行事曆列印出來,黏貼到自己的筆記本呢?當然可以,如果你使用 Google 日曆,就可以試試看上面的方法。

你可能也會需要參考:「雙向同步 Outlook Google日曆教學:設定簡單的免費開源軟體」。

print google calendar-02.png

10. 2018 免費列印行事曆的 5 個方法:在筆記本準備漂亮年度計畫

當然,一定也有朋友想要直接列印空白的行事曆,自己在筆記本中填寫。而空白的行事曆有各種格式、各種設計,你可以在上面這篇文章找到你需要的。

calendar0508.png

11. TripJam 規劃出國自助旅行中文神器,最棒是可列印紙本行程表

最後來補充兩個跟旅行有關的計畫筆記範本。很多使用手帳的朋友,尤其喜歡在旅行途中使用筆記本的朋友,無論是旅行規劃時的資料、旅途的計畫、旅途中的人事物,都會記錄與黏貼到筆記本中,看起來筆記更加豐富又充滿回憶。

而如果要設計出一張專業的旅行行程計畫表,可以試試看 TripJam 這個線上工具,幫我們快速安排好行程,然後就能列印出一張有各種重要資訊、簡單易讀的行程清單。

tripjam-14.png

12. 截圖與列印紙本 Google 地圖路線、紙本我的地圖行程規劃教學

在旅行筆記本中,一定有的就是列印出來的一張張地圖,要怎麼列印出地圖呢?上面這篇文章我提供了詳細的教學,從簡單的,到專業的,像是下圖這樣同時有行程表與地圖,都可以列印出來,放入我們的筆記本中。

print google maps-08.png

以上就是我在電腦玩物測試過,甚至有些我實際使用過一段時間的紙本筆記範本,整理成一篇,根據筆記頁面、待辦清單、行事曆計畫、旅行需要來排序,希望能對使用紙本筆記的朋友有所幫助。

喜歡這篇文章的朋友,歡迎繼續參考:「十大創意手帳內頁 DIY 下載網站:免費列印年計畫表」,或者你說不定想在數位裝置重現紙本筆記的感覺:「Mori手帳:手機重現手帳創作,輕鬆製作生活感手帳日記可匯出」。而除了紙上生產力,也分享可以試試看的聽讀生產力:「聽讀生產力: iPhone 朗讀螢幕的 9 種考試、學習、工作活用法」。

如果你真的準備列印了,可以參考:「不需買印表機也免隨身碟, 7-11 全家雲端列印超方便教學」。

(本文出自電腦玩物

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別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

2026-05-25 整理‧撰文 / 陳清稱
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部門會議上,業務經理交辦了一項工作給部屬,部屬問:「這項工作什麼時候要完成?」經理答:「愈快愈好!」多數主管對於工作期限該如何制定,經常只是隨口敷衍部屬,事前既沒有自行評估設想,過程中也不曾追蹤詢問提供協助,結果當然不如預期。

主管該如何精確估算部屬工作所需時間?《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹提出制定工作期限的 3 項要領:

延伸閱讀:派任務給部屬,多久追蹤一次才好?一張圖,秒懂優秀主管的領導哲學

主管交辦工作前,3 原則估算完成時間

首先,主管可根據過去經驗推算,預估完成類似工作所需時間;若是遇上沒有相關經驗時,可以詢問有經驗者的意見,判斷可能需要的時間。

其次,判斷該項工作時間是可變動的,還是固定的。判斷的標準在於,事先確認有哪些可運用的資源(人力、物力、財力),比如說,有些工作可藉由追加人手或外包,來縮短工作時間,但也有些工作完全無法假手他人,則需安排更多時間,確定能夠及時達成目標。

最後,每項工作都要預留緩衝時間,以因應臨時的變化,若是共事的成員或利害關係人比較多的工作,必須保留更多緩衝時間,讓負責的部屬有時間進行溝通,加強團隊合作。主管了解完成一件工作需要花多久的時間,就可避免對部屬提出不可能的要求,或是制定出過於鬆散的完成期限。

主管交辦工作後,3 技巧追蹤工作進度

在設定部屬完成工作的時間後,主管可運用以下 3 項技巧,設定工作期限,有效追蹤進度。

1.一天一次、一周一次,定期溝通:《交辦的技術》作者小倉廣建議,可採取「一天一次、一周一次」定期溝通模式。一天一次追蹤時,可由部屬主動提出日報表與團隊分享,避免一天到晚追問,造成雙方關係緊張;等到一周一次的定期面談時,再與部屬進行一對一深入討論。

2.把大任務拆成小任務,設立中程期限: 遇到龐雜的大任務時,主管必須帶領部屬將大任務分解成幾項小任務,從旁提點部屬簡化複雜工作的技巧。例如,將業務流程大任務分解成整理業務、製作業務流程圖、編寫公式化手冊等小型任務,再針對各項小任務設定完成期限。

3.依照部屬的能力與成熟度,決定討論工作的方式: 對於能力成熟的部屬,採取放任形式;對於能力尚未成熟的部屬,從旁給予強烈的指示;對於有能力但動力不足的部屬,則要加強精神上的鼓舞;對於有熱忱卻能力不足的部屬,就必須多給予工作上的指示。

延伸閱讀:交辦工作要衡量員工抗壓性!心理學研究:視情況調整管理方式,才能真正提高效率

別讓交辦變「丟包」,高績效主管的授權防守線

掌握了工作期限與進度追蹤的技巧,但回到辦公室,你是否依然陷入「自己做比較快」的救火泥淖?

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2. 可套用的實戰模板 ➔ 解決「交辦後失控」的焦慮
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資料來源 / 《交辦的技術》,大樂文化

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