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別被待辦事項追著跑!CEO 的 4 個工作規劃術,拿回時間自主權

2019-11-22 08:05:36
Managertoday
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Evernote 是許多人常用的記事軟體,而 Evernote 的執行長克里斯‧歐尼爾( Chris O'Neill )更透過 Evernote 管理超過一萬份記事,內容囊括待辦事項、工作目標、開會備忘錄、以及小孩的功課等。而除了使用記事軟體,歐尼爾還活用下列 4 種工作規劃法,讓自己能在工作上有源源不絕的產出:

Evernote 是許多人常用的記事軟體,而 Evernote 的執行長克里斯 ‧ 歐尼爾(Chris O'Neill)更透過 Evernote 管理超過一萬份記事,內容囊括待辦事項、工作目標、開會備忘錄、以及小孩的功課等。而除了使用記事軟體,歐尼爾還活用下列 4 種工作規劃法,讓自己能在工作上有源源不絕的產出:

1. 為每個工作天訂定一項主題

上班族每天光是處理 Email 和待辦事項,或許就已讓人暈頭轉向,忘記真正的工作目標。

為了避免落入這種陷阱,歐尼爾為自己的每一個工作天設定一個主題。好比歐尼爾將周一設定為處理 Evernote 商業計畫,具體行程包括領導層會議、與員工單獨面談以解決各項問題等。周二則為全公司會議日,會議上鼓勵員工過去一周的成就,同時凝聚各國及各部門同事的共識,確保大家都在往同一個目標前進。周三是行銷及客戶回饋日,實際工作內容包括將使用者回饋實際落實到軟體改版上等。周四則是產品及招募日,上午歐尼爾會深入檢視產品的發展路徑及未來規劃;下午則會與應徵者面試,確保公司能順利招聘到所需的人。

最後一個工作天,歐尼爾會回頭檢視本周是否有未處理的事項,並規劃下周的工作項目。

2. 事先規劃、列出先後順序

歐尼爾一共有 9 個 Google 日曆,管理從私人到工作生活每天的行程。根據歐尼爾所述,他會依團隊的每季目標決定每日的工作行程,並輔以事前詳細的規劃及明確的工作順序,確保整體期程能讓整個團隊有足夠的時間完成該做的事。

3. 別讓 Email 掌控你的工作時間

為了不讓 Email 過度影響工作進度,歐尼爾進辦公室後的第一件事不是查看 Email,而是先完成前一晚寫下的今日待辦事項,利用早晨精力及創造力最充沛的時候,完成本日最應該要完成的三件事。

對歐尼爾來說,回覆 Email 形同是由別人幫你決定要做哪些事,因此他一天只會查看信箱兩次,並設定自動分類功能以區隔不同類型的信件。

歐尼爾另外還有兩個處理信件的原則,一是若一封信件能在兩分鐘以內回覆完畢,他就會當下處理;二是若一封信件需要較長的處理時間,就會轉寄給其他同仁、或是存入他自己的 Evernote 中

4. 盡量減少會議

過去歐尼爾的團隊每兩周就會召開全員會議、更新每個部門的運作狀況,但歐尼爾認為這樣太浪費所有人的時間,因此他改為只與八名核心幹部開會,會議若沒有預定議程,他就不會參加;若有議程的會議,他也會確保有人製作完整的會議記錄,讓會議上的意見能真正反饋到工作內容上。

資料來源 / FastCompany