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讓員工深度工作!外國企業正在做的管理新制:一整天不用回 Email、通訊軟體

2019-11-19 11:14:05
Managertoday
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薩芬妮(Marcela Sapone)和蓓克(Jessica Beck)在 2014 年創辦 Hello Alfred 提供家政服務 App 後不久,就將周三訂為「恢復日」,允許員工不用前往客戶家中或公司,在工作日中間提供一個沉澱與反省的喘息空間。一年後,當她們發現自家員工每天都陷於各種科技無法脫身後,又進一步實施了「科技減量日」。

薩芬妮(Marcela Sapone)和蓓克(Jessica Beck)在 2014 年創辦 Hello Alfred 提供家政服務 App 後不久,就將周三訂為「恢復日」,允許員工不用前往客戶家中或公司,在工作日中間提供一個沉澱與反省的喘息空間。一年後,當她們發現自家員工每天都陷於各種科技無法脫身後,又進一步實施了「科技減量日」。

在每周一次的科技減量日裡,她們鼓勵員工不要一直盯著手機瞧,把電子郵件與其他即時通訊軟體都關掉,且不贊成使用內部通訊系統 Slack 。用於社群媒體的張貼資訊,會被要求在前一天準備好。

身為科技公司主管的 Hello Alfred 這麼做,是希望為一個普遍的問題找出解決之道:

人們在社群媒體和電子訊息系統間來回分神,導致工作時欠缺注意力。

這個政策鼓勵員工擺脫「不斷線」的狀態。為企業提供相關諮詢的托克斯(Martin Talks)說:「在 AI(人工智慧)日漸普及的時代,我們所有人都應發展自己的 EI(情緒智商),EI 是機器人仍難具備的技巧。你無法透過不斷察看手機的電郵、訊息推播或狀態更新,像台自動化機器般來做到這個。

英國維京管理公司每周三下午會要求全體員工關閉電子信箱一小時,執行長貝力斯(Josh Bayliss)認為,這段時間有助人們離開辦公桌相互交流,但他也坦承:「一開始大家都非常不知所措。」

薩芬妮表示,「科技減量日最初也曾遭遇抵抗,因為人們感到自己是被命令這麼做。想辦法正面說明這件事很重要,我們向員工解釋了背後的意圖」。她表示語言是關鍵,必須表明這是個「邀請」而非「強制規定」。

Hello Alfred 的軟體工程師最初對科技減量政策嗤之以鼻,但後來發現這給予他們空間去處理招聘等問題,且不受干擾地聚焦於深度工作。

協助企業實施科技減量的倫敦新創企業 Founders Factory 設計部主管莫里斯(Claire Morris)說:「如果不是所有人都參與,那麼計畫將會失敗」,尤其是資深主管,必須說到做到,否則情況將一片混亂。

流行於北歐校園的 Hold,是一款可用減少使用智慧手機來換取積分獎勵的 App。該公司也用自家 App 來鼓勵員工少當低頭族,如每周開會時用手機時間最短的人即可得到獎勵,如一頓午餐。

暫停使用手機,即可累計積分的 Hold App

Hold 共同創辦人馬斯森(Maths Mathisen)說:「如果你一直掛在網上,同時又一直想著工作,遲早你的心力會耗盡。

薩芬妮表示,Hello Alfred 剛開始推行「恢復日」時,客戶對此感到不解,但經過解釋這將有助提升服務品質後,人們都能夠接受。客戶並未因此流失,反而適應這種做法。

(本文出自經濟日報