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讓主管了解你的工作狀況,是你的責任!談「向上管理」的藝術

聯強集團總裁

(1952年-)出生於教師家庭,名字是爺爺取的,期許他能「與書為伍」。

職涯三十五年,杜書伍雖以成功的將聯強國際經營成為亞洲第一大、全球第三大的高科技通路商著稱,但私底下更像一位酷愛觀察與思考,以洞悉事物原理與根源為樂,並好與人分享觀念的教育家。著有《打造將才基因》、《將將》等書。

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一般人都認為,我努力盡心盡力的工作,是我的職責;而主管必須了解我工作的狀況,那是主管的職責!
 
聽起來很有道理!主管的職責本來就是要管理部門,所以分工指派工作,掌握部屬的工作進度與品質,都是主管要負責的;因此主管應「主動」去了解部屬的工作狀況,倘使沒有了解掌握,是失職的主管。所以,盡責的主管除了隨時接受部屬求見報告討論工作外,都會安排定期約談了解。

但是,假如部屬缺乏「讓主管了解你的工作狀況,是你的責任」的認知,經常不自覺會陷入「有問有答,沒問沒答」、「有問簡答」甚至刻意「避重就輕」。所以,即使主管定期「約談」部屬,仍然無法真正、完整的了解部屬的工作狀況。
 
甚至部份嚴重缺乏此一認知的部屬,即使發生重大事件,也不會想到要立即報告主管。也就是說,當一個人不主動想讓別人了解,別人是很難了解的!所以,面對這類部屬,盡責的主管就越不放心、越沒信賴感,而會加重關注;反之,愈主動讓主管了解工作狀況的部屬,彼此之間就越有信賴感、越有默契。

隨時與主管保持適度的互動,將有以下好處:

  1. 工作事物的疑惑,經由討論而獲得共識,提高效率。
  2. 高頻度觀摩學習主管的經驗、判斷及觀點。
  3. 工作的困難障礙,能獲主管的支持與協助解決。
  4. 主管因充分的理解而產生互信,而避免誤解。
  5. 能力狀況、績效内涵被充分認知。

一個充分溝通建立默契的團隊,是要主管與部屬雙方都有「對的觀念」、「對的方法」來互動,你今天可能只是部屬,用對方法不但贏得主管信賴、加速自身成長,也提高了成為幹部的機會。今天你是主管,會希望部屬用這種觀念與你互動;但你也是部屬,所以如何跟你的主管互動默契與效益最佳,也是相同的道理。
 
所以,公司在提倡部門主管要「系統化管理」,必須建立規律化的部門會議,並且定期與部屬個別約談;同樣的,每個人都同時身為部屬,每個月也都要將自己的工作完整的整理規劃,透由「月報」讓主管「充分、完整」的了解自己的工作狀況。這就能達到上下充分溝通、層層建立默契的環境。

(本文出自「杜書伍」粉專)

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