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這類型的老闆,讓人好有衝勁!高人氣主管都懂的 3 個帶人技術

2019-11-22 00:40:29
Managertoday
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公司內部常發生的各種問題,大都是缺乏溝通所導致。而對主管而言,最重要的一點就是與部屬之間的信任感,良好的關係就是建立在強而有力的互信基礎上,要讓部屬覺得「有這樣的主管讓我有衝勁」「願意跟隨這個人」,領導者就必須積極互動、主動溝通。

公司內部常發生的各種問題,大都是缺乏溝通所導致。而對主管而言,最重要的一點就是與部屬之間的信任感,良好的關係就是建立在這強而有力的互信基礎上。要讓部屬覺得「有這樣的主管讓我有衝勁」「願意跟隨這個人」,領導者就必須積極互動、主動溝通。

平時就要建立順暢的溝通,時常詢問部屬「有困難嗎?」

1. 及早了解部屬面臨的問題

我認為社長最重要的工作之一,就是像從前沿街叫賣的小販一樣,主動接觸每個員工。即使是社長,如果不主動發問,也未必能全盤掌握公司內的大小事,反而容易忽略員工的心聲。

所以,我會在公司內還有各分店繞來繞去,詢問大家「有困難嗎?」一旦員工遭遇困難,最有能力解決的人就是社長。因此,我認為到處詢問員工是否遇到困難,應該是社長的工作。換成部長、課長這類中階主管也是相同的道理。

藉由主動詢問部屬「有困難嗎?」可及早掌握問題,進一步研擬對策。

此外,遇到部屬就詢問「有困難嗎?」,部屬會覺得可以跟這位主管商量很多事,久而久之,會在主管詢問之前就主動提出問題,積極討論

一般來說,當部屬遇到困難時不太會主動找上司商討。但如果主管經常主動詢問,部屬也會覺得開口更容易。當問題變得嚴重之後,解決起來就需要更多的資源與能量,重點就在於最好能在還不嚴重的階段就及早因應。

當然,也有主管一個人沒辦法解決的問題。這時候就再跟高層的上司討論。先掌握、理解部屬面臨的問題,再呈報必須靠上司解決的部分,這就是中階領導者重要的角色。

「我們課長不願意跟我們討論,也沒什麼主動的作為。」如果讓部屬有這種感覺,就不配當個領導者。

2. 以「輕鬆但堅持」的態度詢問

有時即使主動詢問部屬「有什麼困難嗎?」對方可能也只會回答「沒問題」。雖然多問幾次或許會讓對方覺得厭煩,但仍然要反覆多問。可以在詢問的時候抱持「輕鬆但堅定」的態度。

不要用「上對下」或是「質疑對方」的態度, 而是輕描淡寫的發問。

不要問「那件事情進行得怎麼樣了?」而要採取像是「那件事情有什麼困難嗎?需不需要幫忙?」的口氣。話語中避免帶有「我覺得不太順利」的意思,而是不著痕跡的讓對方感覺到:「我知道你很努力,但是不是遇到瓶頸了?

過去我在公司的前輩教我:「下屬需要上司幫助的時候,時常難以親自說出口。」身為領導者,我一直把這句話銘記在心。當個領導者,絕不能把事情全丟給部屬,必須隨時提供適當的支援。

要將部屬的想法轉達給上司,上司的理念傳達給部屬

1. 不能說「沒辦法」「這是上頭的決定」

身為領導者有些話絕對不能說出口,說了只會影響其他人的士氣。這句話就是「這是上頭決定的」。

中階主管身在公司高層與基層之間,必須扮演雙方的橋梁。

站在這個立場,若說出「這是上頭決定的」,就等於放棄了自己的使命,甚至會因此同時失去部屬及主管的信任。

「這是上頭決定的,沒辦法啊。我也覺得莫名其妙。」說了這句話,就等於根本不需要中階主管一職。

中階主管接到上司指示時,得先自行了解該業務的內容,同時必須理解這項工作的意義和必要性,以及跟其他業務的相關性。要是無法理解,就要向上司確認,自己了解後,用簡單易懂的方式對部屬解釋,同時下達指示。

要將部屬的提案或報告上呈時也一樣,先要理解內容,再加入自己的意見提交給主管。面對上司時,要將部屬的說法以自己的話來說明。

萬一這個提案遭到部長否決時,連理由也不問,或者問了之後自己也不能接受,卻對部屬說:「我覺得很不錯啊,但部長說不行就是不行。」這麼一來完全發揮不了作用。

部長究竟為什麼不採行這項提案呢?你必須先找出能接受的理由,萬一無法信服,就要更進一步追問。要是無法接受,事後也沒有好好對部屬解釋,就會立刻失去部屬對你的信任。

假設即使提案遭到否決,但部屬知道你曾為此向主管力爭,相信日後會死心塌地跟隨你。

2. 理解目標詳細內容,再用自己的話來說明

即使是公司的大方向與年度目標等事項,中階主管也該先行正確理解詳細內容,再用自己的話來向部屬說明。如果部屬有疑問,必須不厭其煩一再說明到對方能了解為止。

「我也覺得莫名其妙啊,但這是高層的意思,只能照辦啦。」要是這樣告訴部屬,對方會認為:「既然你也覺得莫名其妙,為什麼不向高層爭取呢?」

中階主管要匯集部屬的想法轉達給上司,同時要將上司的意向清楚明瞭的讓部屬理解,因此是公司裡非常重要的角色。

善用正面詞彙鼓勵部屬,不使用負面的詞彙

1. 不要只會說「做不到」

不知道是天生個性使然,還是曾經受過什麼創傷,總之有人凡事都以否定的態度來面對。

「一定辦不到啦。」「不管做什麼總是不順利啊。」這類負面的詞彙,會讓聽的人心情也變差,連帶降低了其他人的士氣。

主管千萬不要使用這類詞彙。

思考「該如何把事情做好」,朝著成功的方向激勵部屬,並下達指示,這才是領導者該扮演的角色。

當然,部屬之中也會有人一聽到主管的指示就說些「做不到的理由」。「因為 ○○ 所以做不到。」「因為 ○○ 所以沒辦法。」連嘗試都沒嘗試,就直接說辦不到,是因為沒幹勁呢?還是沒能力去做?遇到這種狀況,必須要確實指導部屬。

另外,也有一種人會把做不好的理由歸咎到他人或是公司。「那個部門不願意幫我 ○○。」「公司不願意支援 ○○。」我把這類人稱為「不願意一族」。

這種人不善盡自己的本分,只會把做不好的理由推給他人或公司。像這樣開口閉口都是抱怨、不滿的人,不僅在工作上不會有好表現,也很難有幸福的人生。

2. 用言語為周遭增添活力

日本自古以來有個詞, 叫作「言靈」。意思是言語的背後隱藏著神奇的力量,據信自己說出的話具有一股力量,最後會帶來如同這句話的結果。也就是言語會化為現實。

動手嘗試之前先說「反正做不到」「不可能」的人,保證不會成功。因為沒有實際去挑戰,自然沒有任何成功的可能。相反的,永遠保持積極正面的態度,思考著「該怎麼做才行?」「一定能找出一條成功的路!」「有沒有什麼方法能清除障礙呢?」這種人才會得到成功之神的眷顧。

此外,看到這麼積極進取的人,身邊的人也會忍不住想助他一臂之力,希望他能成功。

在公司裡很少有單打獨鬥的機會,幾乎都是團隊合作,或者跟其他部門協調。因此,

言談正面的領導人,會帶領周遭的人保持積極正向的態度,也更容易將工作帶上成功之路。

領導者是團隊中帶來最大影響的人,如果領導者正向進取,整個團隊也會顯得很有活力。身為領導者,要記得言談必須保持積極正面。

(本文整理、摘錄自《圖解帶人的技術》,今周刊出版)