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為什麼工作都做不完?拖垮你效率的 10 個壞習慣,請快戒掉

2019-11-13 13:34:49
Managertoday
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工作中被打斷,容易讓人感到壓力、焦慮,進而影響工作表現。雖然我們都知道保持專注的重要性,但你真的準備好揮別那些惹人心煩的瑣事了嗎?若辦公室裡就是有個愛聊天的同事、響不停的電話、以及各種看起來很緊急卻不該由你處理的事,該怎麼辦?

工作中被打斷,容易讓人感到壓力、焦慮,進而影響工作表現。雖然我們都知道保持專注的重要性,但你真的準備好揮別那些惹人心煩的瑣事了嗎?若辦公室裡就是有個愛聊天的同事、響不停的電話、以及各種看起來很緊急卻不該由你處理的事,該怎麼辦?

這 10 種會害你分心的工作情境,你都遇過嗎?這些壞習慣,請一定要戒掉:

一、不斷收信

大家都習慣透過 email 溝通,但由於收件時間你無法掌握,常會有未如預期出現的 email 及其隨之而來要處理的事,導致你原本規畫的待辦事項不斷變動,最後可能一件事都無法完成。

你可以這麼做: 設定一個收 email 的時間,否則你的時間都會拿來處理別人的急事。除了有些一定得透過 email 才能完成的工作,其餘時間一天收 3 次信就已相當足夠。而最適合的收信時間點,可以設在開始工作後 2 小時、午休後、以及工作結束前 1 小時

二、不斷收到訊息的通訊軟體

通訊軟體常在我們不注意下,大大增加工作的緊張和焦慮程度。在某些需要即時溝通的狀況下,通訊軟體能幫上大忙,但若你的工作完全被通訊軟體綁架、在上面進行無止盡的討論,就該適時做出改變了。

你可以這麼做: 為使用通訊軟體設下界線,讓你的同事知道何時不該預期你要即時回應。

三、回電話

時常回覆電話會讓你沒時間做真正該做的事,但你又無法禁止別人打電話給你。

你可以這麼做: 當你接起電話,讓對方知道你已收到他的要求、但會在稍後再處理這件事。若不想接電話,你也可以設語音信箱,或請有非當下需要緊急處理事項的同事改以 email 和你連絡。

四、協助同事

多數的工作都是團隊合作,但我們還是會需要自己的時間。有些時候我們也必須在自己的工作、和協助別人完成他的工作中拉扯。

你可以這麼做: 堅定的讓對方知道你必須先完成自己的工作,若你能先做事,稍後會很樂意協助對方。

五、和同事聊天

辦公室裡總是有熱情、愛聊天的同事,雖然有人聊天是件不錯的事,但有時他們並不知道自己正在拖延別人的工作時間。

你可以這麼做: 如果你是在獨立辦公室裡工作,可以把門關上;若不是,當同事來隔間報到,你可以善意詢問對方是否可以等到你完成手邊工作。如果即使這樣,同事還是無法理解你的暗示,你可以更明確的告訴對方你現在正需要專心處理一項工作,無法跟他聊天。

六、混亂的桌面

乾淨的桌面可以為你省下大把時間。研究指出,一般人平均每周花 4.3 個小時在桌上尋找紙張,而這段過程會帶來更多壓力和挫折。

你可以這麼做: 花一點時間為各種檔案歸類,好比把文件依緊急程度分類等,並把不需要用的紙張丟掉,讓你的工作桌面能更整齊有效率。

七、沒有列工作優先順序

沒有設定工作優先順序是效率殺手。如果你面對一堆待辦事項卻不知該從何下手,那你如何最有效的創造最多工作產值?

你可以這麼做: 在工作前一天決定各事項處理的優先順序,建立一個小小的清單,確認你一抵達辦公室後要做的事;在離開辦公室前整理桌面,讓你明天一來就能立刻開始處理公事。

八、不時查看社群網站

調研機構指出,每個美國人平均至少有 3 個社群媒體帳號,另外有 51% 的臉書使用者承認他們每天會上很多次臉書;4 成則說他們很難改掉這個習慣。

你可以這麼做: 在午休的時候滑臉書,善用 20 秒原則 ── 把手機放在不容易拿到的地方、或是刪除 App,讓你無法輕易使用臉書,久了我們自然就會放棄這個習慣。

九、感覺無聊

當我們被賦予一些我們沒有興趣的任務、或是例行性的事務的時候,我們會失去認真專注的動機,進而分心開始做其他事。

你可以這麼做: 換個想法,想想如何增進工作效率。列出 3 個你的工作能促成的事情,讓你對工作重燃信心。

十、同時處理多件事

研究顯示,當我們處理多件事會降低工作效率。我們的大腦並不會等到完成一項工作後再切換到另一件事,而是會在不同任務間啟動、暫停,這個過程將消耗大量腦力。

你可以這麼做: 列出工作優先順序,一次處理一件事,等到事情完成再做下一件事。

資料來源/Lifehack