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別用「緊急、重要度」決定工作順序!高績效工作者都有的職場智慧

2019-11-13 09:33:47
Managertoday
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整理出有哪些工作要進行,決定優先程度,依序列入每日的待辦清單 ── 這麼做確實能讓工作有效率地進行,但其中卻也存在陷阱。請想想,決定待辦清單的順序時,你是否都是用「緊急度」和「重要度」來判斷呢?

整理出有哪些工作要進行,決定優先程度,依序列入每日的待辦清單 ── 這麼做確實能讓工作有效率地進行,但其中卻也存在陷阱。

請想想,決定待辦清單的順序時,你是否都是用「緊急度」和「重要度」來判斷呢?

但,緊急度和重要度的決定權,不一定在你手上。

比起「緊急度」,要以「有成果」的工作為優先

例如,主管說「趕緊處理這個」,業務同事突然插件「這個估價單麻煩改好,在今天下午 4 點前給我」。由此可見,掌握決定權並不在「你」,而是會被「對方」給影響左右。

事實上,你是不是也常為了對方的一句話,而忙得團團轉?

所有時間管理術的書都會告訴你,安排事情的先後順序時千萬不要忘了「緊急度低、重要度高的工作」,但對業務的執行者來說,明明緊急度才是最優先的。在此希望大家能了解,在「緊急度低、重要度高的工作」中,有很多是將來可能成為生計的工作,或你原本該做的工作。所以,為了別人的「急事」而忙得顧此失彼,那可就得不償失了。

請你調整決定工作優先順序的主軸。用「適任」和「能做出成果」這兩個思考主軸來整理工作。「適任」是指符合你的個人特質。也就是,不用特別要求自己或幹麼,就能輕鬆、快速完成的事;能夠讓更多人對你說「謝謝」的工作。「能做出成果」是指以一個工作而言,可以得到讚賞、達到成效的事。

你應該「現在立刻」做的事

在職場上,「適任」又「能做出成果」的工作絕對是最該優先處理的。

愛吃的菜,或許可以留到最後才吃,但是在工作上可就不同了。愈有甜頭的愈要先吃,不然的話,沒甜頭的工作就會接二連三地以急件的名義到你手上。

只要是最有甜頭的、「適任」的、「能做出成果」的工作,就不要客氣,儘管優先排入行程裡。一旦做出成果,別人就無法抱怨。能做出成果的工作,就是你擅長的事。既然是擅長的事,自然能樂在其中又得到漂亮的結果。接著,別人就會產生「那種工作果然要交給你做,最有保障」的評價,之後便會有愈來愈多有甜頭好吃的工作找上你,良性循環就此形成。

三采文化提供

優先度次高的是,「適任但做不出成果」的工作。具體來說,就是能讓你的技能提升,或是能成為未來生計的工作。如果拒絕此類工作,只是一味挑能嚐得甜頭的工作的話,可是暗藏危機的。

單單依靠目前擁有的技能,總有一天會被職場淘汰。因為當你的競爭對手、後進晚輩的工作能力愈來愈強時,那些有甜頭的工作有可能被搶走。再說,無論甜頭再怎麼好吃,只做同樣工作的話,遲早會讓人產生惰性。

請取 10% 的工作時間來做這類「適任但做不出成果」的工作,當作「投資」。

以「Post-it」便利貼而聞名的 3M 公司,有一條不成文規定,那就是可以將 15% 的工時,用在自己喜歡的研究上。是的,許多大型外資企業會將 5% 至 10% 以上的預算和時間,用在對未來的投資上。

以「適任」和「能做出成果」來思考的話,就無須在意對方的緊急度和優先順序。如果是你擅長又想做的工作,就一件件地接手處理;若不是你擅長或想做的工作,就交給其他合適的人去做。

讓合適的人來做,才能輕鬆快速地做出成果。這麼一來,被交辦工作的人也能贏得好風評,形成雙贏的關係。

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(本文整理、摘錄自《努力,不如用對力》,三采文化出版)