大小事都要管，難怪天天忙不完！一個時間管理矩陣，釐清你真正該做的事

早上一進公司，翻開待辦清單，有十幾項工作等著你處理。往往埋頭苦做，回過神來早已天黑，但清單上卻還有三分之一的任務還沒畫掉，實在頭痛要命！看起來每個都很重要、都很急，也因此造成事情多到做不完、壓力爆表、身心俱疲……

其實，想高效率處理完工作並非難事，《哈佛商業評論》提供了一個矩陣圖：讓你結合自身的最大優勢、經驗和能力，有條不紊地重整上班節奏。透過詢問自己以下幾個問題，將待辦清單上的任務分類，就能幫助你決定事項的優先順序；若你身為主管，你也能藉由它找出應該委派出去的內容。

象限 1：優先順序

找出最急、最重要，並且能夠發揮自己長才的事項。

1. 哪些是既緊急又重要的任務？
2. 有什麼最關鍵的技能、知識，只有我能提供？
3. 哪些任務，充分利用了我的獨特才能？
4. 我沒完成任務的話，會如何阻礙別人的進度、對他人產生什麼影響？
5. 我在過程中的瓶頸是什麼？

象限 2：忍受程度

人們對於不喜歡、不討好的工作，往往會想排在後面一點的順位。不過，若是最近因為晉升或組織重組，而接下不熟悉的新任務，或者正在學習新領域的知識技能，建議你離開舒適圈，把讓你感到痛苦的任務往前提，從多做、多練習中快速熟悉，就能降低該事項帶來的煩悶。另外，也藉此審視為什麼重要的事情，會讓你焦慮或拖延，拆解它並找出解決之道。

1. 哪些必要任務使我不舒服、不開心？
2. 我知道自己在哪些事情上不可或缺、但卻不喜歡它迫使我做哪些事？
3. 當我想到或執行什麼任務時，會引起我的焦慮或壓力？
4. 即使我知道哪些任務很重要、很關鍵，卻依然可能拖延它們？

象限 3：提升生產力

有些事務讓你很忙碌，卻沒有增加太多價值。找出讓你做了老半天、卻用處不多的任務，試著減少它們，或以更有效率的方法完成，把省出來的時間，投注在真正有生產力的事情上。

1. 哪些任務帶給你快樂，卻花費你太多力氣與精神？
2. 哪些是你相信有價值，但其他人卻不以為然的工作？
3. 你發現自己卡在哪些雜務中，深知時間和精力應該投資到其他地方？

象限 4：委派事項

盡量將職能外、非你擅長的工作，交給真正的專家處理，將時間集中執行最有效能的工作。

1. 哪些事重複性高且乏味？
2. 哪些是價值低的工作？
3. 哪些任務可能很重要，但並非你的長處所在，可以外包給專家？

當你把待辦清單的事項，依照上面建議分門別類後，時間將能妥善被運用在我們能做、且又是最重要的任務上，讓我們發揮最大的工作效率。

資料來源 / Inc.