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經理人月刊第 170 期

愈懂休息,工作表現才愈好!3 張圖,幫你隨時保持 100 分的工作狀態

2019-01-09 整理‧撰文 張良姿
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(本文出自《經理人月刊》2019 年 1 月號,封面故事:深度工作力

對於總是上班一路「坐到」下班的工作者來說,全心投入工作一段時間之後,可能會產生疲憊的感覺,如果不休息一下,立刻投入下一件待辦事項,反而會減損下一項工作的效率,但每項工作之間,該如何「休息」,才能提高接下來的工作效率?

1. 生產性冥想:沉澱思緒,遠離焦慮事務

許多成功人士分享日常習慣時會提到,冥想讓他們在忙碌的工作中獲得平靜、緩解壓力。《冥想》作者斯瓦米.拉瑪(Swami Rama)指出,冥想有利心念休息,可以讓身體、呼吸和心靈沉澱,進而使思維變得清晰。

《深度工作力》更提出生產性冥想,透過散步、慢跑、淋浴等需要體力、不用腦力的活動,集中注意力思考一個最迫切的問題,讓你產出有創意的想法。《冥想:每天,留3分鐘給自己》指出,進入冥想最有用的方法是專注在呼吸,你可以在位置上閉上眼睛盤坐,停止思考 15∼20 分鐘,剛開始可能會出現許多雜念,此時提醒自己晚一點再想讓你分心的事,將注意力導回呼吸上。

冥想.JPG
經理人月刊第 170 期
  • Step 1:用鼻子吸氣 3 秒鐘,想像把吸入的空氣都積存在丹田。
  • Step 2:腹部內縮,花 10∼12 秒從嘴巴慢慢吐氣。想像空氣從丹田往嘴巴的方向推去,經過頭頂,然後吐氣。吐氣時間大約是吸氣時間的 4 倍(花吸氣 10 秒,就花 40 秒吐氣)。持續練習深呼吸,就可以延長吐氣時間。

2. 午睡 20 分鐘,有效消除疲勞

午餐過後總是讓人昏昏欲睡,這時候,你可以利用午睡,讓疲累的身體和大腦恢復活力。

睡眠分為快速動眼期與非快速動眼期。睡著時會先進入非快速動眼期,再進入快速動眼期。其中,非快速動眼期約 40~50 分鐘,分成 4 階段,《為何我們喜歡興奮,需要緊張?》作者川崎康彥指出,午睡要達到休息最佳效果,最好在非快速動眼期的第一、二階段醒來,即 20 分鐘,因為第三、第四階段大腦已進入沉睡狀態,若在此時醒來,反而會更昏沉

午睡 20 分鐘.JPG
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3. 安排分心時段,讓意志力有機會休息

習慣分心已是現代人的通病,為提高專注力,許多書籍建議一天一小時,或一周一天斷網練習,但《深度工作力》指出,與其一味強調專注,不如安排「分心時間,減少消耗抑制分心的意志力

善用分心時間能提升工作狀態。美國未來研究所資深研究員珍.麥高尼格(Jane McGonigal)指出,許多電動在轉變大腦狀態上,和冥想有類似效果,如果想讓身心平靜,不妨打電動改善心情、恢復體力,但每次只能玩 20 分鐘,避免沉溺

安排分心時段.JPG
事先安排分心時段,在這個時段可以上上網、聊天、打電動等,其他時間以外完全避開使用。藉由減少分心次數,強化控制注意力的肌肉。
經理人月刊第 170 期
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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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