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從 email 就能看出一個人的專業!頂尖工作者都有這 4 個好習慣

2019-10-20 05:55:03
Managertoday
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不分公司內外,只要光看對方電子郵件的寫法,就知道這個人會不會工作。讓人一目了然的電郵,包括以下 4 個要點:

不分公司內外,只要光看對方電子郵件的寫法,就知道這個人會不會工作。讓人一目了然的電郵,包括以下 4 個要點:

一、「標題」寫清楚

有些人寄來的電郵,標題只寫「辛苦了」或「我是 ○○ 公司的某某」,但這種標題無從得知你是為了什麼事情來信;再說只要看寄件人,就知道這是誰寄來的信了,為何還要寫兩次呢?

對於忙碌的人來說,這種無法從標題得知內容的來信真的很麻煩,點閱的優先度也會下降。有鑑於此,各位的信件標題應該寫得清楚、簡潔,當內容主題隨著信件往返改變時,就該更改標題。

舉個例子,當你發出了標題為「開會時間調查」的電郵,收到與會者的回信後,若你只是單純回覆,標題就會變成「Re:Re:開會時間調查」,收件者無法直接從標題得知,開會時間到底確定了沒。

報告、聯絡、商量三步驟 ②:讓 Email 一目了然的四個訣竅
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這種時候,大家只要把標題改成「開會時間已確定【7/6(三)14:00】」,收件者就不需要打開信件,便能知道會議時間,十分方便。

二、正文內容從「結論」破題

即便只是想調查開會時間,還是會有人像寫作文一樣,滔滔不絕地從「為何要開此次會議」、「委託人的想法」、「希望能有什麼成效」等不相干的主題談起。這種流水帳式的信件在商場上是大忌,因為收件者想知道的只是「此次會議與何種主題有關」,以及「對方希望自己做些什麼」。

儘管一般信件的開頭都會稍微寒暄,不過打完招呼後就該馬上進入正題,並且以結論破題,讓對方在第一時間知道你要幹嘛。

三、以「條列式」寫出候補選項

舉個例子,在調查開會時間的信件中,若一長串地寫出「開會時間暫定 7 月 4 日(一)、6 日(三)下午或 11 日(一)上午,不知大家哪個時間比較方便?」就顯得拖泥帶水不好懂;但如果改成條列式,大家一看就知道有哪些時間可供選擇。列出條列選項時,可使用「●」讓選項更加清楚(目的在於讓人一眼注意到選項,因此不適合使用太小的「‧」或容易與圈號搞混的「○」)。

四、善用「換行」或「項目符號」讓郵件更清楚

電子郵件本來就是迅速告知對方重要事項的工具,因此寫法也應該力求簡潔。 在同一個段落裡的逗號或句號處換行,是基本原則。 此外,以條列式提及日期或成員等相關資訊時,一般不會使用辨識度較低(意即線條較細)的引號(「」),而是使用【】凸顯該資訊的存在,如此一來,對方就能一眼看見你的重點。

範例

下面的電郵內容,便是依據上述 4 個要點寫成的範例,供大家參考。只要在寫信時多用點心,就能大大提升你的傳達能力,下次就試著這麼寫看看吧。

標題 :開會時間調查
正文
○○部長 您好:

我想針對暑期企畫的展覽會安排一場會議,
請就以下三個時間,告知您方便的時段。
● 7/4(一)10:00~17:00
● 7/6(三)13:00~16:00
● 7/11(一)10:00~15:00
煩請於【6/28(二)17:00】前回覆,感謝!

(本文整理、摘錄自《這樣下指令,工作急.展.開!》,遠流出版)