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從「年薪百萬」到「年薪千萬」!暢銷書作家的工作建議

2019-11-19 11:21:31
Managertoday
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你是怎麼決定一天的工作?多數時間管理書籍,都會教導讀者每天上班前(或前一天睡前)要將今天(或隔天)的工作列成清單(To-Do List),每天早上開始只要按部就班完成,就能毫無遺漏地把工作做完,避免時間虛耗。

(本文出自《經理人月刊》特刊:改變人生的整理術

你是怎麼決定一天的工作?多數時間管理書籍,都會教導讀者每天上班前(或前一天睡前)要將今天(或隔天)的工作列成清單(To-Do List),每天早上開始只要按部就班完成,就能毫無遺漏地把工作做完,避免時間虛耗。

然而這些工作中,真的都是你需要做的嗎?美國暢銷書作家、普林斯頓大學(Princeton University)客座教授提摩西.費里斯(Timothy Ferriss)在部落格上指出,

對於改善工作效率,「決定自己『不做什麼』往往比要做什麼更重要」。

費里斯透過剔除工作,從每天工作 14 小時,變成每周工作 4 小時;收入從每年 4 萬美元(折合台幣約 123 萬),變成每月 4 萬美元,累積年收入 48 萬美元(約新台幣 1473 萬元)。關鍵之一,就是寫下自己的「不做清單」(Not To-Do List)。

透過這份「不做清單」,提醒自己哪些工作「絕對不要去做」,確保真的把時間花在「重要而有價值」的事情上,思考與評鑑哪些工作的回報,比較需要投入的時間與精力,和對組織與自己的價值。

至於如何設定自己的 To-Do List 與 Not To-Do List?可以參照以下 3 步驟:

步驟 1:了解時間價值,選擇最有利的選項

日本頂尖律師、《工作,要用對方法》作者莊司雅彥表示,取捨工作時最重要的前提,就是了解自己的「時間價值」是多少,做到「機會損失最小化」,也就是判斷自己如果改做 A 工作而不做 B 工作,兩者之間的潛在收益相差多少,然後儘量選擇最有利的選項。

例如一位律師時薪 100 美元,但他打字速度也很快,一份 10 頁文件只要 30 分鐘就能完成;而雇來的打字員時薪 10 美元,但 10 頁文件卻要打上 60 分鐘。

乍看之下,律師應該自己從事打字的工作;但進一步計算,律師把打字工作交給打字員,自己專心處理核心業務,1 小時可賺 90 美元(100-10);倘若自己打字,雖少了打字員薪水開支,1 小時卻只剩一半時間可以專心處理業務,收入等於只剩 50 美元,相比之下更划不來。

莊司強調,其中最重要的思維,就是認清 「你擅長的事情,不一定是最有價值的工作」 ,就算某件事自己做起來又快又好,但如果交給別人更適合,也要勇敢取捨,避免把所有事情都攬在自己身上。

步驟 2:建立年度目標,確認事情取捨標準

前日本東京之星銀行(Tokyo Star Bank)執行長羅倫斯.巴奇(Lawrence Budge)在《日經 Associé》訪談中表示,評定工作的取捨時,還必須加入自己對於人生的各項目標,才能讓工作取捨成就自己最大的價值。

巴奇表示,原本自己也是採用「時間順序」進行工作清單的安排,每天早上檢視清單,確認自己在幾點幾分有什麼活動,然後逐一完成。然而隨著自己愈來愈沒有時間與家人相處,身體狀況也開始下滑,他決定做出改變。

他將所有活動區分為「自我管理」「人際關係」「社會服務」和「工作」4 大類,並在每年年初時,針對這 4 大類寫下細部項目的年度目標,例如「自我管理」中的「身體」,年度目標是「每天運動」;「人際關係」中的「妻子」,年度目標是「每周和太太約會一次」;「工作」中的「當前問題解決」,年度目標則是公司的企業理念等。

然後每天在檢視工作清單時,先將各項工作區分為上述 4 類,接著再逐一檢視每一項是否符合該類的年度目標,就能明確工作的輕重緩急,甚至哪些事情可以直接捨棄不做了。

步驟 3:擬定 Not To-Do List,有效縮減每日工作

日本軟體公司 Cybozu 創辦人青野慶久,從最初創業時的 3 人,到如今內外相關員工超過 700 人,身為社長的他卻沒有請任何祕書,所有工作都自己一手安排,能有效掌握繁多工作的關鍵,就在於他每天確認 To-Do List 和 Not To-Do List。

青野在《The 21》雜誌專訪中表示,自己隨時都有 3 張待辦清單,分別是「今天要做的事」「今天不做的事」以及「當下不做的事」。每天,他會先將當天要做的工作羅列出來,放在「今天要做的事」清單上;接著檢視其中哪些工作其實沒有那麼必要,移至「今天不做的事」清單中,只留下真正必要的工作,「這就是有效幫每天工作瘦身的關鍵,」青野強調。

然而,有些事情可能只是一時沒空處理,所以才移到「今天不做的事」清單中,並不代表可以就此無視,因此青野還有第三個「當下不做的事」清單,透過檢查「今天不做的事」,把一些可能「不緊急但重要」工作移到「當下不做的事」清單中作為保留,日後找機會再移回「今天要做的事」清單,如此一來,就不會遺漏重要的事情。

藉由 Not To-Do List,削減無謂的工作。
經理人特刊第 22 期