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工作效率低、容易分心?腦部「斷捨離」SOP,幫你重啟大腦執行力

2019-11-22 15:14:35
Managertoday
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投入任何需要專注發揮創造力的工作之前,你需要先為自己的身心靈營造合適的工作環境,否則,要想思慮周全,幾乎是不可能的事情。

投入任何需要專注、發揮創造力的工作前,你需要先為自己的身心靈營造合適的工作環境,否則要想思慮周全,幾乎是不可能的事情。

我們總貪心地想記住生活中所有細節,但這正是其中一項使我們分心的來源。 記得每件事,只會使我們的認知超載,難以專注在眼前首要任務上。唯有暫時將那些細節拋諸腦後,讓腦袋挪出一些空間,思考才能變得更加清晰明快。

這個概念來自於全球知名生產力管理大師艾倫(David Allen),他在《搞定!》一書中所建立的 GTD(Getting Things Done)法則,而這種將腦袋放空的技巧又稱之為 「心靈掃除」 ,可藉由釋出我們記住的記憶雜質,使我們更輕鬆進行批判式思考與重大決策。

以下是執行「心靈掃除」的方式:

首先,尋找可以冷靜下來、舒適又安靜的空間,接著進行 1~2 分鐘深呼吸。當你開始覺得放鬆了,便可遵照 GTD 法則的提示,找出心中浮現的任務和承諾,這些待辦事項就會像泡泡一般一一浮現;隨著思緒上升至腦內,便可將這些事項一一歸類,並花 1-2 分鐘重新檢視。

不過,別急著處理腦中浮出來的事項,而是簡短地寫在紙上,將原來試圖記憶的那些細節從腦袋移轉到紙上待辦,釋出腦容量,然後就別再耗費腦力記憶它們,只需將思緒放到下一個待處理的新任務上,你會發現工作起來會更有效率。

核心需求與個人健康

壓力:睡眠、休息、冥想、放鬆
有助心智專注的飲食:吃、喝、營養、補充水分
健身:運動、身體強度、身體延展性、病痛、個人護理
健康:身體檢查、牙齒護理、視力、聽力、皮膚、心理健康檢查與檢測
娛樂:旅遊、嗜好、競技運動、學習、個人發展、娛樂、社交、閱讀

家庭與朋友

重要他人:紀念日、生日、表達感謝的重要節日、計畫、家庭活動
孩子:教育、學校、寶貴時光、生日、活動、約定
親屬:父母、祖父母、祖孫、延伸家庭、接下來的活動
朋友:活動、幫助、計畫
社交:組織、宗教、社區
日曆:生日、假日、節慶、學校修習日、宗教活動、會議、慶典

個人環境與財物

家庭:清潔、整理、改善環境、環境維護、居家安全、物資補給
個人:衣著、充電品、個人物品、情緒管理
財物:房地產、車子、運動器材、工具、儲物空間與物品

事業與專業發展

教育:訓練、認證課程、會議、工作坊、線上課程
計畫:目標、可以請教的前輩、指導教練、履歷、線上個人履歷
聯網:標的對象、後進、社交、工作聚餐、社交媒體

工作計畫與承諾

管理:狀況匯報、風險管理、公開決定、系統維護、溝通、預算與趨勢預測
人:面談、成效回顧、指導教練、賠償金、雇傭
人力資源(HR):補助金、工資表、工作能力、聘僱、核銷

財務管理與長期規劃

應付帳款:抵押貸款、租金、日常開銷、保險金、信用卡、借貸、稅金、設施維護、訂購款、服務費
資產:房地產、銀行帳款、商品、保險箱
投資:稅務規劃、借貸投資、遺產、慈善捐款
長期規劃:學校教育、退休、保險、醫療照護指示、遺囑、文件證明

社群與社會責任

地方社群:鄰居、公民社群、學校、社區社群
選舉與政治:地方、學校董事會、法院、警務單位
組織:宗教、社會服務、食物銀行、志工、教育、慈善機構、母校

上述這些分類標籤,只是一個概略的大方向,你可以加入其他個人需求,甚至刪除不必要的選項,視情況修改清單,並將此列入行事曆中,設定為每週寄件提醒,藉此提醒自己定期執行清空大腦的作業,成為例行公事。

你會發現,腦內斷捨離,比空間斷捨離更紓壓;隨著學會如何不被瑣事干擾,思慮變得清晰暢快,保持高效狀態絕非難事。

資料來源/Inc.