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別讓效率逼死自己!面對這 4 種情境,「浪費時間」才是對的

2019-03-20 編譯‧整理 Vincent
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通常談到時間管理,大家都會教你有效運用時間,將時間壓縮到最精簡、發揮最大值,尤其是工作,似乎不能浪費一絲時間,以免做不完。

但有時候,浪費時間是一門很重要的學問,如果當你浪費時間不做事,卻思考了更重要的布局,那對於整體工作是很有助益的,由此可見,什麼是「浪費時間」並沒有正確答案。

《Fastcompany》雜誌網站分享了 4 種「浪費時間才是對的」情況,下次不妨停下腳步好好「浪費」一下時間喔!

1. 當你需要好好放鬆時 ── 請學會放空

經過一整天疲累的工作,你的大腦真的需要休息,至於每個人讓大腦休息的方式可能不盡相同,有的人喜歡運動、有的人喜歡散步,有的人就喜歡躺在沙發看電視。

無論哪種方式,下班後請你記得,給自己 30 至 60 分鐘「放空」時間,清空腦袋、什麼都不想。好好放空後,你的腦袋才能充電,面對隔天上班時的挑戰。

2. 當你需要消化情緒時 ── 請學會發洩

不管公事或私領域,如果遇見令你難過、憤怒的事,記得放下手邊事情,找個人或找個地方宣洩一會兒、處理好自己的情緒,以免影響正常工作效率。

假設你跟同事起衝突,讓你不開心,你可以找一名信得過的同事跟他談談心情,聆聽第三方意見。

或許你習慣自己一個人面對情緒,那你可以好好寫下想法,思考一下如果做法不同,今天衝突還會不會發生,從這次衝突中是否學到了什麼?負面情緒可能一時半刻無法消化,但好好處理負能量,總比一整天悶在心裡做事不暢快來得好。

3. 當你必須好好做決定時 ── 請靜心思考

像排隊買東西、通勤搭車這種零碎的時間,我們通常會滑手機處理一些公事,但這種時刻其實很適合靜下心,什麼事都不做,好好思考一些更重要的課題,比如職涯轉換、個人未來規劃等,或是你單純想出國旅遊卻還沒想好目的地,也可以趁這種時間想想旅程。

有趣的是,通常放下手邊工作、浪費時間放空時人會特別有靈感,放鬆蓄積的能量最具爆發力!

4. 遇見值得你享受的事物 ── 請細細品味

當你到登上白雪皚皚的高山時,沿途的雪景、山頂的空氣、特殊的植被,都值得你細細品味,這時心無罣礙才能真正享受當下。當你學會好好享受當下,生活也會變得更快樂。

雖然浪費時間有時是好的,但這不代表你可以虛度人生、凡事擺爛,該火力全開完成任務時,還是要專注衝刺啊!

資料來源 / FastCompany

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逐字稿直接丟進去!免費下載「會議紀錄整理師」AI 工作流,ChatGPT、Claude 都能用

韋惟珊
2026-09-30
韋惟珊
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在某個大雨滂沱的晚上,超級感謝有 7 位一天一 AI 的讀者來體驗我做的「會議紀錄整理師」AI 工作流。現在,我要把它免費開放給你用了!

今天來跟你分享,一天一AI PRO 設計出的 AI 工作流,到底可以幹嘛,並且讓你試用看看。

首發就是「會議紀錄整理師」,這是我自己最常用的工作流之一。有了它,會議上我都可以集中精神發表意見,之後 AI 再幫我統整即可!

除了省時省力、釐清待辦,我還多做了一點巧思:區分出討論項目與決議。那些會議上討論過的,但根本沒結論的事情,我請 AI 幫忙抓出來。

這個工作流可以到一天一AI PRO 的官網下載,裝進你的 ChatGPT 和 Claude。具體怎麼做?往下看圖卡吧。

還想看哪些內容?歡迎點此連結跟我分享~

AI會議紀錄怎麼做?「會議紀錄整理師」自動整理逐字稿

會議紀錄整理師是什麼?

每次會議我會取得同意後錄音,一結束就把逐字稿丟給 AI,呼叫「會議紀錄整理師」技能來做紀錄。

逐字稿的錯字多、內容散亂、缺乏說話者資訊,通通沒關係,這個技能可以通過一串設計好的流程,區分是哪種會議(進度追蹤、規劃討論、解題決策)來決定紀錄的重點,最後產出會議紀錄通知信+留存版的完整紀錄文件。

AI整理會議紀錄最大亮點:自動區分討論、決議與待辦

最有感的亮點:區分出討論項目與決議

看完「會議紀錄整理師」整理的紀錄,第一印象一定是「很清楚、有結構」。

但細看會發現,它除了幫你列清楚待辦事項,也會提醒你會議缺失的資訊,例如沒指定負責人、沒確定截止日期、哪些是拍板的決定、哪些決議沒討論完、哪些人的意見有衝突。

同件事反覆討論怎麼整理?AI只抓最後拍板結論

結論回掃:同件事來回討論,AI 只認最後的拍板

開會常常一個議題反覆討論,前面說「先用 A 方案」,後面又改口「還是 B 好」。一般 AI 整理會把兩個都列出來,會搞不清楚到底選了哪個。

「會議紀錄整理師」有「結論回掃」機制:以最後一次明確確認為準,早期被推翻的版本會被歸類到「否決了什麼」,不會讓過時的決策混淆你。

與會者有誰?例行會議可以沿用團隊設定

與會者有誰?例行會議可以沿用設定

第一次使用,直接貼逐字稿就能跑。

AI 遇到不認識的人名或職稱,會在結尾列出來問你:「這位是誰、負責什麼?要不要記下來?」你回覆後,它就建立你的團隊記憶檔。

下次再開相同主題的會議會自動沿用,提高會議紀錄裡名字、職稱、待辦事項隸屬的正確性。

ChatGPT、Claude怎麼安裝「會議紀錄整理師」?

下載後怎麼用?

註冊登入一天一AI PRO 官方網站,找到「會議紀錄整理師」的立即下載按鈕,下載 zip 檔。

Claude 網頁版的用戶,從Setting→Skills→右上方Add選擇→Upload skill→上傳 zip 檔。

ChatGPT 網頁版的用戶要是付費版:開一個新對話→選擇「工作」標籤→在對話框上傳 zip 檔→輸入「幫我安裝到個人雲端技能」。

完成設定後,重整頁面、開新對話,在對話框輸入「/」或是「@」輸入「會議紀錄整理師」就能把技能呼叫出來,再把會議逐字稿貼給它就行了。

AI會議紀錄還能怎麼用?散會前確認、累積成專案進度報告

散會前就做紀錄、同專案紀錄能做成進度報告

我在每個會議結束前,都會速跑紀錄,現場確認與會者的理解都一致。

同一個專案的會議紀錄累積起來,還可以變成專案進度簡報給主管看:這個月做了哪些決策、還有哪些待辦沒完成、風險有沒有被處理掉。

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