我在電腦玩物上介紹過幾款甘特圖軟體，有付費服務，有免費單機軟體，還有直接用 Google 試算表建立的甘特圖：
- GanttProject 免費中文專案管理軟體下載，製作甘特圖快速教學
- 用 Google 試算表製作甘特圖！範本直接套用與自動排程教學
- 在 Google Drive 協作畫甘特圖！ Gantter 排程教學
今天再來介紹一款也是行之有年的線上甘特圖工具：「TeamGantt」，這款雲端甘特圖軟體有幾個特色：
- 簡單操作的任務排程、時間計算與進度追蹤
- 清楚易懂的人力資源分配
- 雲端討論與文件溝通
- 內建甘特圖、待辦清單、行事曆三大檢視模式
「TeamGantt」免費註冊一個帳號後，可以建立「一個專案（Project）」（例如你下半年最重要、最複雜的某個大型專案），並且能夠最多同時三個人一起協同編輯。
雖然免費帳號有限制，但作為個人工作上重要目標的專案管理入門，說不定對大多數用戶來說也足夠。所以，接下來就讓我來一步步拆解「TeamGantt」的專案甘特圖功能教學。
一、建立一個新專案
透過［Create a New Project］，在「TeamGantt」開始建立第一個專案。
除了設定專案名稱之外，這個步驟最重要的就是設定［Days in week］，每周的「工作日」。 例如，我勾選禮拜一到禮拜五是工作日，那麼接下來排甘特圖與專案時間進度時，會自動幫我們跳過禮拜六與禮拜日。
二、建立階段性進度、任務、里程碑
接著進入「TeamGantt」的甘特圖設定畫面，在最左方的清單，先把專案的階段性進度、必須完成的任務、重要的里程碑，一一拆解並條列出來。
利用［Group of Tasks］建立階段性進度，例如撰寫新書書稿。在［Group of Tasks］分類下，把要達到進度必須完成的任務（Task），一一列出，例如撰寫第一章、第二章等等。並且可以為這個階段性進度設定具體的里程碑（Milestone），例如把最初版草稿全部完成，代表如何判斷某個階段性成果的達成。
三、安排每個任務需要花費的時間
每個任務（Task）都是需要花費時間資源去完成的，接下來就可以直接在右方「時間軸」上，為每個任務排入需要花費的時間。在某項任務右方，點選時間軸，可以建立時間區塊，可以調整需要花費的時間長度，按住拖曳後可以改變任務的發生與結束日期。另外，可以為不同類型、不同分類的任務，挑選不同的時間進度顏色。
四、建立任務與任務之間的依存關係
有些任務是：必須先完成 A 任務，才能開始 B 任務。例如必須先完成新書封面設計，才能開始製作新書廣告 banner 。
在「TeamGantt」中，每個任務、里程碑的時間區塊前後都可以看到「小圓點」，這些小圓點按住後，可以直接拉線到另外一個任務時間區塊上，這樣就可以建立流程上的［依存關係］。 這樣建立的連接線，不只是看出任務的處理流程而已，接下來需要更進一步排程或調整時，「TeamGantt」會主動提示使用者有沒有哪些任務的排程出錯，例如 A 任務在某個時間尚未完成，就會建議你不要把 B 任務排到更前面的日程。
五、設定每個任務的完成進度百分比
每個任務除了可以設定需要多少時間的區塊外，還可以設定目前完成的百分比進度。 讓你在管理時多一個可以調整時程的依據。例如是不是某些任務進度超前了，可以縮短原本的排程，而保留時間給其他需要的任務。
六、對比上一次的時間排程規畫
「TeamGantt」還有一個功能是可以「對比調整前後的不同時間進度規畫」。例如我第一次安排好這個專案的完整進度後，可以打開左上方的［Menu］選擇［Baselines］功能，建立這一次排程的儲存備份。接下來我可能因為專案的變動，而調整了一些新的任務與時程規畫。但需要對比、參考、還原一下原始專案的時程表。
這時候，我就可以點開［Baselines］功能，點開上次儲存的時程表備份。這樣一來，右方時間軸可以看到最新進度，以及之前預排進度（灰色顯示），兩者間的對比。
七、分配專案人力資源
一個專案的排程不只是時間資源的分配，也有人力資源的分配。
在「TeamGantt」上方切換到［People］清單，這裡可以建立專案中可以使用的人力資源，有兩種建立方式。在「People」這裡可以邀請其他管理者一起加入「TeamGantt」專案甘特圖，一起協同合作。需要輸入對方的郵件來邀請他加入。（但免費版最多只能邀請三個人）
「Other Resources」，在這裡也可以建立人力資源，但不需要對方郵件，只要建立人力資源的名稱即可，可以用在不需要協同合作者，或是類似部門、公司外部的人力資源等。
先建立好這個專案可用的人力資源，接著回到［Gantt］甘特圖頁面，可以在［People Assigned］中直接安排每個任務要由哪一個、哪幾個人力來處理。
八、在任務中進行討論與資料交換
作為雲端工具，「TeamGantt」有很完整的協同合作功能，除了可以多人編輯同一份甘特圖外，每個任務也內建了討論區，可以上傳文件、圖檔。就像是 Trello 的任務卡片，可以在這裡進行任務的溝通。
九、調整排程：移動整個階段性進度
當需要調整任務時間，除了拖曳單一任務的時間區塊外，也可以一次拖曳調整「整個階段性進度」的排程。 例如要一次改變「整個封面設計進度」的時間表，只要在右方時間軸按住這個進度上方的「總時間灰色進度條」，就能一次移動多個任務的時間安排。
十、調整排程：提醒有問題、會卡關的時程安排
如果前面有建立好任務與任務之間的依存關係，那麼當重新調整進度時，如果不小心把任務提前到還不可能開始的時間（因為它的相關前一個任務尚未完成）。那麼這時候「TeamGantt」會主動顯示出紅色的提醒線條，提醒這樣的任務順序可能會造成卡關。
十一、調整排程：提醒某個人過多的工作量
當我們也建立好人力資源，並且把任務都分配給不同的人力後。「TeamGantt」會在下方幫我們很直接的統計每一個工作日，每一個人負擔了多少件任務。 如果你發現某個人在一段時間中，每天都要負擔數個任務，那麼有可能需要重新調整工作分配或時程安排。
十二、甘特圖、待辦清單、行事曆的檢視模式
「TeamGantt」除了甘特圖的進度排程外，還提供了數種不同的專案整理模式。切換到［List］ ，可以用待辦清單的方式，快速管理每個任務的工作分配、進度、截止時間等等資料。
切換到［Calendar］ ，則可以在行事曆上，看到每個月、每一周有哪些專案的任務進度。
以上就是「TeamGantt」的幾個主要功能，提供需要的朋友參考。
對這類專案管理工具有興趣的朋友，還可參考：［免費畫流程圖、心智圖、甘特圖軟體推薦：用圖表理清工作難題］、［免費專案管理軟體推薦！困難計畫簡單管理 13 種工具］、［KanbanFlow 番茄鐘專案看板， Trello 沒有的 5 個時間管理功能］。
（本文出自電腦玩物）
