Managertoday 經理人

部屬總是讓你不放心?帶人沒掌握 3 件事,難怪愈帶愈累

2019-11-14 09:04:00
Managertoday
https://bnextmedia.s3.hicloud.net.tw/image/album/2019-08/img-1565862061-56390@900.jpg
部屬做的,你都不放心?常覺得帶人心好累?指導部屬是一門藝術,也是技術,掌握 3 原則就能帶出強團隊。

(本文出自《經理人月刊》2019 年 8 月號,封面故事:帶出得力部屬的 11 堂賦權課

如果你給一個小學六年級的學生 1000 元,請他買兩條魚,因為他有多次的購買經驗,只要告訴他「幫我買兩條 200 元的沙丁魚」,買回來的就會是你要的魚。

假設對方是完全沒買過東西的小學一年級學生呢?你可能就會列出一長串的注意事項,逐條教他怎麼買魚。面對部屬,也是同樣的道理。

職場上很多時候會發生,主管分派工作之後,驗收成果時總是不滿意;但站在員工立場,對方只出一張嘴、只會丟工作,什麼都沒教就要上戰場,他怎麼可能做得好。《不懂帶人,你就自己做到死!》指出,部屬做不好,主管應該要反過來問自己,是否盡到教人、帶人的責任

但主管們很容易有一個迷思:公司是請員工來做事,不是來學習。因為當上主管之前,所有的本領也是自己偷學、摸索而來的,沒有人教他逐步認識工作內容,所以主管理所當然用同樣的方式對待現在的下屬。

日本行為科學管理專家石田淳認為,

主管應該要正視教學的重要性,學會指導部屬的技術,讓團隊的目標及做事方法一致,減少部屬盲目摸索的時間,工作效率才會因此提升。

一、分解工作步驟、逐項指導,觀察員工弱項協助補強

這樣下指令,軟爛部屬變能幹》提醒,指導下屬並非想到什麼就講什麼,必須先整理好具體的工作內容,教起來才會有效果。

石田進一步提出具體的教法,第一,將教的內容分為「知識」和「技術」,能夠口頭回答的是知識,嘗試動手做的則是技術。以開店為例,知識包含知道店面的位置、懂得看進貨表、清楚貨物擺放位置等,技術包含使用收銀機、準備試吃品、貨物放在適當的分類、控制電源開關等。

透過區分知識與技術,主管可以釐清教導的先後順序,同時,下屬學習狀況不如預期時,快速判斷原因出在知識不足,還是技術不純熟,進一步補強。

第二,徹底拆解工作步驟。主管可以挑選表現優秀的員工,分析他的工作心法,學習者才能夠從中借鏡。舉例來說,公司有一名頂尖業務員,試著剖析他從早到晚的行為,像是幾點進公司?工作前的準備為何?打電話給客戶的禮儀?交換名片時會說什麼?第一次和客戶見面時會聊什麼?盡可能將所有的細節都列下來,最後整理成檢查清單,模仿清單上的行為,反覆練習。

二、賦予超越現職的任務,替員工製造成長機會

指導部屬做什麼、如何做之後,接下來重要的是,主管要調整自己的心態

交辦的技術》作者小倉廣提到,交辦工作不只是將任務交給對方,也是將責任交出去,因此,有些時候必須賦予下屬超越現任職務的權限

小倉曾遇過一個情況,當時他拔擢公司的年輕派遣員工,升為正式員工,經過 3 個月的密集訓練,想要升他當課長。

不過,公司其他人對於升遷年輕、無資歷的員工仍有顧慮,所以小倉先讓年輕員工「非正式」地負責課長的工作,也就是在沒有實質權限的前提下,將工作交給他。

一開始,該名員工感到困惑,也質疑自己是否真的做得到,「沒問題的!交給你全權處理,我相信你可以做到,」小倉鼓勵他,之後他做的決定小倉都只負責蓋章,加強他的信心,最後順利完成課長的職務。創造實際成績後,公司對於這名員工的升職申請就沒有任何異議。

部屬會隨著賦予不同的任務而成長,如果主管還是緊抓「下屬沒有我就辦不到」的心態,員工只會感到自己不被信任,能力也沒有辦法持續進步。

三、別只問部屬懂了沒,3 方法確認對方是否理解

當主管完成一項訓練,通常會問下屬有沒有問題,答案往往是「沒有,我懂了,」但是,這個「懂了」可能蘊含 3 種意思,包含真的懂、誤以為自己懂、不敢說自己不懂。因此,為了不浪費你的指導心力,每教完一件事,必須確認對方是真的學會了。

1. 請下屬重複一次

開始指導前,告訴對方你會請他重複你說的內容,讓他更專心。如果下屬重複的內容或示範的動作有誤,要針對這個部分重教一次。
經理人月刊 第 177 期

2. 請下屬給教學回饋

要求部屬根據教學內容撰寫心得,雖然比起當下重複更花時間,下屬卻有更完整的時間吸收學習內容,主管也可評估自己的教學成效。
經理人月刊 第 177 期

3. 請下屬說明如何運用

詢問部屬「如何運用所學在工作上」,或請對方思考 A 方法能否用於其他方案,讓「懂」盡可能接近「會做」,甚至融會貫通。
經理人月刊 第 177 期

資料來源:《不懂帶人,你就自己做到死》,如果出版