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升上主管職頭 3 個月最惶恐!釐清 4 種路徑,領導帶人更快上手

2019-05-14 整理‧撰文 張玉琦
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剛畢業的茱莉‧卓(Julie Zhuo)加入一家新創公司做產品設計,公司成長飛快,某天老闆對她說,「我需要一位新主管,看妳跟所有人都處得好,很適合這個職位,妳覺得如何?」

當時她 25 歲,認為當主管就是「開會」和「升遷」(且後者的意義遠大於前者),於是她沒想太多就答應了。之後,她發現同事態度丕變,除此之外,她還必須考核工作能力跟自己不相上下的同事。

卓加入的公司是 Facebook,如今她是產品設計部門副總,帶領比之前大百倍、千倍的團隊,負責全球 20 億用戶按下藍色f標誌後的體驗。大約 4 年前,她開始將當主管的體會發表在部落格上,後來集結出版了《一個主管的誕生》(暫譯,英文書名為《The Making of a Manager》)。

從第一線轉到管理階層,調整心態應對改變

市面上教管理帶人的書不少,許多出自公司執行長,或是領導力教練之手,理論和實作兼備,只是有道理之餘,有時也覺得離現實有點距離。原因是大部分的主管都不是 CEO 或管理顧問,不僅有自己要執行的工作,同時要帶領小團隊達成目標。

這也是作者寫作的初心:寫給新手主管。

卓的部門牆上貼著一句玩笑的標語「度日如周」(Every day feels like a week.),也許就是新手主管的寫照,太多事情要處理,開不完的會、解決不完的問題。

不過,在被工作淹沒前,經理人首先應該要認知 「這不是你的主要任務」。

卓曾向她當時的主管 Facebook 前產品長克里斯‧考克斯(Chris Cox)詢問如何衡量經理人的表現,考克斯說很簡單,其一是成果,主管有沒有帶領團隊創造價值;其二是團隊的能力與滿意度,主管在用人育才上的表現。

換句話說,日常工作固然要做好,不過,主管最該做的事是:幫助一群在一起工作的人,得到更好的成果。 如此你才能夠在主管之路上持續學習成長,而不是精疲力盡卻沒把力氣放對地方。

4 種主管路徑,難處、帶人眉角都不同

針對剛上任的主管最惶恐的頭 3 個月,作者依照晉升方式與團隊性質區分出 4 種主管路徑:

  • 學徒:團隊成長,老闆指派你接手部分管理職務。
  • 先驅:你是創始人,負責招募成員組成團隊。
  • 新老闆:管理一個原本就存在的團隊。
  • 接班人:老闆卸任,由你接替他的工作。

1.學徒是最「平坦」的道路

因為原本的主管還未完全放手,你可以向他請教,得到更多指導。而且你本來就是團隊的其中一員,清楚團隊的優點和弱項,可以更快上手。

要注意的地方是,你和同事相處的方式會跟以往不太一樣。比如說你要分配工作、指點工作方式,這些話題有時令你難以啟齒,卻不可避免。 另外,同事對待你的態度也會跟以往不太一樣,隨著關係改變,有些話他們可能選擇不對你說。

2.先驅是團隊的創始元老

責任就是把你會的技能教給部屬。你也有權力挑選成員與制定規則,把團隊打造成你要的樣子。

不過,與此同時,你可能會遇到人手短缺、不知找誰討論的狀況。作者建議,可向其他更成熟的部門主管請教,比如在 Facebook 工程師部門一定比設計部門大,你遇到的問題,工程師主管可能過去也遇過。要提醒的是, 因為過去什麼事都是自己來,主管更要有意識地離開第一線的工作,把心力放在管理。

3.新老闆像局外人,是優點也是限制

如果你成為一個既有團隊的新老闆,通常表示你已有管理經驗。你最大的優勢就是你有一段磨合期,所以你要盡量打出「新手牌」,多發問多徵詢意見,犯點錯也沒關係,同事大多樂意幫助你上軌道。另一個好處是,這是重新來過的好時機,對你或同事都是重新建立關係、重新被評價的機會。

新老闆就像局外人,是優點也是限制,因為這個團隊大概已有既定的工作方式,你要適應需要時間,更別說你想要改變。此時 ,你能做的是了解一下過去認定的優秀標準為何、決策如何制定。 另外,你也需要和新團隊建立關係,你可以大方承認自己是個局外人,先分享自己的失敗經驗,拉近彼此距離。

4.接班人有前人壓力,給自己多點彈性

最後一種轉變路徑是接班人,和學徒相似,差別在於,你直接當上部門主管,突增的工作量也許會讓你喘不過氣來,而且你可能會有必須跟之前的老闆做得一樣好的壓力, 這時你可能要給自己一點彈性,不要急著一步到位,多尋求同事的協助。

走在主管之路上,你常會覺得自己像個名不符實的騙子。原因是旁人向你尋求解答的機會多了,難免會有困惑的時候,以及你常常必須去做不曾做過的事情,導致很多時候會冒出「我可能不適任」的念頭。

永遠記得,管理能力不是天生,你必須誠實面對自己,盡可能地尋求回饋讓自己更好。將其他經理人視為導師,且在低潮時鼓勵自己,在每一次經歷中成長,走上這條沒有終點卻能收穫滿滿的路。

(本文取材自《The Making of a Manager》,Portfolio 出版。)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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