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Excel 的「格式化條件」怎麼用?高手分享祕訣:報表這樣做,一看就有重點

2019-11-21 08:06:39
Managertoday
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陳 Sir 想知道在某項績效評分中,得分超過 10 分的員工有哪些,千萬不要逐列查找,不妨利用格式化條件的功能,直接標記出來。

(本文出自《經理人月刊》特刊:110 招搞定 EXCEL 報表

條件篩選╱標記大於、小於特定數值的資料

陳 Sir 想知道在某項績效評分中,得分超過 10 分的員工有哪些,千萬不要逐列查找,不妨利用格式化條件的功能,直接標記出來:

  1. 選取所有要標記的資料
  2. 點選「常用」索引籤頁「設定格式化的條件」
  3. 在「醒目提示儲存格規則」,選擇「大於」
  4. 篩選儲存格的條件設為大於 10,右側的顯示可以選擇標記的樣式

Tips
1.數值除了大於、小於,也可以資料頂端前 10% 等方式來挑選標記資料。
2.預設的顯示標記樣式為深紅色字加上淺紅底色,如果想要變更,可以嘗試自訂格式。

增加圖示╱將資料加註為前、中、後段班

有時只有數值的報表不太容易辨識差異,建議在一旁加上小圖示來幫助閱讀。承上例,陳 Sir 可以透過加註圖示,了解紅底前、中、後段班的員工是誰。

  1. 選取所有要標記的資料
  2. 點選「常用」索引籤頁「設定格式化的條件」
  3. 在「圖示集」裡點選「其他規則」來設定篩選邏輯
  4. 於「圖示樣式」中挑選需要的圖示,設定好規則、按下確定即可

Tips
圖示會分將資料以百分比排序畫分為前、中、後三等分,上三角是得分大於前 67% 的成績,下三角是小於 33%,橫槓則是中段班。如需修改,可至「管理規則」調整。