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經理人月刊 第 179 期

清空不必要的,才有空間追求想要的!3 步驟打掃人生,明天的你煥然一新

2019-11-07 整理‧撰文 周頌宜
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多一件或少一件東西,都不會影響你身為一個人的價值。——《精準購買》

據《聖經》記載,以色列的所羅門王,擁有數不盡的財富,除了各國每年會向所羅門王進貢近 25 公噸的黃金,每年的進帳還包含稅賦和其他商業營利。所羅門王還是不滿足,每天都在想,如何擁有更多別人沒有的,他曾說,「眼睛看得到的東西,我都想要。」一棟房子不夠,還要建造各種風格的建築;一隻寵物不夠,還要收集各式珍奇異獸。

坐擁金山銀山、要什麼有什麼,理當很快樂。然而,晚年的所羅門王坦言,「我環顧自己的所作所為,才發現一切根本毫無意義。」

《擁有愈少,愈幸福》認為,「徒勞」可謂所羅門王的人生體悟。所羅門王的「徒勞」其實是陷入不停追求、永不滿足的心理狀態,以為只要獲得、增加更多物品,就能彌補空虛。

現代人也有相同的心理,每天努力工作,追求更好的生活,吃更好的食物,買更多商品,有的人甚至患有囤積症,身邊堆積的東西多到無法處理,壓迫到生活空間,也沒有因此變得更快樂。

你是對失去感到不安,還是從持有物中找慰藉?

《整理力,決定你的生命自由度》指出,想要追逐更多、捨不得丟,主要是以下 3 種心態。

  • 第一,選擇困難。因為擁有的東西愈來愈多,多到無法選擇該留下什麼物品,或是該捨棄哪一樣。
  • 第二,損失規避。人的天性本就不願蒙受損失,即使告訴你捨棄會換來更大的喜悅,仍舊比不上害怕失去的感受。
  • 第三是稟賦效應。一旦擁有某樣事物,心中對它的價值就會提高,甚至高於它原本的價值,所以即使用不到、不再使用,也捨不得丟。

這 3 種心理狀態同時發揮效用後,最後就是維持「什麼都丟不掉」的現狀。《怦然心動的人生整理魔法》作者近藤麻理惠,進一步將無法丟東西的心理歸咎於兩個原因:

  • 對過去的執著
  • 對未來的不安

前者像是獎盃、情書,象徵過去的美好成就或回憶;後者像是資料夾、馬克杯,相信未來某一天一定用得上。

麻理惠解釋,擁有什麼東西,就等於你的生活態度。當你無法決定留下或丟棄什麼東西的時候,代表你看不清對自己而言重要的是什麼,就會在不知不覺中增加不需要的物品。透過整理,一步步釐清某項物品與自己的關係,就能從中發現人生的意義。

舉例來說,麻理惠曾輔導一位客戶 A,她原本任職於科技公司,工作看似順利,卻總感覺生活中缺少些什麼。

在整理結束後,A 赫然發現,書架上一字排開都是與社會福利相關的書籍。這才意識到,自己做過保母和義工,心裡對這一類型的工作藏有更大的熱忱。後來,A 辭掉工作,成立保母事業公司,「整理之後,我發現自己真正想做的事。」

別再從房間開始整理,先細數你有多少同類物品

因此,想擺脫雜亂,找回人生自主權,麻理惠提供她的整理魔法:

原則一:只留下「心動的」,而不是「可能會用到的」

選物品的基準,就是觸碰時是否感到怦然心動。重要的是親手觸摸每一件物品,試著感受身體拿著的反應,如果感到幸福,那才是你真正該留下的東西。

整理房間或環境,最終的目的是為了讓自己變得更幸福。試著想像,身邊圍繞不穿的衣服、不戴的首飾,真的會快樂嗎?相反地,若是被心動的東西包圍,才可能是你想擁有的人生樣貌

原則二:按「物品類別」整理,而不是「場所類別」

一般人整理,習慣從場所開始,例如房間、客廳、廚房、置物櫃⋯⋯。但麻理惠認為這會產生盲點,因為你可能同一類的東西分散在兩個以上的收納處,如果按照場所分別整理,會陷入整理地獄,一直收拾同樣的東西,數量卻未減少

試著按物品類別清理,比如衣服、書籍、廚具、飾品,先掌握現有的物品數量,才不會不斷增加相同的東西,環境也不容易再次變亂。

原則三:遵守順序,「衣服 → 書籍、小東西 → 紀念品」

從容易判斷去留的類別開始整頓,像是衣服、小東西,麻理惠說,不建議一開始就從紀念品下手,因為紀念品跟人的情感連結較深,剛開始訓練自己丟東西時很容易丟不掉,容易感到挫折。

整理衣服可以在最短的時間看到成效,也容易帶來成就感;看到環境清爽乾淨,整理的動力就會增加。

捨與留的評估:是否心動?是否擁有太多重複物品?

整理專家近藤麻理惠認為,透過整理與收納,留下令自己感到怦然心動的物品,不僅提高生活品質,更重要的是,找到人生意義。下圖說明麻理惠的整理方法,幫助你清理過去、迎向未來。

Step 1:衣服

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  1. 先集中攤在地上,雙手觸摸,留下令你心動的物品
179_87_2
  1. 衣物基本折法:
179_87_3

Step 2:書籍、小東西

  1. 把書攤在地上,一一觸摸,留下心動之物
179_87_4
  1. 使用四方形隔板:
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Step 3:紀念照片

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  • 實體照片:按年代攤開,選擇「非留不可」的 100 張,放入相簿。
  • 數位照片:建立主題、年代資料夾,個別留下「一定會再看」的 30 張。

資料來源 / 《怦然心動的人生整理魔法》《怦然心動的人生整理魔法 2》,方智出版

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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