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員工頻加班,問題出在管理!《勞動基準法》中老闆不能逃避的責任

2019-12-12 21:27:02
Managertoday
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管理階層和員工常因對「加班」的認定不同,而導致勞資雙方在模糊空間上有所爭論,要改善這個老問題,管理者可以怎麼做?又該負起哪些責任?

你領過加班費嗎?只要在 8 小時正常工作時間以外的工作就是加班,按規定該給加班費。這標準其實簡單明瞭,但為何還有公司發生「未給足加班費」的情況呢?

除了為降低成本,刻意未給足加班費的違法情形外,很常是因為管理階層和員工對加班的認定不同,兩方在一些「模糊空間」有所爭論。公司常被批評「凹」員工的加班時間,但也有些員工在「凹」公司的加班費,這些情況在企業層出不窮。

常有些中小企業主問我如何控管加班。他們通常覺得有些加班是不需要的,是工作效率的問題。

如何認定「加班」?雇主該負什麼責任?

不是有加班申請規定就表示沒問題,相關法令雖有清楚的規定,但在實務上仍常有一些爭議,例如:

  1. 規定每工作 4 小時要有至少半小時的休息時間。製造業晚上加班時,機器不可能關機來讓操作員休息半小時,縱使有安排人員輪休,員工也希望直接繼續做完能早點下班。
  2. 超過加班申請的時數要不要計算加班費?還是以下班打卡的時間計算?
  3. 下班時間後逗留在公司(共乘汽車、等雨停再離開比較不塞車等),沒有實際工作或是做些非必要的工作,要以下班打卡時間計算加班費嗎?
  4. 前置準備工作和善後收拾工作,算不算工作時間?

不論哪種狀況,加班還是看 「是否有實際工作的事實」

不管有沒有按公司規定提出加班申請,如有爭議時,最後的認定依據是「打卡時間」。

《勞動事件法》中有一項重要的觀念:雇主有管理員工出勤的權利和備置出勤紀錄的義務,對於工作時間有較強的證明能力,所以在工作時間認定有爭議時,雇主必須提出相關的管理資料做為證據。

這表示雇主必須做好員工上下班打卡的管理。

員工是否有加班工作的事實,舉證責任在雇主;員工打卡不按照公司規定,雇主有權利和責任去糾正管理。

工作時間(加班)vs. 工作效率:不能增加營收的加班,是沒效率的

現在就讓我們談談加班和工作效率。

我認為如果加班的產出能讓公司增加營收,這樣的加班就是有價值的,即使多支付加班費也值得;反之,如果加班不能讓公司增加營收、徒增公司成本,就很容易被檢討工作效率問題了。

一般而言,生產部門加班通常是被認可的,因為可產出更多的產品,但因不良品的重工加班,則是會被檢討的;業務及研發部門加班可以增加客戶訂單,但行政部門的加班就常被質疑工作效率。

也許一些行政部門的夥伴對我這樣的說法不表認同,認為行政人員之所以會加班的原因,常常是其他部門造成的,或是工作太多而人員少所致。

我本身在國內外企業從事人資管理工作,是間接的行政部門,所屬人員只要有加班,我都會去檢視其必要性,看看是否有改善的做法來減少加班,這些改善的做法通常涉及跨部門溝通和個人作業習慣。

因人手不足而加班,主管要找出「管理問題」

實務上有很多加班被歸咎是人手不夠所致,員工經常大聲疾呼要增加人手,但在增補人員之前,應該先找出不正常的加班原因並加以改善。

舉例來說,很多公司人資人員都要加班計算薪資,加班算薪資是正常的嗎?分享個人親身處理過的二個實例:

一、在某公司擔任 ERP 專案經理時,總經理給了一個任務目標:員工薪資發放日期從每月 10 日提前到 5 日。

財務部門要求人資人員要在每月 3 日中午前提供薪資資料,以利後續的財務發薪作業。這下慘了,全公司二百多位員工,唯一的人資人員目前已要加班算薪資了,更遑論只有兩天半薪資計算作業時間!

這是我第一次接觸到人資工作,身為 PM 的我只好先了解那位人資人員的每天工作,發現她桌上累積一大疊加班單、請假單、勞健保等相關單據,等到發薪日的前幾天才開始加班趕工,平常則作其他的工作。

由於公司要導入 ERP 系統,我即要求該人資人員務必每天完成當天的加班單、請假單等,初期因為其他部門員工仍習慣事後才補單,無法如期在每月 3 日中午完成薪資作業,但在不斷要求和宣導之下,在系統上線第 5 個月終於能做到每月 3 日上午提供薪資資料給財務部了,這位人資人員也不必再加班算薪水了!

二、在越南某 7000 名員工的大型傳產公司任職,到職第一個月月底時,人資部門擠滿了一大堆人,像菜市場一樣,到了下班時間還有人沒處理完,要加班處理。

人資部門負責出勤管理有 4 位職員,為了把薪資作業做好,每月底到發薪日的幾天都要加班,人資副理和課長都覺得這樣很正常,過去都是這麼做啊!

我詢問其他部門主管,他們對於這樣的情況也感到無奈,這些幹部一整天不能做應該做的事,要在人資部門處理員工薪資。新上任的我,做了以下的調整:

  1. 加班、請假的補單和修正,由原本每月一次調整為每周一次。
  2. 以每一小時為單位,排定各單位來調整的時間表。
  3. 要求 4 位負責出勤的人資人員必須每天控管及催促出勤異常的單據補正。

漸漸地,7000 人的出勤管理和薪資計算步入軌道,4 位人資人員還能挪出時間協助招募作業。

公司每一個職務都有其價值所在,能直接或間接為公司增加營收或降低成本,但加班是非正常的額外工作,加班愈少愈好,加班愈多表示管理出問題了。

提醒:加班必須勞資「雙方」都同意

雙方都同意加班且有給足加班費自然沒問題,但有的公司不希望員工加班,而員工卻常加班;有的公司希望員工加班,但就算按規定給足加班費,員工也不一定願意加班。

怎樣才算是勞資雙方都同意的加班呢?白紙黑字當然是最合適的:有加班申請的作業規定、員工有申請加班的權利、主管有審視及核准加班的管理責任。 有些公司直接以打卡時間計算加班,這樣做就不要去質疑加班的必要性;有些公司會在新人到職時要求先簽訂自願加班的書面文件,以為這樣做員工就必須配合公司加班,這就有強迫員工加班的嫌疑了。

(本文出自菲大的私房話