Managertoday 經理人

人事成本如何有效管控?經營者要知道的「抓大放小」原則

2018-12-19 07:02:16
Managertoday
https://bnextmedia.s3.hicloud.net.tw/image/album/2018-04/img-1523260853-11266@900.png
企業想要賺錢,除了增加營收,節流也是一大面向。但是管控太寬鬆收不到成效,太嚴格、太計較又會造成員工工作上的麻煩,消弭工作熱情,怎麼做才是恰到好處?

瀏覽最近的新聞,討論物價飆漲、一例一休的報導三天兩頭出現,反映出台灣企業的經營成本不斷墊高。在開源節流之下,要是公司無法穩住收入,為了平衡收支,往往先從節省成本下手。

不過,公司裡的成本費用太過龐雜,如果要一項一項仔細控管,恐怕會搞得人仰馬翻。那麼,成本控制的力道該怎麼拿捏才好?我認為有個原則可以遵循,那就是「抓大放小」。以下試著以節省人事成本為例,說明如何運用這個原則。

人員開銷兩個大數:員工總數、月薪總數

攤開損益表,人力開銷就是一個大類別,從聘雇層面看起,公司雇用一個員工要付出的成本,不是只有「本薪」,還有很多細項,包括伙食、津貼、加給,加上職工福利、旅遊、尾牙、教育訓練等費用;考慮到台灣民情,可能要準備三節禮金、生日禮金、婚喪喜慶、年終獎金(假設一名員工月薪 5 萬元,年終獎金粗抓 2 個月);依照政府規定,必須負擔員工的勞保、健保、退休金、就業保險,大約占月薪的2 0%。

照這樣推算下來,一名員工一年的人力開銷至少 82 萬元(本薪 5 萬×12 個月+年終獎金 5 萬×2 個月+保險金 5 萬×0.2×12 個月),這還沒算進員工被炒魷魚的資遣費,以及辦公設備、場地、用品等支出。所以,當公司減用一個月薪 5 萬元的員工,一年至少可以省下近百萬元。

不過,如果你是主管,想在人力開銷上控制成本,考量人進人出,每個人的薪資水平、貢獻程度都不同,與其繁瑣地調整前面提到的細項,倒不如從這個類別裡抓出兩個「大數」(員工總數和月薪總數),其餘隨著員工人數及月薪浮動的「小數」,就不必放心上了。

所謂的抓大放小,就是訂出員工總數和月薪總數這兩個大數的天花板,其他小數就交給各部門主管去調控。你可以拿兩個員工的薪水去聘請一位高薪員工,也可以減少製造的員工來增補推銷的員工,或是用缺額員工的薪水為現有員工的加班費。

大數上限無須死硬堅持,可依業務計畫適時調整

一般狀況下,員工總數及月薪總數的天花板「不能突破」,但是在某些狀況還是可以有例外:當公司預期接下來會有新收入、大案子、好商機,現有人力無法調度,就可以配合業務計畫,修改天花板的數字。

同樣地,當公司原本預期的收入遙不可及、案子跑了、商機沒了,一切看起來都是經營的壞徵兆,這時降低天花板,立即重新檢討員工總數及月薪總數,可能是止血的選項之一。

由上可知,死硬地堅持天花板不能調高或降低,不是會扼殺了業務擴展的商機,就是有可能造成流血大虧損。所以,控管是一體兩面的,太嚴格也許會把企業捏死,太鬆散又可能讓企業虧死。這當中的分寸怎麼抓,確實是門大學問。

就我的經驗來看,非財會背景出身的主管,面對成本控管時,不少人都是「跟著感覺走」。以業務型主管為例,他的專長在於嗅得出哪兒有商機、錢要從哪裡賺,只要碰到數字就一個頭兩個大,和財務報表對看兩無緣。

而財會或人事等後勤支援的角色,正好可以彌補業務型主管的缺陷。主管可以在招募新員工之前,先知會財會等後勤單位,讓他們即時整理員工總數和月薪總數,甚至一併更新人力開銷總數;接著再把實際總數和天花板數,以按月分列的方式出一份報表,讓主管一眼明瞭,做為他是否任用新員工的輔助資料。

月復一月、年復一年,業務型主管終究會培養出對人力開銷的概念,之後業務及後勤合體,肯定所向無敵。

聘雇一名月薪五萬的員工,企業要付出多少成本?

想要精準掌控人事成本,必須釐清企業雇用一名員工所付出的成本(包含直接與間接成本)。假設員工的月薪 5 萬,企業究竟必須支出多少開銷?

由於每個人的薪資水平、貢獻程度都不同,組織又經常人進人出,主管要計算人事開銷,不可能繁瑣地調整每一個細項,因此才會建議「抓大放小」,只看員工總數和月薪總數就好。

《經理人月刊》第161期雜誌