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「我真的能做好嗎?」別讓焦慮和挫折逼垮自己!試試這個工作法

2020-01-22 18:27:20
Managertoday
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要耗費大量時間才能處理完的工作,常因看不到盡頭而讓人感到挫敗,甚至不知該從何著手。想跨越這道高牆,完成重要的工作項目,你必須先對工作進行「分解」:

出社會之後,總有懷疑「自己的實力沒辦法跟別人競爭」,或是「這工作我真的能勝任嗎?」的時候。如果無法克服這一點,就稱不上是合格的社會人士。想跨越這道高牆,完成重要的工作項目,「項目分解法」 可以助你一臂之力。分解工作項目的好處有以下 3 點:

  • 工作的規模會變小,要做的事變少,實行的難度就會大幅下降
  • 增強自信心,比較容易相信自己能夠實現目標
  • 藉由達成階段性的小目標,提升工作的成就感與充實感

這 3 種好處,其實都與「成就感」有關,成就感能夠有效提升專注力,透過實施「項目分解法」,為自己造就良性的循環。(延伸閱讀:如何在忙碌職場深度工作?反思深度工作力的 4 個實踐技巧

將大項目分解成小目標時,包括何時何地具體方法,以及日期所需時間都要清楚地標示出來。那麼,實際上該怎麼活用這個方法呢?

課題 1:面對需要長時間處理,看不到盡頭的事項

當目標在難以估計的遠方時,容易有挫折感,專注力也可能因此而下降。在這種時候,你應該依序這麼做:

  • 在實際處理之前,先估算要花多少時間才能完成。
  • 將那段時間分解成好幾段,明確整理出每一段要達成的目標。
  • 發揮專注力,處理好每一項目標。

這邊就用最淺顯易懂的馬拉松賽事來舉例吧。總長 42.195 公里的全程馬拉松,要分解這個項目,就是將 40 公里分解成 10 公里乘以 4。接下來,要為每 10 公里定義一個目標。這樣做能夠減輕壓力,使焦點專注在每個 10 公里的小目標上,而不是 40 公里的最終目標。 在工作和學習上也是一樣,請試著將比較耗時的事項,分解成幾個小項目,努力達成各階段的目標。

課題 2:該做的事太多,不知從何著手

處理規模較大的事項時,因為一開始的重點都會放在整體工作量上,容易造成不必要的心理壓力。分解成小規模的項目,能夠讓目標的性質,以及階段性課題更加明確,比較容易掌握「具體」該怎麼做。 遇到這種狀況時,請依序進行以下的步驟:

  • 將大規模的事項,分解成小規模的項目。
  • 整理好有關連性的項目,訂定小目標。
  • 發揮專注力,處理好每一項目標。

這麼一來,乍看難以處理的大規模事項,藉由分解成小項目,也會比較容易著手進行。

課題 3:目標難度太高,感到難以勝任時

對自己來說難度太高的工作或學習項目,常會讓人喪失鬥志,導致專注力下降。這種時候該怎麼辦才好呢?

  • 了解自己的能力,自問能挑戰什麼樣的難度。
  • 做好自己能力所及的事。
  • 思考自己做不到哪些事,又為什麼做不到,該怎麼樣才能做到?

即使目標困難到一開始覺得自己絕對辦不到,也可以先集中處理能完成的項目,藉此尋找突破現狀的線索。人都會對遠超過自己實力、或是未曾經驗過的挑戰感到恐懼,一旦出現這種情緒,就容易停止思考與行動,自然也難以集中精神。如果想克服這份恐懼繼續向前邁進,就要將事項「分解」成自己能力所及的範圍。

因此,當專注力低落、行動因此停滯時,請先試著問問自己「是因為得花太多時間來處理這件事嗎?」「還是因為該做的事太多?」「因為這件事對我來說難度太高嗎?」再進一步擬定解決的對策。

(本文整理、摘錄自《30 秒專注力法則》,商業周刊出版)