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常被爆炸多的會議、雜事,毀了一天?向比爾蓋茲學「深度工作力」

2019-01-09 整理‧撰文 盧廷羲
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(本文出自《經理人月刊》2019 年 1 月號,封面故事:深度工作力

想像一下,你希望「專心」上班,但開不完的會議、忙不完的雜事不斷絆住你。

《Deep Work 深度工作力》提到,贏得專注力,不能只靠對分心事說「不」,而是要對能激起渴望的事說「是」,書中建議讀者,建立規範、儀式,安排固定時間深度工作,就不需每天、每個時刻都去想如何與分心抗衡。

1. 比爾.蓋茲的工作法:修道院式工作

創造演算法分析的電腦科學家、圖靈獎得主唐納.高納德(Donald Knuth)表示,當他需要高度專注時,會規畫一段時間,隔絕令人分心的事物,像是每 3 個月才處理一次郵件。科幻作家、世界 3 大科幻文學獎「雨果獎」得主尼爾.史蒂芬森(Neal Stephenson)也是如此,他幾乎不與人通信或演講,因為他認為「時間被瑣事切斷,生產力會大幅下降」。

另外,比爾.蓋茲(Bill Gates)在微軟(Microsoft)擔任執行長時,一年有兩次會到美國郊外,度過名為「思考周」(think weeks)的隱居生活,禁止公司主管、朋友、家人聯繫他,這種獨居般的工作方式,也能讓他培養創造性思考的習慣。

這種隔離一切的「修道院式」工作法,能把深度工作體現出最大值,但必須注意的是,你的工作類型要能長時間獨處,貢獻(產值)偏向個人化,比如說教授、作家、科學研究員等,不會因與外界斷絕聯繫而影響產值。

2. 適合知識工作者的型態:雙模式工作法

如果形容心理學家卡爾.榮格(Carl Jung)的一周,會包含經營診所、出席他人演講、研究理論,以及每天早上把自己鎖在房間內寫作。所謂「雙模式」意涵,是指切割時間,將某些時段給深度工作,剩餘時間做別的事,符合當今知識工作者的型態。

認同這種哲學的人,欽佩修道院式的生產力,卻也尊重自身「淺薄行為」的價值。因此,你可以自由分配兩種時段的比例,像是一周內 4 天深度工作,3 天淺薄工作,或是每天上午不聯繫外界,下午專門處理需要大量溝通、交談的事情。

華頓商學院教授亞當.格蘭特(Adam Grant)在每個學年把課程都排到一個學期,另一個學期就專注在深度工作、研究上。

  • 深度工作:每兩個月 2∼3 次變成「完全的修道士」,告訴其他人「我不在辦公室」,接著進行研究。
  • 淺薄工作:另一個非深度時段,他則保持可被聯絡的狀態,處理行政工作、瑣事,以及溝通、開會等。

3. 適合待在辦公室的你:節奏式工作法

這類工作者,試圖把深度工作內容變成一種「規律」,在固定的時間執行相同的任務,例如每天上午都花 4 小時發想新企畫,下午則開會、整理文件,把何時該深度工作、何時該處理雜事規畫清楚。

節奏式工作的優勢在於,更順應人性的現實,因為每個時段都有固定計畫、固定內容,往往能減緩惰性帶來的負面效果。另一方面,有些工作沒辦法長時間「消失」(例如業務常常要與主管、客戶開會),因此節奏式工作,更適合待在辦公室的人採用。

法國哲學家、作家尚-保羅.沙特(Jean-Paul Sartre)是 20 世紀最重要的哲學大師之一,他認為,人不需要花太多時間工作,仍然還可以保持高產值,就是靠節奏式工作。

節奏式工作法.PNG
經理人月刊第 170 期
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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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