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看著錢包失血卻不救它?3 款記帳 App,新的一年存錢更簡單

2020-01-24 整理‧撰文 蘇思云
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談到記帳,常讓人第一個浮現的念頭是:「每天要記錄,好麻煩!」好在拜科技所賜,手機上已經提供許多方便的 App,讓你買完東西,花一分鐘輸入或用手機掃描發票的 QR Code,就可以迅速「無痛」記帳。

使用記帳 App 的好處是,每月支出會以長條圖、圓餅圖來呈現,同時透過設定各類別消費預算,幫助使用者「抓漏」。使用者不僅可以「看到」財務資源分布狀況,事後回顧,還可進一步思考能否做更有效率的財務運用。

再者,記帳的挑戰不在於開始記錄,而在於能否持續記錄。有些開發商為鼓勵用戶每天開啟 App,結合「遊戲化」設計,建立獎勵與集點機制,以及設計趣味的介面,促進使用者養成規律的記帳習慣。

此外,著重解決「一張張對發票」、前往實體門市領獎痛點的統一發票 App,只要掃描發票 QR Code 就能快速兌獎;如果提前在財政部「電子發票整合服務平台網頁」申請「手機條碼」,結帳時出示條碼、獲得非實體的「雲端發票」,還能設定帳戶,後續自動兌獎、領取獎金。

推廣零紙本,新開「雲端發票專屬獎」

財政部甚至為了提高雲端發票使用率,在 2019 年 9 月、10 月一期起,每期增開 15 組 100 萬元、1 萬 5000 組 2000 元和 40 萬組 500 元的「雲端發票專屬獎」,讓雲端發票有多一次的中獎機會。

若中獎,使用者載具如果已經歸戶(意即悠遊卡、信用卡、一卡通、icash 卡等載具已經在財政部網頁上對應到個人手機條碼,完成身分驗證),可在線上領獎;若尚未歸戶,可到超商多媒體事務機(例如 7-11 的 ibon、全家的 Famiport、萊爾富的 Life-ET 機)列印電子發票證明聯,前往實體通路領獎。

不管是記帳 App 還是發票 App,目的都不只是讓人知道「一個月花在飲料上多少錢?」這樣的問題,更關鍵的是,促使大家進一步思考「這筆開銷是否必要?」「金額是否有調整空間?」唯有具備消費意識,進而改善行動,這些數位工具才能真正幫助個人做出更好的財務規畫與分配。

以下推薦兩個記帳 App 和一個發票 App,推薦 CWMoney 是因為其具備完整功能,記帳城市則是把記帳工作遊戲化的始祖,雲端發票 App 則因為除了既有發票功能外,頁面亦整合會員條碼,故介紹之。

記帳、繳費一把抓,連收支也能做專案管理

1. CWMoney 理財筆記

CWMoney 理財筆記(以下簡稱 CWMoney)堪稱是具備最完整功能的記帳 App,可以輸入收支紀錄、製作長條圖和圓餅圖,還可以提供手機條碼給店員掃描,讓你結帳時同步完成記帳。

除此之外,使用者可以事先設定各類別預算,像是每月飲食預算為 5000 元,如果目前已支出 3500 元,可以時時提醒自己目前已使用 7 成預算,確保達成省錢目標。此外,CWMoney 提供一站式繳費,包含綁定代繳電信費、交通費、水費和信用卡費等,繳款後會自動在 App 內新增記帳項目。2011 年推出至今,已在台灣累積 400 萬下載量。

如果有長期的特殊活動,譬如橫跨 7 天的出國旅遊或長達數個月的婚禮籌備,CWMoney 還可以另設專案類別,讓使用者日後可以清楚看到單一活動的完整明細。

對記帳初學者來說,CWMoney 免費版功能就很足夠,但亦提供付費(Android 版 120 元,iOS 版 130 元)的進階版本,可以分析年度收支、匯出 CSV 檔案等額外功能。同時,CWMoney 也在 App 內提供理財相關文章,幫助使用者在記帳時,吸收理財知識。

2016 年推出的記帳城市,曾獲得 Google Play 2017、2018 年度最佳應用程式,目前全球下載量累積 400 萬,根據記帳城市團隊統計,後續持續記帳的活躍使用者超過 7 成。

使用者化身城式市長,連記帳都充滿破關樂趣

2.記帳城市

記帳城市運用「遊戲化」理論,幫助人們建立記帳習慣。使用者在「記帳城市」內化身為城鎮市長,每一筆收支紀錄都會形成一棟建築物,像是記錄午餐吃了 80 元後,系統會自動生出一間「美食攤」,累積數量後,可以把兩個美食攤合併成更大一間「家庭餐館」,兩間家庭餐館可合併成一間「小餐廳」,以此類推。

長期下來,使用者可以打造出獨一無二的城市樣貌,並透過城市中建物的大小與多寡,了解自己的消費習性。同時,App 也具備基礎的統計功能,供檢視每周、每月、每年的記帳數據。

記帳城市團隊亦懂得運用「認知心理學(cognitive psychology)」,像是藉由對話方式,每天傍晚推播記帳提醒,通知內容寫道:「市長!記錄今天的花費來建造城市吧!」或是在使用者登入 App 後,給予立即的鼓勵如「繼續加油!」。程式也設計獎勵機制,如果連續一周都有登入 App 記帳,就可以獲得隱藏版的特殊建物。

用手機條碼一鍵登錄,揮別對發票惡夢

3.雲端發票

拿到紙本發票時,可以透過「連續掃描」發票上的 QR Code 和「手動輸入」兩種方式把發票存入「雲端發票」App,並透過內建的「消費分析」功能,讓使用者明白這個月收入是花在生活用品比較多,還是外食吃得太豐盛。

如果已經擁有個人「手機條碼」並設定好獎金匯入帳戶,「雲端發票」可以幫你擺脫過去一張一張核對發票號碼的惡夢,一「鍵」兌獎完畢。

考量到近年來各家企業品牌都推出 App 與會員制度,雲端發票也幫使用者彙整各家會員卡條碼,讓消費者在結帳時可以同時刷「手機條碼」和「會員條碼」,不用來回在兩個 App 畫面間做切換。此外,雲端發票還設計「探索雲端」功能,讓使用者可以針對每張發票的消費項目,對該店家、該品項發表評論,如同內建一個 Google 評價。

需要注意的是,如果是掃描紙本發票 QR Code 存到 App 中,仍須妥善保存紙本發票,因為中獎金額超過 1000 元,領獎時會需要提供。目前所有發票 App 都一樣。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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