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番茄工作法的常見困擾:被干擾、分心的番茄鐘怎麼辦?

2020-07-09 15:19:56
Managertoday
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我曾經有很長一段時間以為,番茄工作法就是劃出 25 分鐘的工作時間,和 5 分鐘的休息,如此而已,等到嘗試後才發現,沒想像的簡單!

番茄工作法(Pomodoro Technique)在 1980 年代就被創造出來,在時間管理的書籍廣泛被討論和運用,好像你只要有一個計時器、為自己劃出一個 25 分鐘的工作時間,和 5 分鐘的休息時間,照著做就行了。我曾經有很長一段時間,也認為番茄工作法就是如此,不過等到自己嘗試後才曉得:要專心實在太難了!

番茄鐘工作法用不好?

認為有了計時器就能做好時間管理的想法,顯然不夠務實。番茄工作法的原創者法蘭西斯科.西里洛(Francesco Cirillo)撰寫的《間歇高效率的番茄工作法》,就提到以下 4 種常見疑問,如果你沒有事先學會,很難談得上用好番茄鐘

我也在經理人新書快讀裡,以 3 支主題影音來解說這本書,預計在 4 月上線

1. 規畫謬誤:低估完成任務所需的時間

行為經濟學有個詞叫「規畫謬誤」(planning fallacy),意思是人們在評估完成一項任務需要多少時間,傾向於「樂觀地低估」。即使你幾乎不曾 1 天讀完 1 本書,你還是設定了「今天要花 5 小時,讀完這本書」的目標,結果只讀完 2 個章節。

因此, 在安排一項任務需要幾個番茄鐘時,需要「務實地」計算 。短期來看,你可以預先掌握自己一天能完成多少事情;長期目標則是,培養自己精準預測工作時間的能力。

如果你經常錯估自己完成工作所需的時間,都可以在今日工作表上一覽無遺。往後在規畫工作時程時,就能做出更精準的估算。

2. 一個任務要花太長時間:超過 4 個番茄鐘

如果你在預估時,或實際執行後發現,某件事的耗時需要 5~7 個番茄鐘,作者認為,「最好再拆分成幾個小事項,並且分別預估所需的番茄鐘,記在事項盤點表裡。

這個做法也符合目標管理的常見建議, 把大目標細分成小目標,降低執行單位的同時,也可以藉由降低工作的難度、複雜度,提高執行的動力。 反之,如果有些事情根本花不到一個番茄鐘,類似事項應該擺在一起,湊成1個番茄鐘。

3. 誤以為番茄鐘的工作 25 分鐘,就是一直工作

只要聽過番茄工作法,都會記得工作 25 分鐘、休息 5 分鐘的大原則。針對工作期的 25 分怎麼運用,作者有進階的建議。

開啟一個番茄鐘時段時,前 3~5 分鐘,可以短暫構思做這件事的收穫或目的(如果是第二個番茄時段的開頭,可以用來複習前一個番茄時段的收穫或所學);最後 3~5 分鐘,用來迅速回顧工作的成果或品質。過程中,自然是全神貫注於任務本身。

同理,假設是由 4 個番茄時段構成的「番茄工作組」,可以將第一個時段用於省思目的、回顧所學;最後一個時段用於檢視、彙整所做的事項。作者指出,複習、回顧、檢視所學,都可以產生「過度學習」(overlearning)的效應,有助於熟悉、牢記所學。

4. 不知道怎麼捍衛自己的番茄鐘時段

一旦你開始使用番茄工作法,如何避免外界干擾就是個很關鍵的問題。作者將之區分為 3 種。

  • 內部干擾:簡單說就是自己給自己創造的阻礙或分心,包括想上網、胡思亂想、想吃東西、看手機、收發email等等。
  • 外部干擾:指涉及旁人,需要與人溝通的事情,像是同事、主管臨時來找你。
  • 組織干擾:郵件、電話、開會等。

針對任何會中斷番茄時間的干擾,書中建議採取如下應對做法:

做法1:清楚記下來

假設你的每個番茄鐘是用「X」標示,每當干擾浮現,內在干擾用「’」註記,外在干擾就用「-」註記。如果你發現某個番茄時段被註記為「X’’’’’’」,你就會意識到自己在那 25 分鐘裡,心思浮動了好多次。

做法2:決定干擾怎麼處理

假設(1)事情很急迫,就寫在今日工作表的「臨時急迫事項」裡,註明完成期限;(2)事情沒那麼急迫,先記在事項盤點表,標記為「U」(unplanned;表示為臨時、計畫外的事項),同樣註明截止期限;(3)事情一點都不重要,就繼續專心工作,在番茄鐘上標記為內部或外部干擾,直到番茄鐘響起。

處在干擾不斷的環境裡,既然杜絕干擾難上加難,那就要採取作者的建議,「化被動為主動,讓干擾跟著我們的節奏走。」

比方說,你可以電話轉語音信箱、關掉手機訊息通知、找一間無人的會議室工作,同事來找的時候,不妨先告訴對方「我正在某個番茄鐘裡」,或是另闢一個番茄鐘時段,集中處理 email、上網查資料、回電話。

尤其是針對外部干擾,書中提到,「根據經驗,絕少事情急到立刻得做。」因此,捍衛番茄鐘的有效策略是「告知、協調與回覆」策略,先告知對方你在忙,可以在何時處理他的請求,並且回覆給對方相關進度。