經理人月刊總編輯 齊立文
番茄工作法的常見困擾：被干擾、分心的番茄鐘怎麼辦？
番茄工作法（Pomodoro Technique）在 1980 年代就被創造出來，在時間管理的書籍廣泛被討論和運用，好像你只要有一個計時器、為自己劃出一個 25 分鐘的工作時間，和 5 分鐘的休息時間，照著做就行了。我曾經有很長一段時間，也認為番茄工作法就是如此，不過等到自己嘗試後才曉得：要專心實在太難了！
番茄鐘工作法用不好？
認為有了計時器就能做好時間管理的想法，顯然不夠務實。番茄工作法的原創者法蘭西斯科．西里洛（Francesco Cirillo）撰寫的《間歇高效率的番茄工作法》，就提到以下 4 種常見疑問，如果你沒有事先學會，很難談得上用好番茄鐘
1. 規畫謬誤：低估完成任務所需的時間
行為經濟學有個詞叫「規畫謬誤」（planning fallacy），意思是人們在評估完成一項任務需要多少時間，傾向於「樂觀地低估」。即使你幾乎不曾 1 天讀完 1 本書，你還是設定了「今天要花 5 小時，讀完這本書」的目標，結果只讀完 2 個章節。
因此， 在安排一項任務需要幾個番茄鐘時，需要「務實地」計算 。短期來看，你可以預先掌握自己一天能完成多少事情；長期目標則是，培養自己精準預測工作時間的能力。
如果你經常錯估自己完成工作所需的時間，都可以在今日工作表上一覽無遺。往後在規畫工作時程時，就能做出更精準的估算。
2. 一個任務要花太長時間：超過 4 個番茄鐘
如果你在預估時，或實際執行後發現，某件事的耗時需要 5～7 個番茄鐘，作者認為，「最好再拆分成幾個小事項，並且分別預估所需的番茄鐘，記在事項盤點表裡。
這個做法也符合目標管理的常見建議， 把大目標細分成小目標，降低執行單位的同時，也可以藉由降低工作的難度、複雜度，提高執行的動力。 反之，如果有些事情根本花不到一個番茄鐘，類似事項應該擺在一起，湊成1個番茄鐘。
3. 誤以為番茄鐘的工作 25 分鐘，就是一直工作
只要聽過番茄工作法，都會記得工作 25 分鐘、休息 5 分鐘的大原則。針對工作期的 25 分怎麼運用，作者有進階的建議。
開啟一個番茄鐘時段時，前 3～5 分鐘，可以短暫構思做這件事的收穫或目的（如果是第二個番茄時段的開頭，可以用來複習前一個番茄時段的收穫或所學）；最後 3～5 分鐘，用來迅速回顧工作的成果或品質。過程中，自然是全神貫注於任務本身。
同理，假設是由 4 個番茄時段構成的「番茄工作組」，可以將第一個時段用於省思目的、回顧所學；最後一個時段用於檢視、彙整所做的事項。作者指出，複習、回顧、檢視所學，都可以產生「過度學習」（overlearning）的效應，有助於熟悉、牢記所學。
4. 不知道怎麼捍衛自己的番茄鐘時段
一旦你開始使用番茄工作法，如何避免外界干擾就是個很關鍵的問題。作者將之區分為 3 種。
- 內部干擾：簡單說就是自己給自己創造的阻礙或分心，包括想上網、胡思亂想、想吃東西、看手機、收發email等等。
- 外部干擾：指涉及旁人，需要與人溝通的事情，像是同事、主管臨時來找你。
- 組織干擾：郵件、電話、開會等。
針對任何會中斷番茄時間的干擾，書中建議採取如下應對做法：
做法1：清楚記下來
假設你的每個番茄鐘是用「X」標示，每當干擾浮現，內在干擾用「’」註記，外在干擾就用「-」註記。如果你發現某個番茄時段被註記為「X’’’’’’」，你就會意識到自己在那 25 分鐘裡，心思浮動了好多次。
做法2：決定干擾怎麼處理
假設（1）事情很急迫，就寫在今日工作表的「臨時急迫事項」裡，註明完成期限；（2）事情沒那麼急迫，先記在事項盤點表，標記為「U」（unplanned；表示為臨時、計畫外的事項），同樣註明截止期限；（3）事情一點都不重要，就繼續專心工作，在番茄鐘上標記為內部或外部干擾，直到番茄鐘響起。
處在干擾不斷的環境裡，既然杜絕干擾難上加難，那就要採取作者的建議，「化被動為主動，讓干擾跟著我們的節奏走。」
比方說，你可以電話轉語音信箱、關掉手機訊息通知、找一間無人的會議室工作，同事來找的時候，不妨先告訴對方「我正在某個番茄鐘裡」，或是另闢一個番茄鐘時段，集中處理 email、上網查資料、回電話。
尤其是針對外部干擾，書中提到，「根據經驗，絕少事情急到立刻得做。」因此，捍衛番茄鐘的有效策略是「告知、協調與回覆」策略，先告知對方你在忙，可以在何時處理他的請求，並且回覆給對方相關進度。
