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在家上班,工作效率怎麼顧?我遠距辦公 1 個月後,總結 5 點提醒

2020-07-10 01:06:23
Managertoday
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中國許多企業已在春節後全面實行在家工作,隨著疫情蔓延,全球包含台灣在內的許多企業,勢必都將面臨「Work from home」帶來的考驗。

因應新冠病毒(COVID-19,俗稱武漢肺炎)疫情,中國許多企業已在春節後全面實行在家工作,隨著疫情蔓延,全球包含台灣在內的許多企業,勢必都將面臨「Work from home」帶來的考驗。我因為公司規定,已經在家工作一個半月,希望從實務面上提取一些經驗,供台灣企業主、管理層、及一線工作者參考。

實施在家工作制度,最苦惱的必然是企業主,「員工打混怎麼辦」「沒有生產力怎麼辦」,勞資之間互不信任的情況,在這時可能更嚴重。誠心建議 企業主先開啟一扇正向的信任之門,將重心放在建設在家工作流程、完善軟體工具,避免展現猜疑和情緒 。而員工也須謹記,這一波在家工作的目的是為了防疫,應該自主避免出入群眾聚集場所。

延伸閱讀:遠距工作 4 大工具,在家上班也超有效率

接下來提供一些我觀察和實際體驗後的總結,希望能幫助台灣企業順利因應在家工作:

1. 軟體工具的準備:通訊協作、線上簽核、遠端打卡

遠距工作,首先需要準備的是一套實用的通訊協作軟體。這隨著企業規模和需求可能有所不同,從 Google Suite 到 Zoom、Slack,企業主可以先研究哪種軟體最符合自身需求,確保員工都有帳號,家中網路穩定順暢,並提供軟體使用的基礎培訓。

再來是實體流程如何線上化,如財務、法務,各部門可能都還有許多需要實體簽核的文件,這些事情能否順勢轉換成線上簽核,或者研擬針對此一非常時期的暫代流程。另外,為了避免仍有極少數人可能趁著在家工作之時偷跑出國玩,企業也可以導入手機打卡軟體,確認員工沒有安全風險,也保障之後回公司上班的整體同仁安全。

2. 每日回報工作進度和成果:老闆安心、員工有動力

從週報變日報、週會變日會,是在家工作制度的必然之一,聽起來繁瑣,但其實對勞資雙方都不見得是壞事, 老闆可藉此掌握員工產出情況,員工也藉此逼迫自己「真的得工作」 。否則從人性的角度,無人看管的工作環境確實很可能讓人不自覺就晃掉一整天。

透過日報確定每天必須有產出,或許還會發現效率事半功倍,因為你會盡可能的快速完成工作,多出來的時間就可以好好沖杯咖啡、煮煮飯、做些在家運動增強免疫力。

如果公司有開早會的習慣,在家工作時期仍能透過視訊開早會,並建議同仁在所有的視訊會議都打開鏡頭,並以合乎禮儀的服儀出現在鏡頭前,這樣大家至少會換件上衣,據傳有些中國公司甚至建議大家在家工作時,也把識別證戴上。

3. 統一部門工作時間,正常吃飯睡覺運動

有些老闆會「預設」員工在家工作就是效率低落、工時不飽和,因此「特別延長」訊息轟炸員工的時間,這對身心都是不健康的。

部門或公司應設定正常工時,例如早上 9 點到晚上 6 點或早上 10 點到晚上 7 點,在這些時間之外,除了需要即刻解決的緊急事件,盡量避免訊息不斷。老闆應該釋出善意鼓勵員工正常吃飯睡覺、伸展運動,員工也應避免熬夜追劇等行為,畢竟初衷是為了防疫,大家對自我生活紀律應有一定要求。 這個時候,老闆就盯結果,不盯工時,因為工時已經盯不了,不要糾結。

4. 更明確的工作分解和專案負責人制度

此時更需要明確團隊的 OKR 目標,以及協作部門的 OKR 目標是否一致,從企業、團隊到個人,每個人都需要有明確的績效目標,工作時才能有所本,也可運用OKR管理工具。特別是有時間節點需要掌握的專案項目,盡量確保每個項目、每個會議都有單一負責人,避免讓幾個人同時扛一件事,產生踢皮球效應。

延伸閱讀;什麼是 OKR?跟 KPI 差在哪?一次讀懂 Google、Linkedin 都在用的 OKR 目標管理法

5. 更有效的組織會議和記錄追蹤

每個會議建議設定一位主持人,負責安排議程、主持會議,保證會議在約定時間內結束,並做好會議記錄、凝聚對於後續待辦事項的共識,保持追蹤跟進,並定期向上和老闆回報結果。另外,建議所有的專案盡量文件化,一個項目的啟動或是預算規劃需要包含哪些必填項目,最好能做好看完文件就能了解整個專案,而無需人員再口頭報告。

同場加映:遠距工作時,跟老闆溝通的小訣竅

做為長時間與跨地區同事工作的人,有幾個溝通小技巧和大家分享。當你回覆老闆時,說「好的」,要比「好」「ok」給他的感受更好一些。當老闆在訊息裡交代任務,回覆「收到」、「noted」比回「好」「ok」來的感受好,收到任務時也可以盡快回報「何時之前可以準備好」,或自訂時間節點回報進度。

比被老闆問起,更多的主動回報,雙方的感受都會好很多,也加強遠距工作的信任感。以上是一些非常細微的小事,但對於一個工作者帶給上級和同事的感受會有顯著的影響。

總結完以上建議,其實也赫然發覺,撇去Work from home議題,如果企業平時就能將以上原則建設好,就能有效強化生產溝通效率。或者,真正施行在家工作後,有些企業會發現,同事生產效率竟然比平時還高。而也可能有些工作者則會發現,原來,沒有辦公室他能做的更好。無論如何,祝福大家都能在非常時期「反脆弱」的找到各自的生存之道。