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行事曆你都怎麼排?日本 LINE 前社長,摸索出兩個高效心法

2020-06-01 16:00:53
Managertoday
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在安排行事曆時,有些人習慣每項工作多抓一點時間,看似彈性,反而會拖延效率。

在安排行事曆時,有些人習慣每項工作多抓一點時間,然而,我認為 行事曆如果安排得太寬鬆,反而會導致注意力渙散 ,所以最好還是把工作排緊密一點。而只要每一項工作都提早做完,自然會產生寬鬆的空檔。

安排行事曆訣竅①:排滿預定計畫,不需要「多抓時間」

比方說,原本安排接受一小時的採訪,可以努力在三十分鐘內結束它,或是利用開會時間處理零碎事務,盡量讓每一件事都比預定期限提早結束。

當然,非預定的工作也要盡可能提早結束。舉例來說,如果是臨時接到電話,就長話短說,略過無謂的閒聊,早點進入具體正題。

又比方說,新年前後常有與公事無關,只是來打招呼或拜年的來訪者,這種情況我就會在三分鐘內結束會面。或許有人認為這樣的態度很差,但這些零碎時間累積起來,確實會產生很大的差異。

當預期之外的工作太多時,就可能超過工作負擔。這時,最重要的是分辨出哪些工作是可以不用做的。舉例來說,如果行事曆上排滿了討論工作的會議,但其實未必每場會議都要參加。如果臨時出現更重要的工作,我通常不會出席原本預定參加的社內會議,只要之後再請同事或部屬分享會議結果,一樣能做出應對。

此外,行事曆如果安排得太細,管理起來也很傷腦筋。大部分事務性工作,我都不會寫進行事曆中,而會盡量利用空檔時間一口氣解決。

簡單來說,就是不要在行事曆內寫下「從兩點二十分開始花十分鐘做某某事務」,這不是正確的時間管理方式。 如果手頭上有幾件十分鐘內能解決的事務,我的訣竅是利用其他工作空檔一一解決,不讓自己在上班時出現空白時段。

這麼做雖然也可能被眼前的工作牽著走,重要的是,在寫行事曆時,應該為任務性工作保留足夠的思考時間。如果沒有先留下一定程度的時間,這類工作就很容易延遲。

安排行事曆時,應該優先安排任務性工作,剩下的時間才用來處理事務性工作。

如果覺得自己空檔時間太少,就要注意別和平常喜歡找你閒聊的同事碰到面,或是可以一個人偷偷躲起來工作,這些都是避免浪費時間的重要小訣竅。

安排行事曆訣竅②:今日事,今日畢!讓球趕快離開你手上

我總是提醒自己「今日事,今日畢」,今天該做的工作盡可能在今天內完成。最大的原因在於,不讓自己成為組織推動工作時的絆腳石,不希望工作卡在我這裡。

身為經營者或主管,如果我手上有什麼東西擱置不動,那麼所有部屬的工作也會跟著停下來,時間被這樣浪費掉實在非常可惜。所以,我會盡可能讓部屬隨時手頭上都有工作在執行,持續運作,不讓球停在我手中太久。

這一點不只是當社長或主管的人需要注意,第一線執行者也要思考,怎麼做才不會讓自己成為阻礙事情進行的人。說不定上司或同事正等你手上的工作結束,這段時間就因為你而被浪費掉了。

只是,若要徹底做到這點,很可能就會無法準時下班。這時,就要學會把多出來的工作交到其他人手中,或是找主管討論對工作的取捨,方法可以有很多。

最快的方法就是 就算做得不夠好,也要盡快交給下一個人,讓工作趕快離開自己的手頭。

雖然不是所有工作都能這麼做,但是這個做法能讓整個計畫運作得比較快,這種情況很常見。要採用這個方法,必須先釐清公司要求自己產出的是什麼樣的成果、身邊的人做事的方式,以及自己和身邊同事的關係,這些都會決定是否能採用這些方法。

我從不認為「要把手頭的工作做到完美才能傳球給下一個人」。就算是將未完成的工作交出去,有時也能得到同事「那我來把剩下的部分完成」的正面回應。

要學會就算做得不夠好,也要盡快交給下一個人,讓工作趕快離開自己的手頭。

(本文整理、摘錄自《10分鐘完成每件工作:讓你優秀的不是努力,而是方法》,天下文化)