在安排行事曆時，有些人習慣每項工作多抓一點時間，然而，我認為 行事曆如果安排得太寬鬆，反而會導致注意力渙散 ，所以最好還是把工作排緊密一點。而只要每一項工作都提早做完，自然會產生寬鬆的空檔。

安排行事曆訣竅①：排滿預定計畫，不需要「多抓時間」

比方說，原本安排接受一小時的採訪，可以努力在三十分鐘內結束它，或是利用開會時間處理零碎事務，盡量讓每一件事都比預定期限提早結束。

當然，非預定的工作也要盡可能提早結束。舉例來說，如果是臨時接到電話，就長話短說，略過無謂的閒聊，早點進入具體正題。

又比方說，新年前後常有與公事無關，只是來打招呼或拜年的來訪者，這種情況我就會在三分鐘內結束會面。或許有人認為這樣的態度很差，但這些零碎時間累積起來，確實會產生很大的差異。

當預期之外的工作太多時，就可能超過工作負擔。這時，最重要的是分辨出哪些工作是可以不用做的。舉例來說，如果行事曆上排滿了討論工作的會議，但其實未必每場會議都要參加。如果臨時出現更重要的工作，我通常不會出席原本預定參加的社內會議，只要之後再請同事或部屬分享會議結果，一樣能做出應對。

此外，行事曆如果安排得太細，管理起來也很傷腦筋。大部分事務性工作，我都不會寫進行事曆中，而會盡量利用空檔時間一口氣解決。

簡單來說，就是不要在行事曆內寫下「從兩點二十分開始花十分鐘做某某事務」，這不是正確的時間管理方式。 如果手頭上有幾件十分鐘內能解決的事務，我的訣竅是利用其他工作空檔一一解決，不讓自己在上班時出現空白時段。

這麼做雖然也可能被眼前的工作牽著走，重要的是，在寫行事曆時，應該為任務性工作保留足夠的思考時間。如果沒有先留下一定程度的時間，這類工作就很容易延遲。

安排行事曆時，應該優先安排任務性工作，剩下的時間才用來處理事務性工作。

如果覺得自己空檔時間太少，就要注意別和平常喜歡找你閒聊的同事碰到面，或是可以一個人偷偷躲起來工作，這些都是避免浪費時間的重要小訣竅。

安排行事曆訣竅②：今日事，今日畢！讓球趕快離開你手上

我總是提醒自己「今日事，今日畢」，今天該做的工作盡可能在今天內完成。最大的原因在於，不讓自己成為組織推動工作時的絆腳石，不希望工作卡在我這裡。

身為經營者或主管，如果我手上有什麼東西擱置不動，那麼所有部屬的工作也會跟著停下來，時間被這樣浪費掉實在非常可惜。所以，我會盡可能讓部屬隨時手頭上都有工作在執行，持續運作，不讓球停在我手中太久。

這一點不只是當社長或主管的人需要注意，第一線執行者也要思考，怎麼做才不會讓自己成為阻礙事情進行的人。說不定上司或同事正等你手上的工作結束，這段時間就因為你而被浪費掉了。

只是，若要徹底做到這點，很可能就會無法準時下班。這時，就要學會把多出來的工作交到其他人手中，或是找主管討論對工作的取捨，方法可以有很多。

最快的方法就是 就算做得不夠好，也要盡快交給下一個人，讓工作趕快離開自己的手頭。

雖然不是所有工作都能這麼做，但是這個做法能讓整個計畫運作得比較快，這種情況很常見。要採用這個方法，必須先釐清公司要求自己產出的是什麼樣的成果、身邊的人做事的方式，以及自己和身邊同事的關係，這些都會決定是否能採用這些方法。

我從不認為「要把手頭的工作做到完美才能傳球給下一個人」。就算是將未完成的工作交出去，有時也能得到同事「那我來把剩下的部分完成」的正面回應。

要學會就算做得不夠好，也要盡快交給下一個人，讓工作趕快離開自己的手頭。

（本文整理、摘錄自《10分鐘完成每件工作：讓你優秀的不是努力，而是方法》，天下文化）