4 個小技巧活用 Gmail、 Google 文件中直接編輯行事曆功能

你可能已經知道，在 Gmail、 Google 雲端硬碟、 Google 文件等工具的右方有一個「側邊欄」，其中包含了一個在側邊欄展開 Google 日曆的功能。這個功能在 2018 年推出，目前應該所有使用者都擁有該功能（有哪些應用？歡迎參考：「Gmail 與 Google 文件側邊的「日曆、筆記、任務」如何利用？」）

（推薦閱讀：30 個 Google 日曆小技巧！會前通知、與人共用，和你沒想過的好用功能）

但是，這個功能也一直有個缺點，那就是雖然可以在側邊欄查看 Google 日曆、新增行程，但是無法「直接在側邊欄編輯」已經排定的 Google 日曆行程，要調整會議時間、增補行程資料時，要另外跳出打開 Google 日曆畫面，才能操作。

不過最近， Google 終於更新了這個小缺點，現在在 Google 文件、 Gmail 側邊欄打開 Google 日曆，可以直接在側邊欄編輯行程、調整時間了！

當然這是一個方便的小功能，而且如果可以好好利用，確實會節省我們許多工作上的時間喔！這篇文章，我就從實際會遇到的工作情境，來分享如何善用這個小功能的 4 個技巧。

1.收到郵件要變動會議時間，可以快速調整行程：

一個常常遇到的工作情境是，收到一封郵件，想要調整某一次會議、課程、活動的時間，有了新功能，就可以在 Gmail 中快速調整原本已經安排好的 Google 日曆行程時間。

收到郵件，看到會議時間有更動，或者詢問重新安排，立刻打開右方的 Google 日曆，點開該次會議行程項目。

在新版本中，點開某個行程項目，可以看到［直接編輯活動］的按鈕，不再像之前一樣需要另外打開 Google 日曆。

在側邊欄直接進入活動編輯，要調整時間時，會有一個［安排時間］的按鈕。

打開［安排時間］的按鈕，可以直接在 Gmail 右方側邊欄進行快速時間調整：

可以快速切換日期（利用左、右方向按鈕）。

點擊某一天的某個時間區段，就能把新的時間安排到這個區間。
可以拉動調整需要預留的時間長度。

雖然不像正式的 Google 日曆網頁那樣方便，但直接在 Gmail 中完成調整，就能當下把這封郵件需求在一個畫面處理完成。

2.快速把郵件補充的行程資訊，添補到行程上：

另外一個功能，是把 Gmail 郵件內的資料訊息，快速剪貼到右方 Google 日曆側邊欄的行程中。

為了某一個會議、某一個課程、某一個活動、某一個任務進度，會有來來回回的郵件往來，交代那個行程的細節，或是補充該行程的新內容。例如：

新的聯繫人的手機。
修改後的入口位置。
需要確認攜帶的物品。

這時候，在 Gmail 收到這封郵件，確認完畢後，可以直接打開右方的 Google 日曆側邊欄，打開對應的那個行程，直接把郵件中的重點，「剪貼」到行程資訊中，這樣到時候確認 Google 日曆就可以。

統整資料，讓會議行程有一個統一的確認中心，是可以提升效率、避免出錯的：「Google 日曆也是統整會議郵件、專案文件、旅行資料好工具」。

而 Gmail 右方的 Google 日曆側邊欄，現在可以「直接重新編輯行程」，就讓上述動作可以在同一個畫面中快速剪貼完成了！

3.把目前正在處理的報告、簡報，附加到相關會議中：

這個新功能，在 Google 雲端硬碟、文件處理上，更值得好好利用。

許多的會議、課程，需要製作一份報告、簡報、報表，這時候在處理 Google 文件時，也可以隨時打開 Google 日曆側邊欄，並且把這份文件「立刻加入」相對應的 Google 日曆行程中。

例如下圖中，我正在製作「 Evernote 子彈筆記課程」的課程簡報，現在我可以立刻打開右方 Google 日曆的側邊欄，找到該課程的行程並開啟編輯，這時候會看到一個［附加 XXX 目前檔案］到行程中的按鈕。

點擊這個按鈕，當下在 Google 雲端硬碟開啟的這份檔案，就會附加到對應的行程中，以後可以在 Google 日曆快速查看與開啟。

4.工作中更快速安排時間、安排任務：

這樣一來，當我平常工作時以 Google 雲端硬碟上的文件檔案處理， Gmail 上的郵件處理為主，就可以隨時打開側邊欄的 Google 日曆，進行：

確認下一個會議、行程、任務。
隨時補充想到的新行程。
隨時把郵件、文件資料，附加到原本的行程中。

這是一個小功能的更新，只是讓 Gmail、 Google 文件的畫面中，可以直接打開 Google 日曆的特定行程進行編輯修改、時間安排。

但是如果好好利用，其實在處理郵件的會議安排、行程資訊補充，或是處理各種會議需要的報告、簡報時，都可以加快我們的工作流程。

跟大家分享我的利用方式，提供大家參考。

（本文授權轉載自電腦玩物）