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30 個 Google 日曆小技巧!會前通知、與人共用,和你沒想過的好用功能

2020-08-05 13:27:27
Managertoday
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你知道除了最基本的紀錄開會時間、紀錄待辦事項的基本操作,Google 日曆還有許多關於小技巧,可以讓生活更省時、也能讓工作更有效率嗎?

現在很多人用 Google 日曆來規畫時間安排,但你知道除了最基本的紀錄開會時間、紀錄待辦事項的基本操作,Google 日曆還有許多關於小技巧,可以讓生活更省時、也能讓工作更有效率嗎?(本文以網頁版為例)

延伸閱讀:Gmail 空間又滿了?秒學 4 招「祕密指令」,一次清出大量空間

關於介面設置

Google 日曆
  1. 將「工作」、「家庭活動」、「個人行程」分開
    點擊網站左下方「其他日曆」的「+」,點擊「建立新日曆」。

  2. 檢視他人日曆
    點選頁面左下方「其他日曆」旁的「+」號 → 點「加入日曆網址」→ 輸入欲檢視人的日曆網址 → 回到日曆頁面,點選顯示欲檢視人日曆,就可以與自己的行程並列檢視。

  3. 只使用平日的 Google 日曆
    點擊網站右上角的齒輪圖示旁邊下拉選單 → 取消「顯示週末」。

  4. 讓整個畫面只顯示行事曆
    按一下網站左上方三橫線圖示,以及網站右下角「>」圖示。

點選右上方齒輪圖示

  1. 使用月曆模式,清楚看到每天前 5 個活動
    選「密度和顏色」→ 將「資訊密度」更改為「密集」。

  2. 復原被刪除的活動
    選「垃圾桶」→ 選取要復原的事件。一個月內被刪除的活動才可以被復原。

點選齒輪圖示中「設定」

  1. 在行事曆上顯示另一個時區的時間
    下拉至「時區」→ 勾選「顯示次要時區」並設定次要時區;更可點選「主要時區」和「次要時區」旁邊的「標籤」,輸入習慣的時區代稱,讓一切更一目瞭然。

  2. 在日曆上顯示世界時間
    下拉至「世界時鐘」→ 勾選「顯示世界時鐘」並設定自己想要顯示的時區 → 回到 Google 日曆,可看見設定好的世界時間顯示在頁面左邊。

  3. 將 Google 日曆中的活動預設一小時,更改成自己習慣的時間單位
    下拉至「活動設定」→ 點選「預設持續時間」選單。

  4. 習慣一周開始是星期一的人
    下拉至「畫面顯示設定」→ 下拉「一周的第一天」→ 選單設定「星期一」。

  5. 大多數的人習慣看日、周、月和年檢視,但其實可以自訂檢視模式
    以兩周為例。下拉至「畫面顯示設定」→ 點選「設定自訂檢視」選單 → 點選「2 週」;回到 Google 日曆 → 點選右上角齒輪圖示旁邊下拉選單 → 選擇「2 週」。

  6. 讓已經完成或是過去的行程變淡
    下拉至「畫面顯示設定」→ 勾選「降低過去活動的亮度」。

  7. 以 email 提醒全部事件
    下拉至「我的日曆的設定」選取特定日曆 → 下拉至「活動通知」 → 將通知設定成「傳送電子郵件」並設定時間。

  8. 每天早上收到一封 emial 提醒每日行程
    下拉至「我的日曆的設定」選取特定日曆 → 下拉至「其他通知」 → 將「每日待辦事項」通知設定成「電子郵件」。

不能不知道的快捷鍵

  1. 快速在日、周、月、年檢視中切換
    日檢視按 1 或 d;周檢視按 2 或 w;月檢視按 3 或 m; 自訂檢視模式按 4 或 x;待辦事項檢視按 5 或 a;年檢視按 6 或 y。

  2. 在日、周、月檢視中,在任何活動上以單隻手指點一下,會彈出該活動的詳細資訊;以單隻手指點兩下可以快速編輯活動;以雙手指點擊活動,可以快速刪除或是更改活動顏色

  3. 點擊鍵盤的「/」鍵,可以快速搜尋活動;按下搜尋欄右邊的向下箭頭,可以「特定日曆、日期、地點、參與者」搜尋活動,也可以排除某些關鍵字

  4. 按 c 可以快速創立新活動

  5. 同時按 Shift+c,可以不進入新活動的創立頁面,直接在日曆上進行創立新活動

  6. 使用 Ctrl+S(Mac 使用 Command+S)快速儲存新活動

  7. 按 g 可前往特定日期。

  8. 按 Esc 可從活動詳細資料頁面返回日曆方格

  9. 按 t 可隨時回到目前的日期

  10. 按 z 鍵可以復原 10 秒內的動作

在創立新活動頁面可以做的事

  1. 設定定期重複出現的活動
    點選「全天」右側下拉選單 → 選取希望該事件重複的頻率。

  2. 點選迴紋針的圖示,可以插入 pdf 檔、圖片或是文件

  3. 在創建新活動時瀏覽其他人的議程
    在「活動詳細資料」右邊,新增邀請對象欄位中輸入欲邀請人。即可在「活動詳細事資料」事項右邊「安排時間」頁面,看到朋友的時間規畫。

  4. 以 email 提醒特定事件
    將鈴鐺圖示旁的通知設定成「傳送電子郵件」→ 設定傳送的日期和時間。

在日、周、月檢視時點選事件可以做的事

  1. 發 email 給事件邀請對象
    點選活動 → 右上方會出現信封圖示 → 點選信封圖示 → 即可發送 email。

  2. 在有突發狀況發起人無法參加活動時,更改活動擁有者
    點選活動 → 右上方出現 3 個點圖示 → 點選 3 個點圖示 → 選取「變更擁有者」,輸入要接管事件人的信箱。

資料來源 / Fast Company、Google