Google 日曆教學｜共用分享、會前提醒通知、顏色區分等超過 30 個好用功能！

現在很多人用 Google 日曆規畫時間安排，除了紀錄開會時間、紀錄待辦事項等基本操作，本文整理出超過 30 個 Google 日曆的使用小技巧，可以讓生活更省時、也能讓工作更有效率！（本文以網頁版的 Google 日曆為例）

關於介面設置

1. 將「工作」、「家庭活動」、「個人行程」分開
   點擊網站左下方「其他日曆」的「＋」，點擊「建立新日曆」。

2. 檢視他人的 Google 日曆
   點選頁面左下方「其他日曆」旁的「+」號 → 點「加入日曆網址」→ 輸入欲檢視人的日曆網址 → 回到日曆頁面，點選顯示欲檢視人日曆，就可以與自己的行程並列檢視。也可點選「訂閱日曆」，輸入對方的 Email，就可以檢視他人的日曆。

3. 只使用平日的 Google 日曆
   點擊 Google 日曆網站右上角的齒輪圖示旁邊下拉選單 → 取消「顯示週末」。

4. 讓整個畫面只顯示行事曆
   按一下 Google 日曆網站左上方三橫線圖示，以及網站右下角「>」圖示。

點選右上方齒輪圖示

1. 使用月曆模式，清楚看到每天前 5 個活動
   選「密度和顏色」→ 將「資訊密度」更改為「密集」。

2. 復原被刪除的活動
   選「垃圾桶」→ 選取要復原的事件。一個月內被刪除的活動才可以被復原。

點選 Google 日曆齒輪圖示中「設定」

1. 在行事曆上顯示另一個時區的時間
   下拉至「時區」→ 勾選「顯示次要時區」並設定次要時區；更可點選「主要時區」和「次要時區」旁邊的「標籤」，輸入習慣的時區代稱，讓一切更一目瞭然。

2. 在日曆上顯示世界時間
   下拉至「世界時鐘」→ 勾選「顯示世界時鐘」並設定自己想要顯示的時區 → 回到 Google 日曆，可看見設定好的世界時間顯示在頁面左邊。

3. 將 Google 日曆中的活動預設一小時，更改成自己習慣的時間單位
   下拉至「活動設定」→ 點選「預設持續時間」選單。

4. 習慣一周開始是星期一的人
   下拉至「畫面顯示設定」→ 下拉「一周的第一天」→ 選單設定「星期一」。

5. 大多數的人習慣看日、周、月和年檢視，但其實可以自訂檢視模式
   以兩周為例。下拉至「畫面顯示設定」→ 點選「設定自訂檢視」選單 → 點選「2 週」；回到 Google 日曆 → 點選右上角齒輪圖示旁邊下拉選單 → 選擇「2 週」。

6. 讓已經完成或是過去的行程變淡
   下拉至「畫面顯示設定」→ 勾選「降低過去活動的亮度」。

7. 以 email 提醒全部事件
   下拉至「我的日曆的設定」選取特定日曆 → 下拉至「活動通知」 → 將通知設定成「傳送電子郵件」並設定時間。

8. 每天早上收到一封 email 提醒每日行程
   下拉至「我的日曆的設定」選取特定日曆 → 下拉至「其他通知」 → 將「每日待辦事項」通知設定成「電子郵件」。

不能不知道的 Google 日曆功能快捷鍵

1. 快速在日、周、月、年檢視中切換
   日檢視按 1 或 d；周檢視按 2 或 w；月檢視按 3 或 m； 自訂檢視模式按 4 或 x；待辦事項檢視按 5 或 a；年檢視按 6 或 y。

2. 在日、周、月檢視中，在任何活動上以單隻手指點一下，會彈出該活動的詳細資訊；以單隻手指點兩下可以快速編輯活動；以雙手指點擊活動，可以快速刪除或是更改活動顏色

3. 點擊鍵盤的「/」鍵，可以快速搜尋活動；按下搜尋欄右邊的向下箭頭，可以「特定日曆、日期、地點、參與者」搜尋活動，也可以排除某些關鍵字

4. 按 c 可以快速創立新活動

5. 同時按 Shift+c，可以不進入新活動的創立頁面，直接在日曆上進行創立新活動

6. 使用 Ctrl+S（Mac 使用 Command+S）快速儲存新活動

7. 按 g 可前往特定日期。

8. 按 Esc 可從活動詳細資料頁面返回日曆方格

9. 按 t 可隨時回到目前的日期

10. 按 z 鍵可以復原 10 秒內的動作

Google 日曆創立新活動頁面功能介紹

1. 設定定期重複出現的活動
   點選「全天」右側下拉選單 → 選取希望該事件重複的頻率。

2. 點選迴紋針的圖示，可以插入 pdf 檔、圖片或是文件
   若活動中有需要使用 Google Meet 會議連結，可在建立活動時按下「新增 Google Meet 會議連結」，Google 便會為你創建一個會議當天可使用的會議連結了。

3. 在創建新活動時瀏覽其他人的議程
   在「活動詳細資料」右邊，新增邀請對象欄位中輸入欲邀請人。即可在「活動詳細資料」事項右邊「安排時間」頁面，看到朋友的時間規畫。

4. 以 email 提醒特定事件
   將鈴鐺圖示旁的通知設定成「傳送電子郵件」→ 設定傳送的日期和時間。

Google 日曆的多人共用與公開共用功能介紹

1. 多人共用日曆
   在左側「我的日曆」的部分，針對想要共用的日曆，點下「設定與共用」→ 在「與特定使用者共用日曆」中輸入「新增邀請對象」→ 針對要共用的對象設定權限，包含回覆邀請、建立及編輯活動、與其他人共用你的日曆、接收日曆變更的通知電子郵件、刪除日曆等 → 按下送出後即可與他人共享日曆。

收件者必須點選電子郵件內的連結，才能把共用日曆加入自己的日曆清單。

若要停止共用時，找出要移除的使用者並按一下旁邊的「移除」圖示即可刪除對方的共用權限。

Google 日曆在日、周、月檢視時點選事件的功能介紹

1. 發 email 給事件邀請對象
   點選活動 → 右上方會出現信封圖示 → 點選信封圖示 → 即可發送 email。

2. 在有突發狀況發起人無法參加活動時，更改活動擁有者
   點選活動 → 右上方出現 3 個點圖示 → 點選 3 個點圖示 → 選取「變更擁有者」，輸入要接管事件人的信箱。

資料來源 / Fast Company、Google